(openPR) Essen, November 2008. Ab sofort bietet der Dienstleister für Dokumentenmanagement Classen-Convertronics die sichere externe und kostengünstige Konvertierung für E-Mail-Archivierungen an. Damit wird ein ganzheitlicher Ansatz geboten, der ein lückenloses Document-Lifecycle-Management umfasst. Der Vorgang umfasst eine Umwandlung von recherchefähigen PDF-Dateien. Diese werden aus der Unternehmenssoftware herausgelöst, um auch für nichtgebundene Systeme einsatzfähig zu sein.
Nur rund 50 % der bundesdeutschen Unternehmen beherrschen die Kunst der revisionsfreien und korrekten Ablage im Unternehmen. Das dazu inzwischen die E-Mail-Archivierung gehört, ist eher untergegangen.
Bereits seit dem 01.01.2002 gilt die gesetzliche Regelung, dass sämtliche steuerrechtlichen Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stehen müssen. Eine elektronische Information wird zunehmend der papiergebundenen Information rechtlich gleichgestellt. In Deutschland fand dies, ausgehend in der letzten Änderung des BGB § 126,127 in Zusammenhang mit der
elektronischen Signatur seine Bedeutung in allen Gesetzen und Verordnungen.
Trägt eine E-Mail eine elektronische Signatur entsprechend Signaturgesetz ist sie als rechtsverbindliches Original zu sehen. Solche E-Mails dürfen nicht in persönlichen E-Mail-Ablagen landen sondern müssen in zentral verwalteten und gesicherten Systemen abgelegt werden. Eine einfache Verschiebung durch eine zentral gesteuerte E-Mail-Archvierung auf andere Speicherbereiche ist nicht ausreichend, zumal sie dann nicht recherchierbar sind.
Diese Art der von Classen-Convertronics angebotenen E-Mail-Konvertierung ist besonders geeignet für Bankhäuser, Versicherungen, Krankenkassen, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, bei denen jede E-Mail eine hohe Relevanz hat. Gleiches gilt für den digitalen Austausch mit Schlüsselkunden und Lieferanten.
Die Vorteile für den Kunden sind:
- Alle Daten, auch die Anhänge sind innerhalb eines Vorgangs recherchierbar.
- Alle Daten werden tagesaktuell gesichert und gehen auch bei Serverausfällen nicht verloren.
- Die Sicherung kann sämtliche E-Mail-Anhänge umfassen (Gutachten, Sondervereinbarungen, Urkunden etc.).
- Durch gezielte Suchläufe werden Spams vorab erkannt und aussortiert.
- Die konvertierten E-Mails können nicht manipuliert werden und bieten somit die erforderliche Datensicherheit.
- Es wird freier Speicherplatz geschaffen.
Weitere Informationen über die E-Mail-Archivierung erhalten Sie direkt von Classen-Convertronics.
