(openPR) Die Oskar-von-Miller-Schule versteht sich als bedeutende Berufliche Schule im Bereich der Stadt und des Landkreises Kassel sowie in der gesamten Region Nordhessen. Das Bildungsangebot umfasst Berufsvorbereitung, Berufsgrundbildung und verschiedene Formen der Berufsfachschule, die Ausbildung in der Berufsschule, und die Weiterbildung in der Fachschule für Technik. Über begleitende, allgemein bildende Zusatzangebote können weitere Bildungsabschlüsse erreicht werden. Die Oskar-von-Miller-Schule verfügt neben herkömmlichen Klassen- und Fachräumen über eine große Anzahl zweckgebundener Räumlichkeiten wie Labore (E-Technik, Gas, Wasser, Heizung), Werkstätten (Kfz, Elektro, Metall), Computerräume und Unterrichtsräume, die für handlungsorientierten Unterricht eingerichtet sind.
Herausforderungen
Die rund 4.500 Inventargüter der Oskar-von-Miller-Schule sind auf 5 Gebäude verteilt und beinhalten u.a. Möbel, Tafeln, IT-Güter sowie Equipment der Regel- und Meßtechnik. Aufgrund des jährlichen Abgleichs mit dem Schulträger (Stadt Kassel)
müssen u. a. folgende Kriterien erfüllt werden:
- wo befindet sich welches Inventar
- welches Inventar ist abgenutzt
- welches Inventar ist zu ersetzen
- welches Inventar ist bereits abgeschrieben Fristen)
- Inventar - Abgangslisten / Inventar – Zugangslisten
Ziele / Anforderungen
Für den ständigen Abgleich der Inventargüter und Bestellungen ist es erforderlich Dopplungen zu vermeiden. Ergänzende „Anforderungen an die Software waren eine offene
Eingabestruktur, einfache und komfortable Bedienung, sowie die Erfassung und Abgleich des Inventars mit dem mobilen Scanner.“ so Herr Wilfried Dülfer, stellvertretender Schulleiter der Oskar-von-Miller-Schule.
Realisierung
„Wesentliche Entscheidungsmerkmale waren für uns: Anwenderfreundlichkeit, mobile Erfassung/Abgleich der Inventargüter und die überschaubaren Kosten“ ergänzt Herr Wilfried Dülfer.
Die Inventarsoftware legt für jeden Gegenstand einen eigenen Datensatz an. Hier werden alle relevanten Informationen erfasst und in übersichtlicher Form verwaltet. Die Software merkt sich den Namen, notiert eine Beschreibung, speichert Fotos und schreibt den Raum auf, in dem der Gegenstand steht. Die Inventarverwaltung protokolliert auch alle durchgeführten Reparaturen und Wartungen. Mehrere Möbel oder Geräte lassen sich sogar zu einer Gruppe zusammenfassen, sodass es möglich ist, etwa alle Drucker gemeinsam zu sichten - vielleicht um zu schauen, ob noch eine Garantieleistung besteht.
Anhand der vorliegenden Inventarauswertungen der Inventarsoftware, kann jetzt geprüft werden ob, in welchem Umfang und welcher Anzahl die Inventargüter vorhanden sind, oder ob sie bestellt werden müssen.
„Mit der Inventarverwaltung ist es ein Leichtes, den eigenen Sachwertbestand genau zu erfassen und im Auge zu behalten“, so Herr Gernot Dornemann, Hausmeister der Oskar-von-Miller-Schule. Da das Programm Barcode- und RFID-Scanner unterstützt, lassen sich Seriennummern und andere individuelle Daten vollautomatisch und damit Zeit sparend einlesen.
Inventarsoftware entspricht der Empfehlung KGSt
Die Inventarsoftware entspricht dabei den "Empfehlungen zur Führung von Bestandsverzeichnissen über das Sachanlagevermögen" gemäß der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt).
Bewegungs- und Umzugsmanagement
Aufgrund der hohen Anzahl der Inventargüter die verwaltet werden müssen, kommt ein mobiler Barcodescanner zur Erfassung der Inventargüter zum Einsatz. Die mit Barcode-Etiketten gekennzeichneten Inventargüter werden somit direkt erfasst. Die Daten des Scanners werden in die Inventarsoftware übertragen. Jede Veränderung wie z. B. Änderung der Kostenstelle, Raum, Gebäude usw. werden mit protokolliert.
Desweiteren haben wir einen guten Überblick über das Inventar welches neu hinzugekommen ist, fehlt, oder z. B. den Raum, gewechselt hat. Das gesamte Handling bringt uns einen erheblichen Zeitvorteil.
„Die Software ist sehr anwenderfreundlich, dass man bereits nach kürzester Einarbeitung sämtliche Vorzüge nutzen kann, welche einfach für eine deutliche Arbeitserleichterung sorgen“ sagt Herr Gernot Dornemann.
Übersichtliche Struktur der Inventargüter
Den größten Vorteil sieht die Oskar-von-Miller-Schule in der logischen aufgebauten Struktur der Daten in der Inventarsoftware. „Das hat uns geholfen Transparenz der im Hause befindlichen Anlagen und Geräte zu schaffen und uns eine schnelle Entscheidungshilfe für anstehende Beschaffungen zu geben. Durch die ständige Weiterentwicklung der Inventarsoftware durch die HOPPE Unternehmensberatung ist die Oskar-von-Miller-Schule immer auf dem neusten Stand.
