(openPR) Angefangen beim Sachbearbeiter bis hin zur Führungskraft, sie alle müssen zu gegebener Zeit vertreten werden, um den reibungslosen Ablauf im Unternehmen sicherzustellen. Der Aufbau und Einsatz von Stellvertretern stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar.
Es liegt im ureigenen Interesse eines jeden Unternehmens, dass der Betrieb reibungslos und kontinuierlich läuft. Dies setzt voraus, dass die zur Erbringung der Leistung benötigten Mitarbeiter oder auch Maschinen einsatzbereit sind. Im Falle der Maschinen bietet sich ein umfassendes Wartungs- und Instandhaltungsmanagement an, um Störungen oder Ausfälle derselben auf ein Minimum zu reduzieren. Auf Seiten der Mitarbeiter wird mittels Stellvertreterregelungen eine funktionstüchtige Organisation aufrechterhalten.
In § 164 Abs. 1 S. 1 BGB spricht man von Stellvertretung, wenn eine Person (Vertreter) eine Willenserklärung nicht selbst verfasst und abgibt, sondern einen Dritten (= Vertreter) sowohl mit der Willensbildung als auch mit der Abgabe beauftragt. Die Willenserklärungen des Vertreters werden dem Vertretenen zugerechnet, das heißt sie wirken für und gegen den Vertretenen.
Jedem Unternehmen obliegt die Wahl, eine unternehmensweite Stellvertreterregelung zu definieren, oder aber es den jeweiligen Vorgesetzten selbst zu überlassen, sowohl die Wahl des Vertreters als auch den Vertretungsumfang für seinen Bereich/ seine Fachabteilung festzulegen.
In der Regel wird in zwei unterschiedliche Formen der Stellvertretung unterschieden, welche sich auch größtenteils in der unternehmerischen Praxis etabliert und bewährt haben.
Bei der wohl häufigsten Form handelt es sich um die Abwesenheitsvertretung. Der Stellvertreter nimmt hier bei Abwesenheit des Positionsinhabers dessen Aufgaben und Befugnisse wahr und handelt in dessen Interessen.
Daneben existiert die Form der „Ständigen Vertretung“. Hier handelt es sich genauer genommen um eine Art Arbeitsteilung, da der Vertreter auch in Anwesenheit des zu Vertretenden Aufgaben wahrnimmt. In diesem Fall führt der Stellvertreter zumeist das Präfix „Vize“ mit seiner Funktion oder Stellenbezeichnung.
In vielen Unternehmen existieren noch gravierende Hemmschwellen hinsichtlich einer zielführenden Stellvertreterregelung. Zum einen scheuen Unternehmen die vermeintlich hohen Kosten, welche gegebenenfalls bei dem Aufbau und der Einführung eines Stellvertretersystems auftreten. Dabei wird häufig außer Acht gelassen, dass die Kosten, welche aufgrund von zu späten oder auch ausbleibenden Entscheidungen – weil eine Stelle nicht ausreichend besetzt ist – um ein Wesentliches höher liegen können.
Zum anderen werden oft nur die zu vertretenden Aufgaben und nicht die Positionen oder Personen fokussiert, wodurch die Aufgabe des Stellvertreters häufig als „notwendiges Übel“ angesehen wird. Dabei kann die Stellvertretung im optimalen Fall als effektives Werkzeug der Personalentwicklung sowie der Mitarbeitermotivation genutzt werden.
Im Hinblick auf die Personalentwicklung stehen den Unternehmen je nach zu vertretender Position unterschiedliche Personalentwicklungsmaßnahmen zur Verfügung. So können die benötigten Fähigkeiten und Fertigkeiten angefangen bei klassischen Weiterbildungsmaßnahmen wie Schulungen und Seminaren bis hin zu Training-on-the-job Maßnahmen wie beispielsweise Job Rotation, Job Enrichment oder auch Job Enlargement den potenziellen Stellvertretern vermittelt werden.
Eine geeignete Personalmanagement Software kann Unternehmen beim Aufbau, der Einführung und der Umsetzung von Stellvertreterregelungen unterstützen.
Der Personalmanager – die webbasierte Personalmanagement Software von BITE – unterstützt Unternehmen effektiv und umfangreich bei der Stellvertreterregelung.
So können beispielsweise mittels der Module „Qualifikationsmanagement“ oder auch „Talentmanagement“ potenzielle Stellvertreter mühelos identifiziert werden. Die integrierte Qualifikationsmatrix liefert belastbare Informationen hinsichtlich der vorhanden Fähigkeiten und Fertigkeiten der jeweiligen Mitarbeiter. Mit der Talentsuche können geeignete Stellvertreter anhand flexibel kombinierbarer Filterkriterien identifiziert werden.
Mit Hilfe des Moduls „Schulungsmanagement“ werden die, für die potenziellen Stellvertreter benötigen, klassischen Weiterbildungsmaßnahmen geplant, erfasst, verwaltet und letztlich auch sowohl durch die Teilnehmer als auch durch deren Vorgesetzte bewertet.
Darüber hinaus stellt das Modul „Fehlzeitenverwaltung“ durchgängige Transparenz bei gegebenenfalls anfallenden „Training-on-the-job-Maßnahmen“ sicher, indem Abwesenheiten der Stellvertreter vom eigentlichen Arbeitsplatz – bedingt durch beispielsweise Job Rotation – granular und für alle Beteiligten nachvollziehbar erfasst und verwaltet werden.
In der Personalverwaltung des Personalmanagers wird zu jedem Mitarbeiter in dessen digitaler Personalakte dessen Stellvertreter erfasst. Zudem kann explizit nach Stellvertretern gesucht beziehungsweise gefiltert sowie diese direkt aus dem System heraus via Email kontaktiert werden.
