(openPR) Auf der diesjährigen DMS-Expo in Stuttgart (23.-25.10.2012) erstmals zu sehen ist ExsoForm® - eine Unternehmens-Software mit etwas anderem Ansatz als klassische Content-Management-Systeme. Zielgruppe sind mittelständische Unternehmen.
Ursprünglich ging es dem Hersteller EXSO. business solutions darum, eine einheitliche Lösung für die verschiedenen papiergebundenen oder auf Office-Konstruktionen beruhenden Datenerfassungs- und Verarbeitungslösungen in Unternehmen anzubieten: die Projektleiter des Softwarehauses sahen sich häufig der Anforderung gegenüber, beim Kunden selbst entwickelte Excel-Anwendungen, Word-Formulare oder auch Papierformulare in ERP-Systeme zu integrieren. Das führte immer wieder zu gleichartigen Fragestellungen bei Berechtigungs- und Workflow-Konzepten, die man in ExsoForm mit einem gesamtheitlichen Ansatz löste.
Ob es um Besuchsberichte geht (die in ein CRM-System einfließen sollen) oder um Montageberichte von Servicetechnikern (die abgerechnet werden sollen), Fertigungsaufträge, Kommissionierscheine oder Eingangsrechnungen: solche Geschäftsprozesse können mit ExsoForm nicht nur abgebildet, sondern auch in bestehende IT-Landschaften integriert werden. ExsoForm greift dabei online auf Daten nahezu beliebiger datenbank-basierender Software (ERP, PPS, Finance) zu, stellt diese Daten in leicht anpassbaren Bildschirmformularen dar und erlaubt die Erfassung neuer Datensätze. Natürlich können Dokumente, beispielsweise Bilder oder pdf-Dateien, eingebunden werden.
Der integrierte Workflow-Prozessor kümmert sich darum, dass die Vorgänge je nach Status zu den richtigen Bearbeitern gelangen, der Integrationsserver dient dazu, die erfassten Daten wieder in die Geschäftsanwendungen zu integrieren. Ein weiteres Highlight ist die Offline-Funktionalität: alle Daten – also auch die integrierten Unternehmens-Stammdaten – stehen über einen leistungsfähigen Replikationsmechanismus in dem für den Anwender erforderlichen Umfang lokal auf Notebooks zur Verfügung. Alle Geschäftsprozesse können so auch ohne Internet-Anbindung gestartet oder bearbeitet und erst dann an den Integrationsserver gesendet werden, wenn wieder eine Verbindung dazu besteht – ob im Home-Office oder im Unternehmen selbst.
Daneben gibt es natürlich eine Dokumenten-Datenbank mit leistungsfähigen Such- und Filtermethoden sowie ein Statistik-Modul zur Auswertung der erfassten Daten.
ExsoForm kann auch eingesetzt werden um Partnerunternehmen – ob im Vertrieb oder in der Fertigung – effizient an die eigene IT anzubinden. So kann beispielsweise ein Zulieferer ein ExsoForm-Formular aus seiner eigenen Produktions-Lösung befüllen und an den Abnehmer weiterleiten, der es dann in seiner eigenen Software weiterverarbeitet (auch unter Verwendung von XML- oder EDI-konformen Datenformaten) – und alle Daten können dennoch zu jedem Zeitpunkt in standardisierter Weise visualisiert werden.
Durch die Integrationsmöglichkeiten bietet ExsoForm den Anwender-Unternehmen neben der vereinfachten Verwaltung und elektronischen Erfassung der Formulare und Daten auch einen handfesten Kostenvorteil, da umständliche Doppelerfassungen von Daten komplett entfallen. Durch die hohe Flexibilität ist ExsoForm oft sogar Spezialanwendungen überlegen: dort sind die Abläufe oft relativ starr vorgegeben, müssen über Customizing aufwändig angepasst werden und sind vor allem bei kurzfristigen Änderungserfordernissen nicht schnell genug zu ändern. Bei ExsoForm wird einfach eine neue Version des Prozesses definiert, getestet und aktiviert.
Wie sehr ExsoForm offenbar den Nerv der Kundschaft trifft weiß EXSO.-Geschäftsführer Thomas Sporbeck zu berichten: „Aus dem ERP-Markt waren wir gewohnt, aus zehn Präsentationen vier bis fünf Aufträge zu generieren, und das fanden wir schon toll. Bei ExsoForm sind es neun.“
