Medientraining: Struktur und Botschaften einer Präsentation

(openPR) Ein Präsentator will sein Publikum zu Taten (meist zu Entscheidungen) veranlassen, von seiner Meinung überzeugen und die Teilnehmer zu neuen Einsichten führen, aus denen dann wiederum die beabsichtigen Entscheidungen resultieren – kurz: Sie wollen das Publikum für die Unterstützung Ihrer Ziele gewinnen. Diese grundsätzliche Intention ist dabei immer mit einer sehr klaren Definition Ihrer spezifischen Zielsetzungen verbunden. Die Vorbereitung einer Präsentation beginnt daher immer mit einer präzisen Zielbestimmung.

Diese umfasst zwei Ebenen: die persönlichen und die sachbezogenen Zielsetzungen. Weil jeder Präsentator sich immer auch selbst präsentiert, geht es jeder Person, die vor einem Publikum auftritt – noch ganz unabhängig von den eigentlichen Inhalten – immer auch darum, als souveräner und kompetenter Experte wahrgenommen zu werden. Eine Präsentation beinhaltet also grundsätzlich auch einen Selbstmarketing-Aspekt.

Das Präsentationsgeschehen ist dabei zugleich Bühne und Plattform für das Selbstmarketing. Nicht selten hängt der persönliche Erfolg und das eigene Vorwärtskommen mit der gelungenen Durchführung einer überzeugenden Präsentation zusammen. Hier steht der Präsentator für sich, für seine Idee und verkörpert zudem sein Unternehmen. Erfolg oder Misserfolg sind demnach eng mit der Zukunft der eigenen Person verbunden. Diese persönliche Ebene ist eher grundsätzlicher Art und gilt für alle Präsentationen, sie gewinnt mit der Wichtigkeit einer Präsentation weiter an Relevanz. Eine Präsentation ist demnach immer auch damit verbunden, der eigenen Erwartungshaltung zu entsprechen. Dadurch entsteht ein gewisser Erfolgsdruck, der zugleich eine positive Seite birgt: Denn der Präsentierende bezieht hieraus eine große Motivation, die Präsentation erfolgreich zu meistern.

Hinsichtlich der sachbezogenen Zielsetzungen ist zunächst klar, dass es darum geht, Informationen zu vermitteln, dabei den Nutzen einer Idee für die Teilnehmer überzeugend zu vermitteln, um somit die Meinung des Kollektivs (oder wenigstens der überwiegenden Mehrheit) günstig zu beeinflussen. – Für eine konkrete Zieldefinition reichen diese Aspekte allein jedoch nicht aus, sind sie doch allen Teilnehmern ohnehin schon bekannt. Eine erfolgreiche Präsentation verlangt nach präzisen Zielen, die maßgeblich sind für die spätere Architektur des Auftritts. Grundsätzlich gehen mit einer Präsentation zunächst reine Informationsziele einher. Vergegenwärtigen Sie sich, welche Fakten und sachbezogenen Informationen es zu vermitteln und welche Tatbestände es zu analysieren gilt. Denken Sie hierbei daran, nur tatsächlich relevante Aspekte heranzuziehen. Die Informationsziele sind die Basis für Ihre Überzeugungsziele, mit denen Sie nicht nur das Wissen des Publikums erweitern, sondern insbesondere den Weg für eine neue Sichtweise frei machen wollen, damit Sie die gewünschten Taten oder Entscheidungen herbeiführen können.

Gerade hinsichtlich der Überzeugungsziele ist Realismus (jedoch auch keine falsche Bescheidenheit) gefragt. Pläne, die über das Ziel hinaus schießen und weitab des real Erreichbaren liegen, sind wenig hilfreich. Sinnvoll ist daher, eine Unterteilung in Minimal- und Maximalziele vorzunehmen, womit einhergeht, dass Sie neben einem Hauptziel auch noch auf Alternativziele ausweichen können. Wenn Sie sich lediglich ein einziges Ziel setzen, dieses schließlich jedoch nicht erreichen können, wird die Präsentation zum Misserfolg. Mithilfe von Alternativ- und Ausweichzielen lässt sich zumeist wenigstens noch ein Teilerfolg verbuchen.

Definieren Sie Ihr Hauptziel so konkret wie nur möglich, erhalten Sie sich jedoch Spielräume, indem Sie auch zusätzliche Alternativziele herausarbeiten. In sehr günstigen Fällen können Sie Ihren Erfolg hierdurch noch vergrößern, wenn Sie neben dem Hauptziel auch noch Nebenziele durchsetzen. Bleiben Sie jedoch realistisch und greifen Sie nicht nach den Sternen. Das Erreichen eines Teilerfolges ist mehr wert als eine komplette Niederlage!

Alle Ihre Ziele müssen transparent und klar erkennbar sein und vom Publikum verstanden werden. Sobald sich Ihr Publikum fragt, was Sie überhaupt erreichen wollen, geht die Aufmerksamkeit verloren und Sie geraten in eine schwierige Position, die es unter Umständen vereitelt, dass Sie Ihr Publikum noch überzeugen können.

Zeigen Sie deutlich, was genau Sie mit Ihrer Präsentation erreichen wollen. Orientieren Sie sich dabei vor allem an Ihrem Hauptziel. Ein Ziel, für das sich keine überzeugenden Argumente finden lassen, ist wertlos. Überlegen Sie sich sehr konkret, was genau Sie verändern wollen und welche Folgewirkungen dies mit sich bringt. Bedenken Sie, welche Entscheidungen Sie herbeiführen wollen. Denken Sie dabei auch daran, zu welchem Zeitpunkt Änderungen notwendig werden. (Werden bspw. Entscheidungen mit Sofortwirkung notwendig?)

Das Thema Ihrer Präsentation ergibt sich aus den Zielsetzungen, insbesondere den Überzeugungszielen. Bei der Sammlung relevanter Inhalte ist zu beachten, dass eine gute Abstimmung hinsichtlich der Aufnahmekapazität der Zuhörer erfolgt. Dies betrifft sowohl die Quantität sowie auch das qualitative Niveau der gesammelten Inhalte. Prägnanz und Verständlichkeit Ihrer Botschaften haben hierbei wiederum oberste Priorität. Alle Inhalte, die Ihre Zielgruppe über- oder auch unterfordern, stehen einer erfolgreichen Präsentation im Wege. Zudem gelten alle Inhalte als redundant, die keinen klaren Bezug zum Erreichen Ihrer Präsentationsziele aufweisen. Informationen, die nichts zur Sache tun, sind reiner Ballast, sie kosten wertvolle Zeit und entziehen Ihnen die Aufmerksamkeit der Teilnehmer.

Achten Sie immer genauestens darauf, welche Zielgruppe Sie ansprechen und wie die Zusammensetzung des Publikums ausfällt. Wie umfassend ist bspw. der Kenntnisstand der Teilnehmer? Vergegenwärtigen Sie sich unbedingt auch den eigenen Kenntnisstand vom Thema. Welche Aspekte sind Ihnen besonders vertraut, bei welchen Punkten besteht ggf. ein Manko? Haben Sie noch die Möglichkeit, eigene Kenntnislücken zu schließen? Mit welchen Botschaften und Informationen können Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer bündeln und Handlungsimpulse auslösen?

Einem Präsentator kann es nur dann gelingen, Glaubwürdigkeit und Kompetenz zu vermitteln, wenn er sich zu 100 Prozent mit seinem Thema und den entsprechenden Botschaften identifizieren kann. Sie erleichtern sich die Arbeit und erhalten Ansätze zur Strukturierung Ihrer Präsentation, indem Sie eine Unterteilung nach Haupt-, Neben- und Hintergrundthemen (und den dazugehörigen Informationen) vornehmen. Ihre Kernbotschaften sind dabei immer auf das Hauptthema ausgerichtet. Wer überzeugen will, muss seine Kernbotschaft zunächst selbst kennen. Überlegen Sie sich einen Satz, der die wesentlichen Punkte Ihrer Absichten prägnant zusammenfasst. Wie sähe bspw. die Schlagzeile einer Zeitung aus, die über Ihre Präsentation berichtet?

Hinsichtlich der Aufnahmefähigkeit des Publikums und mit Bezug auf die zur Verfügung stehende Präsentationszeit, gilt es bereits während der Vorbereitung, Schwerpunkte zu bestimmen und klare Prioritäten zu setzen. Eine sorgfältige Sammlung themenbezogener Ideen und die Zusammenstellung sachdienlicher Informationen sowie die Auswahl und Gewichtung von Inhalten bilden die Grundlage für den späteren Präsentationserfolg. – Grundsätzlich gilt als relevant, was den Erwartungen des Publikums entspricht, zu Ihren Zielen und generell zum Thema passt. Der Schwerpunkt Ihrer Präsentation ergibt sich dabei aus Ihrer Kernbotschaft. Diese wiederum bildet die Quintessenz der relevanten Einzelaspekte und bringt Ihre Absichten auf den Punkt. Wichtig ist, dass Ihre Kernbotschaft (über einen möglichst langen Zeitraum) in den Köpfen Ihrer Zuhörer haften bleibt. Daher kommt es hier auf eine sehr konkrete, einprägsame, anschauliche und zielgruppenorientierte Formulierung an.

Es soll sichergestellt werden, dass kein betroffener Bereich im Zusammenhang mit Ihrer Präsentation vernachlässigt wird. Alle relevanten Überlegungen sollen mit der Konzeption Ihrer Präsentation abgedeckt werden, und keine wichtigen Fragen sollten unberücksichtigt bleiben. Wenn Sie sich das gesamte Spektrum der Fragestellungen und Auswirkungen im Rahmen einer Präsentation systematisch vergegenwärtigen, können Sie nützliche Schwerpunkte bestimmen und entsprechende Prioritäten setzen.

Ein Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler. – Diese lapidare Feststellung und alte Weisheit umfasst bereits einen ganz wesentlichen Aspekt einer jeden Präsentation. Bei sämtlichen Vorüberlegungen im Vorfeld einer Präsentation steht Ihr Publikum im Zentrum aller Bemühungen. Eine Präsentation, die die Bedürfnisse und Interessen der Zuhörer außer Acht lässt oder auch nur unzureichend berücksichtigt, wird nur selten von Erfolg gekrönt sein. – Gerade wenn es sich um ein homogenes Publikum handelt, können Sie Ihre Präsentation sehr zielgerichtet auf die Zuhörer ausrichten und die Teilnehmer sehr direkt ansprechen. Nur so erhalten Sie die dringend benötigte Aufmerksamkeit des Publikums. Zudem lässt sich mit einer klaren Kenntnis der Zielgruppe eine Verbindung zwischen dem Präsentator und seinen Zuhörern schaffen. Ein Präsentator, dem dies nicht gelingt, wirkt häufig wie ein Fremdkörper und ist somit nur wenig überzeugend.

Eine eingehende Teilnehmeranalyse ist unabdingbar für eine systematische Auswahl und Eingrenzung der Themen sowie für eine systematische Aufbereitung der Präsentationsinhalte und -zielsetzungen. Damit Sie Ihre Informationen und Botschaften tatsächlich zielgruppenorientiert selektieren und schließlich präsentieren können, benötigen Sie eine möglichst umfassende Kenntnis von Ihren Zuhörern.

Nur wenn Sie genau wissen, zu wem Sie sprechen werden, können Sie Ihre Präsentation systematisch und überzeugend konzipieren. Bedenken Sie dabei auch, dass jedes Publikum – in Abhängigkeit von der Struktur der Zusammensetzung – seine eigene bevorzugte Sprache hat. Finanzexperten verwenden bspw. einen anderen Jargon als technische Mitarbeiter; unternehmensinterne Zuhörer haben ein anderes Vokabular als externe Teilnehmer; junge Menschen ein anderes als ein älteres Publikum usw. – Für eine überzeugende Präsentation ist zudem eine positive Einstellung auf das Publikum sehr bedeutend. Sie können die einzelnen Individuen nur dann überzeugen, wenn Sie Gemeinsamkeiten kennen und die Hauptinteressen hinreichend berücksichtigen.


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