(openPR) Automatisierte Rechnungserfassung und –freigabe sowie digitale Vertriebsakte markieren weiteren Schritt zum papierlosen Büro
Hamburg, 6. August 2003 – Auf der DMS EXPO 2003 in Essen stellt GFT Solutions GmbH in Halle 3, Stand 3435, neue Funktionen von HYPARCHIV Release 6D vor, die Groupware-Server entlasten, Volltextsuchen erleichtern und die Innenrevision unterstützen. Mit der automatisierten Rechnungserfassung und –freigabe sowie der digitalen Vertriebsakte geht GFT Solutions einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Büro. Das Hamburger Produkthaus zeigt auf, wie sich durch elektronisches Dokumentenmanagement die Effizienz von Geschäftsprozessen steigern lässt.
Neuer HYPARCHIV-Workflow unterstützt Geschäftsprozesse Mit dem neuen HYPARCHIV Workflow Modul lässt sich die Vorgangsbearbeitung individuell an kundenspezifische Bedürfnisse anpassen. Posteingangsbearbeitung, ad-hoc-Workflows und Dokumentenfreigaben über einen Workflow Designer können grafisch modelliert und angepasst werden. Über zeitgesteuerte Schritte werden einfache Wiedervorlagenfunktionen ebenso definiert wie mehrstufige Eskalationsszenarien. Die Workflow Engine bildet alle typischen Funktionen von der Abarbeitung sequenzieller oder paralleler Schritte und deren Synchronisation ab sowie die Verwaltung von Aufgaben, E-Mail-Versand von Informationen und zeitgesteuerten Ereignissen.
OCR- Erkennung erleichtert Volltextsuche Auf Serverseite wurde eine OCR-Erkennung auf Basis der ABBYY-Technologie des Fine Reader neu implementiert. Diese erleichtert eine komfortable, schnelle und zielsichere Suche in der Volltext-Datenbank der erfassten und archivierten Dokumente - auch bei selbsttragenden Medien wie CD-ROMs.
Protokollierung unterstützt Innenrevision bei vollem Datenschutz Alle Benutzer- und Administrator-Aktivitäten, die in HYPARCHIV stattfinden, werden zentral protokolliert und entsprechend der Datenschutzvorschriften verschlüsselt und anonymisiert abgelegt. Dennoch lassen sich zum Zweck der Innenrevision Teile des Protokolls entanonymisieren. So wird nachvollziehbar, welcher Nutzer mit welchem Dokument was gemacht hat.
Archiv-Portale und Reports ohne Programmieraufwand per Drag and Drop Dokumente aus Archiven verschiedener Anbieter lassen sich zusammen mit Daten aus Backend-Systemen sowohl als Reports als auch im Internet, Intranet und Extranet aufbereitet darstellen. Mit HYPARCHIV B2W (Backend to Web) sind dazu keine Programmierkenntnisse notwendig, Reports und Entscheidungsvorlagen können einfach per Drag and Drop erstellt werden.
Rechnungen automatisch erfassen, prüfen und freigeben Eingangsrechnungen können nun mit HYPARCHIV automatisiert erfasst, geprüft und freigeben werden. Dies erlaubt die Integration von Invoice 123 von Dicom, die buchungsrelevante Informationen mit Hilfe von formular- und freiformorientierter OCR- und Fuzzy-Technologien erkennt. Nach dem erfolgreichen Abgleich mit archivierten Bestellungen, Lieferscheinen und Dokumenten aus der Wareneingangsprüfung sowie Daten aus Backend-Systemen wie SAP R/3 erfolgt die Freigabe und revisionssichere Ablage – ebenfalls vollautomatisch ohne aufwändigen Schriftverkehr und telefonisches Nachfragen. HYPARCHIV bietet diesen neuen Geschäftsvorfall alternativ auch unter SAP Business Workflow oder unter Outlook Exchange an. Der automatisierte Prozess reduziert den manuellen Aufwand und die Durchlaufzeiten für Rechnungsprüfung und -freigabe. Durch die Zeitersparnis können Skontofristen optimal genutzt werden.
Rollenspezifische Document Repositories am Beispiel der digitalen Vertriebsakte
Egal ob handschriftliche Besuchsberichte, Abnahmen per E-Mail, Reklamationen per Fax oder im Call Center eingegangene Anfragen - HYPARCHIV stellt dem Vertriebsmitarbeiter alle kundenrelevanten Daten schnell, übersichtlich und vollständig auf einen Blick zur Verfügung. Die Darstellung erfolgt integriert in Form eines Portals und zwar unabhängig von der zugrundeliegenden Quelle. Dabei greift das Archivierungssystem auf alle führenden ERP- und Groupware-Systeme sowie auf die komplette MS-Office-Produktpalette zu. Die digitale Vertriebsakte ermöglicht dem Vertriebsmitarbeiter so, sich optimal auf den Kunden einzustellen und auf den Direktkontakt vorzubereiten. Verbunden mit schnellen Reaktionszeiten führt dies zu erhöhter Kundenzufriedenheit.
Papiergebundene Formulare nach dem Ausfüllen ohne Scannen digital erfassen
Etwas ganz Besonderes bietet die neue Kopplung des HYPARCHIV-Desktop mit dem Logitech® io TM Personal Digital Pen. Damit können Notizen auf herkömmlichem Wege handschriftlich mit speziellem Stift auf speziellem Papier erfasst werden. Mithilfe der in Stift und Papier eingebetteten Erkennungstechnologie von Anoto werden die digitalisierten Informationen über eine USB-Schnittstelle an einen Rechner übertragen und zur Weiterverarbeitung an HYPARCHIV übergeben. Die Archiv-Kopplung erlaubt zusätzlich eine automatische Indizierung und Archivierung von papiergebundenen Formularen und das ganz ohne Scan-Vorgang. Auf der Messe wird die Anwendung anhand von Leadbögen und Besuchsberichten demonstriert.
Über HYPARCHIV:
HYPARCHIV ist die vollwertige Basis-DRT-Plattform für Lösungen im Bereich
Dokumentenmanagement, Portale, Archivierung, und Workflow. Weltweit mehr als 1.500 Installationen in den verschiedensten Branchen mit Schwerpunkt im deutschsprachigen Raum sind ein Gradmesser für Erfahrung und Zuverlässigkeit. HYPARCHIV ist 1988 als Entwicklung einer der ersten digitalen Archivlösungen gestartet und bietet mit dem aktuellen Release Stand 6D zahlreiche Module und Schnittstellen zu einer integrierten Unternehmensorganisationslösung. Aus der Weiterentwicklung seiner Archivierungssoftware stellt HYPARCHIV baukastenförmig alle Basis-Komponenten für zentrale DRT-Funktionen bereit.
HYPARCHIV ist ein eingetragenes Warenzeichen der GFT Solutions GmbH. Das Unternehmen mit Sitz in Hamburg wurde 1980 gegründet Neben Entwicklung,
Vermarktung und Vertrieb von HYPARCHIV ist GFT Solutions im IT Consulting tätig.
Pressekontakt:Elke Möbius
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