(openPR) Zeit- und Kostenersparnis für Personalabteilungen
Luxemburg, 20. August 2012 – Einen positiven Trend sieht die Regify-Gruppe, Luxemburg, beim elektronischen Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. „Wir beobachten ein verstärktes Interesse am digitalen Gehaltszettel bei den Personalabteilungen“, sagt Kurt Kammerer, CEO der Unternehmensgruppe. Der Einspareffekt im Vergleich zur gedruckten Variante stehe dabei besonders im Vordergrund.
Durch eine papierlose Zustellung der Entgeltabrechnung lassen sich rund 75 Prozent an Kosten einsparen. Aufwendungen für Druck, Kuvertierung, Verteilung und Porto entfallen bei einem elektronischen Versand. Zugleich bedeutet die schnelle und unkomplizierte Zustellung des Gehaltszettels per E-Mail mehr Komfort für die Mitarbeiter. Kammerer: „Auch die eigene Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit spielt für viele Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Papierbasierte Prozesse wie den Versand der Entgeltabrechnung zu digitalisieren, ist dabei ein effektiver Baustein.“
Mitarbeiter kann zwischen elektronischem und postalischem Versand wählen
Mit regipay® hat die Regify-Gruppe als internationaler Anbieter für die vertrauliche und ver¬bindliche E-Mail-Kommu¬nikation und digitale Post eine rechtskonforme Lösung entwickelt, die mit der vorhandenen IT-Infrastruktur und Gehaltsabrechnungssystemen arbeitet, ohne Software ändern zu müssen. regipay-Nachrichten können mit jeder beliebigen E-Mail-Adresse empfangen werden. Der Versand von regipay-Nachrichten kann ebenfalls über eine beliebige E-Mail-Adresse erfolgen. Dafür muss der Versender von seinem Regify-Provider zuvor authentifiziert werden, um Missbrauch auszuschließen. Bei regipay können die Mitarbeiter zwischen der digitalen Zustellung und der traditionellen physischen Übermittlung wählen.
Automatisierter Prozess ohne Mehraufwand
Beim Versand einer regipay wird die Textnachricht samt angehängtem Lohn- und Gehaltsdokument mit einer durchgängigen Verschlüsselung vor unberechtigtem Zugriff geschützt und so höchste Vertraulichkeit erzeugt. Das Öffnen der verschlüsselten Nachricht ist nur mit dem zugehörigen Schlüssel möglich. Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit sind gesichert. Damit erfüllt regipay die gesetzlichen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Arbeitsrechts, etwa der Gewerbeordnung. Der Versender nutzt mit regipay ein automatisiertes Verfahren und spart den Mehraufwand, den er für papiergebundene Dokumente hätte.
Verbindliche Empfangsbestätigung
Über eine verbindliche Empfangsbestätigung und ein webbasiertes Transaktionsregister lässt sich die tatsächliche Zustellung nachweisen. Sobald der Adressat auf die Inhalte der Nachricht zugegriffen hat, erhält der Sender eine Empfangsbestätigung. Ruft der Empfänger die Nachricht nicht innerhalb eines individuell festgelegten Zeitraums ab, bekommt der Sender eine Wiedervorlagenachricht und kann die E-Mail mit dem Lohn- und Gehaltszettel nochmals verschicken.
