(openPR) Zu den Highlights der Cebit 2012 gehörte das Modul DocuWare CONNECT to Outlook. Anwender können damit ihren Aufbewahrungspflichten auch bei E-Mails nachkommen, indem sie direkt in ihrer gewohnten Outlook-Umgebung die elektronische Post in DocuWare archivieren. Ebenso komfortabel ist die DocuWare-Suche aus Outlook heraus; sie bietet deutlich mehr Recherche-möglichkeiten als die reguläre Outlook-Suchfunktion. Das Modul kann direkt über Novodoc Imaging® bezogen werden.
E-Mails sind heute im Geschäftsleben unverzichtbar. Es gilt die gesetzliche Regelung, dass sämtliche steuerrechtlichen Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stehen müssen. Eine elektronische Information wird zunehmend der papiergebundenen Information rechtlich gleichgestellt.
Novodoc Imaging® bietet mit DocuWare CONNECT to Outlook eine komfortable Lösung, um die Flut an elektronischer Post einfach zu managen. Anwender können ihre E-Mails mit Anhängen direkt aus dem Microsoft-Programm heraus im zentralen Dokumenten-Pool archivieren. Je nach Konfiguration werden die E-Mails anschließend automatisch gelöscht oder mit einer Markierung versehen und im Postfach belassen – mit oder ohne Anhang. E-Mails können sowohl im Originalformat (MSG) als auch in den Formaten DOC, RTF, PDF, PDF/A archiviert werden. Die Archivierung von Anhängen erfolgt in ihrem jeweiligen Originalformat.
Ebenso einfach wie die zentrale Ablage aus der Microsoft-Umgebung heraus erfolgen Recherchen. Per Schnellsuche lässt sich direkt in Outlook die bereits archivierte elektronische Post finden. Der Anwender kann beispielsweise festlegen, dass zu einer E-Mail alle im letzten Quartal archivierten E-Mails mit gleichem Absender gesucht werden sollen. Dabei ist es auch möglich, E-Mails sortiert nach Aktualität anzuzeigen.
Natürlich stehen archivierte E-Mails allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Diese können die Dokumente unter anderem für ihre eigenen Projekte nutzen. DocuWare erweitert damit den Funktionsumfang der in Outlook angebotenen Suche erheblich.
Die Konfiguration von DocuWare CONNECT to Outlook erfolgt in den Web-Client-Einstellungen und wird vom Administrator oder Anwender selbst durchgeführt. Wie bei allen DocuWare-Produkten wurde bei der Entwicklung von DocuWare CONNECT to Outlook neben der Funktionalität großer Wert auf Performance, Bedienerfreundlichkeit und Homogenität gelegt. Eine schnelle Einarbeitung und hohe Akzeptanz sind somit gewährleistet.
Weitere Informationen über die E-Mail-Archivierungsmöglichkeiten von Novodoc Imaging® erhalten Sie direkt über Novodoc Imaging.
