VdK EDV-Service setzt bei Softwarelösung auf SEVEN PRINCIPLES

(openPR) 23.000 Spendenquittungen alleine im letzten Quartal des vergangenen Jahres: Alle Hände voll zu tun für die VdK EDV-Service GmbH, den IT-Dienstleister von Deutschlands größtem Sozialverband VdK. Für jeden eingegangenen Betrag muss eine Quittung erstellt werden. Bisher geschah dies manuell und kostete viel Zeit. Um die Abwicklung effizienter zu gestalten, hat das Rechenzentrum jetzt gemeinsam mit der SEVEN PRINCIPLES AG (7P) ein neues Spendenquittungsportal eingeführt. Damit können Belege mit wenigen Mausklicks ausgestellt werden. Gleichzeitig archiviert das System die Dokumente automatisch und revisionssicher für das Finanzamt und die Buchhaltung.

"Bisher mussten die Mitarbeiter des VdK bei jeder Quittung alle Daten des Spenders, den Betrag und das Datum per Hand neu eingeben. Die Buchhaltung erstellte aufwendige Excel-Tabellen und die Archivierung für das Finanzamt kostete zusätzliche Zeit", sagt Thomas Wohlleben, Projektleiter der VdK EDV-Service GmbH. Um das zu ändern, entwickelte das Unternehmen mit SEVEN PRINCIPLES eine Anwendung, mit der alle Arbeitsschritte in einer Lösung vollzogen werden können.

Das Spendenportal verfügt über eine Schnittstelle zu den Mitgliederdaten des Verbands. Muss eine Quittung erstellt werden, kann der Mitarbeiter die Daten per Mausklick aufrufen und muss dann nur noch den Spendenbetrag und das Spendendatum eingeben. Neue Spender können erfasst und in das Portal eingespeist werden. Automatisch generiert die Software dann ein PDF und druckt es aus. Das Dokument wird durch das System gleich so archiviert, wie es das Finanzamt vorgibt. Außerdem wertet die Lösung die Daten direkt für die Finanzbuchhaltung aus und generiert Übersichten der erfassten Spenden. So ist nachvollziehbar, welche Beträge zu welchem Zeitpunkt verarbeitet wurden.

Die VdK EDV-Service GmbH hatte sich im März vergangenen Jahres für die Kooperation mit SEVEN PRINCIPLES entschieden. Im Mai startete die Zusammenarbeit und seit Mitte Oktober läuft das Portal im Echtbetrieb. "Die Lösung hat sich schon jetzt bewährt. Sie hilft uns, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und sorgt für zufriedene Anwender", so Wohlleben.