(openPR) Softwarelösungen für das Erfassen von Leistungen erlauben das Rapportieren von Aufwänden und Kosten. Die erfassten Tätigkeiten dienen als Grundlage für die Verrechnung an Kunden oder für die interne Verrechnung. Das Dienstleistungen (Arbeitszeiten) werden dabei ebenso berücksichtigt wie Kosten für Material oder Spesen. Ziel einer Leistungserfassung ist es, alle Kosten zu protokollieren, die in einem Unternehmen anfallen, unabhängig davon, ob es sich um verrechenbare oder nicht verrechenbare Leistungen handelt.
Leistungserfassung vs. Zeiterfassung
Zentrale Aufgabe der Leistungserfassung ist das Zuordnen der erbrachten Leistungen zu Projekten, Kunden, internen Stellen usw. während die Zeiterfassung (Personalzeiterfassung) primär die Anwesenheitszeiten der Arbeitsnehmer protokollieren soll. Im Unterschied zur Leistungserfassung ist es nicht die Aufgabe einer Zeiterfassung, zu bestimmen, wie viel von der anwesenden Zeit des Mitarbeiters wofür verrechnet wird.
Chancen und Gefahren
Die Leistungserfassung kann sich zu einem zentralen Motivationsfaktor entwickeln, indem sie den Mitarbeitern jederzeit und direkt ihren persönlichen Anteil zu einem Projekt und damit am Erfolg aufzeigt. Wird sie vor allem als Kontrollinstrument, das sich auf die Mitarbeiter konzentriert, verwendet, kann sich dies demotivierend für die Mitarbeiter auswirken und die Leistungserfassung übernimmt eher die Rolle der Zeiterfassung.
Die Leistungserfassung ist vor allem bei Unternehmen mit einem hohen Dienstleistungsanteil zentral bei der Ermittlung der rentablen Projekte, Prozesse usw. Um das Nutzen-/Kostenverhältnis zu optimieren, empfiehlt es sich zusätzlich, den optimalen Detaillierungsgrad der erfassten Leistungen zu berücksichtigen und je nach Bedürfnissen unterschiedlich zu definieren. Die folgende Darstellung verdeutlicht die Situation:
Chancen
• Kostenwahrheit
• Transparenz
• Fokussierung
• Controlling / Betriebsoptimierungen
• Steigerung Mitarbeitermotivation
Gefahren
• Demotivation durch Kontrolle wie bei einer Zeiterfassung
Client- vs. Cloud-Lösungen
Neben der klassischen Client-Server Architektur, die einen Server für die zentrale Datenhaltung und einzelne Computer für die Mitarbeiter voraussetzt, ist vermehrt die Rede von Cloud-Lösungen. Daten und Anwendungsprogramme werden dabei über das Internet aufgerufen. Es ist keine zusätzliche Hardware im Unternehmen nötig und die Installation und Wartung der Programme entfällt. Diese Lösung reduziert die Initialen Kosten der Systemanschaffung, beinhaltet dafür im Vergleich zu einer Client-Serverlösung unter Umständen höhere monatlichen Kosten, da die Programme oft gemietet werden. Oft wird eine Client-Serverlösungen gewählt, um Geschäftsrelevanten Daten bei sich im Unternehmen behalten zu können, anstatt sie einem externen Provider, der die Cloud-Lösung hostet, zu übergeben.
300 Anbieter
Verschiedene IT-Quellen gehen alleine auf dem Schweizer Markt von über 300 Anbietern im Bereich von ERP und CRM Software mit einer Leistungserfassung aus. Neben vielen technischen Unterscheidungen wie die bereits erwähnte Client-Server Architektur oder die Cloud-Lösung, erwartet den Evaluierenden eine Fülle von Funktionen und Features. Die Preisspanne bewegt sich dabei von kostenfreien OPENSource-Lösungen, bis zu teuren Komplettlösungen. Hier gilt es, eine möglichst für die Zukunft flexible Lösung anzustreben, die z.B. dank eines modularen Aufbaus nur einem Unternehmen ermöglicht, nur die Funktionen zu nutzen, die es zu diesem Zeitpunkt auch benötigt. Als Standardsoftware mit verschiedenen Modulen empfiehlt sich die die CRM-Lösung prima der Firma AGIS.
Leistungserfassung mit prima
Während verschiedene Programme ihre Daten hauptsächlich in Listen-form (wie z.B. in Microsoft Excel) erfassen, bietet die Kalender-darstellung in prima, automatisch Überblick über fehlende, oder zu viel erfasste Leistungen.
Tätigkeiten, Spesen, Pausen und Absenzen können schnell und exakt in einem frei wählbaren Zeit-raster erfasst werden und durch prima berechnet werden. Verschiedene Varianten eine Leistung zu erfassen, decken die Bedürfnisse des normalen Anwenders genauso ab wie die eines Super-Users. So können z.B. in Microsoft Outlook erfasste Daten wie Termine per Drag’n Drop in prima übernommen und daraus direkt Leistung erfasst werden. prima greift weiter auf die Microsoft Outlookdaten wie Aufgaben und Journaleinträge zu und kann auch Telefonate protokollieren und individuell als Leistung erfassen. Dies sind nur einige Features, die durch eine durchgängige Integration in die Microsoft Office Produkte, abgerundet wird.
Weitere Informationen und eine Übersicht über alle Funktionen und Modulen finden Sie auf: www.primasoftware.ch
