(openPR) Welche Planungs- und Organisationstools braucht man für ein perfektes Eventmanagement? Die Antwort auf diese Frage hängt sicherlich von der Art und Größe der zu planenden Veranstaltung ab. Fakt ist: Ohne professionelle Arbeitshilfen ist die Vielfalt der Eventmanagement-Aufgaben kaum zu bewältigen.
Monika Monzel, Leitung AdCoach Marketing Academy (adcoach.de) hat die TOP 5 der unverzichtbaren Eventmanagement-Tools zusammengestellt:
1. Das Event-Profil: Die wichtigsten Eckdaten auf einen Blick. Mit dieser Unterlage beginnt jedes Eventprojekt. Das Dokument ähnelt einem Auftragsblatt, in dem alle planungsrelevanten Vorgaben zusammengetragen werden, z.B. Veranstaltungsart, Eventthema und Eventziele, Titel / Motto der Veranstaltung, geplante Besucherzahl, Besucherstruktur, Besucherbeschreibung (z.B. Interessen und besondere Anforderungen, z.B. Sicherheitsbedürfnisse), Ort und Location, der Veranstaltungstermin sowie wichtige Ecktermine für die Eventorganisation.
2. Das Eventkonzept: Die ideale Konzeptionshilfe integriert sämtliche Eventbausteine – Location, Haupt-Programm, Rahmenprogramm, Gästemanagement, Dekoration / Technik / Inszenierung, Catering, Besucherinformationen und Give-aways, Logistik etc. Die Basis bildet eine kreative Leitidee, formuliert als zentrale Botschaft der Veranstaltung, die sich wie ein roter Faden konsequent durch alle Veranstaltungsbausteine zieht.
3. Der Event-Projektplan: Es handelt sich dabei um eine strukturierte To-Do-Liste, die sämtliche zu erledigenden Aufgaben im Vorfeld der Veranstaltung, am Veranstaltungstag sowie nach der Veranstaltung in der Übersicht zeigt – und somit die Frage beantwortet: Wer macht was (bis) wann? Ohne einen professionellen Projektplan ist ein reibungsloser Veranstaltungsablauf kaum sichergestellt. Ein Event-Projektplan senkt den Stresspegel aller Beteiligten signifikant.
4. Das Eventbudget: Es enthält alle relevanten Kostenpositionen und hilft bei der regelmäßigen Soll-/Ist-Kostenkontrolle. Drohende Budgetüberschreitungen können frühzeitig erkannt, Kosteneinsparungsmöglichkeiten rechtzeitig geprüft und berücksichtigt werden.
5. Der Erfolgsplan: Hier werden die o.g. Eventziele konkretisiert und in messbare Erfolgskennzahlen umgewandelt. Ferner werden die Methoden und Zeitpunkte der Erfolgsmessungen definiert. Veranstaltungen von Firmen und öffentlichen Institutionen sind heute mehr denn je einer kritischen Kosten-Nutzen-Betrachtung unterzogen. Klare, messbare Ziele helfen dem Eventverantwortlichen, das Eventkonzept im Hinblick auf den Return on Investment hin zu optimieren. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Eventerfolge messbar (und damit ihren Nutzen für den Veranstalter transparenter) zu machen, die bereits bei der Eventplanung abzuwägen und entsprechende Vorkehrungen zu treffen sind.
Weitere Eventmanagement-Tools:
Neben den hier vorgestellten Tools gibt es noch viele weitere Arbeitshilfen, Checklisten, Vorlagen und Tools für das Eventmanagement und Eventmarketing, z.B. den Einladungs-Check, den Rechts- und Sicherheits-Check oder den Plan B für das (hoffentlich nicht notwendige) Pannenmanagement. Diese werden in den Eventmanagement Seminaren der AdCoach Academy (http://www.adcoach.de) intensiv behandelt und trainiert.
Veranstaltungstipps | Jetzt anmelden:
30.10.2012 (Kompaktseminar Eventmanagement), Ort: Frankfurt am Main
28./29.11.2012 (Intensivseminar Eventmanagement), Ort: Köln
Zum Teilnehmerkreis gehören Eventverantwortliche aus Unternehmen, Agenturen und öffentlichen Institutionen, die Veranstaltungen wie Präsentationen, Vorträge, Ausstellungen, Exkursionen, Feste, Feiern etc. strukturiert planen und mit möglichst viel Zeitgeist (Trendfaktor, innovativen Ideen) ausstatten möchten.
Seminarinformationen unter: http://www.adcoach.de/Academy/Seminar_Eventmanagement.html
Weitere Informationen:
AdCoach Academy, Tel.: +49 (0) 221 92042410 oder +49 (0) 22 34 - 69 55 72 (Zentrale), E-Mail:
, Web: www.adcoach.deDas komplette AdCoach Academy Weiterbildungsprogramm mit aktuellen Marketing Seminaren in München, Frankfurt, Düsseldorf, Köln, Stuttgart, Berlin, Hannover etc. ist unter http://www.adcoach.de verfügbar.
