E-Mail-Archivierung neuer Stand - Classen-Convertronics®

(openPR) E-Mails unterliegen oftmals gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Ihre Archivierung ist somit Pflicht. Classen-Convertronics® bietet bereits seit 2008 die sichere externe Konvertierung für E-Mail-Archivierungen an. Damit wird ein ganzheitlicher Ansatz geboten, der ein lückenloses Document-Lifecycle-Management umfasst. Der Vorgang umfasst eine Umwandlung von recherchefähigen PDF-Dateien.

Es gilt die gesetzliche Regelung, dass sämtliche steuerrechtlichen Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stehen müssen. Eine elektronische Information wird zunehmend der papiergebundenen Information rechtlich gleichgestellt. In Deutschland fand dies, ausgehend in der letzten Änderung des BGB § 126,127 in Zusammenhang mit der elektronischen Signatur seine Bedeutung in allen Gesetzen und Verordnungen.

Bei der von Classen-Convertronics® werden die Daten aus der Unternehmenssoftware herausgelöst, um auch für nichtgebundene Systeme einsatzfähig zu sein.

Neu in diesem Segment ist das Modul DocuWare CONNECT to Outlook. Anwender können damit ihren Aufbewahrungspflichten auch bei E-Mails nachkommen, indem sie direkt in ihrer gewohnten Outlook-Umgebung die elektronische Post in DocuWare archivieren. Ebenso komfortabel ist die DocuWare-Suche aus Outlook heraus; sie bietet deutlich mehr Recherche-möglichkeiten als die reguläre Outlook-Suchfunktion. Je nach Konfiguration werden die E-Mails anschließend automatisch gelöscht oder mit einer Markierung versehen und im Postfach belassen – mit oder ohne Anhang. E-Mails können sowohl im Originalformat (MSG) als auch in den Formaten DOC, RTF, PDF, PDF/A archiviert werden. Die Archivierung von Anhängen erfolgt in ihrem jeweiligen Originalformat.

Weitere Informationen über die E-Mail-Archivierungsmöglichkeiten von Classen-Convertronics® erhalten Sie direkt über Classen-Convertronics®.