(openPR) Nach einem langen und intensiven Auswahlprozess hat sich die EGU Elektro-Großhandels Union Rhein-Ruhr GmbH & Co. KG (EGU) für die eDoc solutions AG (eDoc) entschieden und beauftragt sie mit der Einführung des Enterprise Content Management (ECM)-Systems d.3 der d.velop AG.
Die EGU ist ein Elektrogroßhändler mit 35 Niederlassungen der sich ursprünglich aus dem Zusammenschluß von 4 Unternehmen gebildet hat. Mit dem Ziel durch den gemeinsamen Einsatz, die komplexen Anforderungen der Technik und des Marktes zu erfüllen und dabei den Service gegenüber dem Wettbewerb zu steigern. Gleichgerichtete Ziele gemeinsam schneller und effektiver zu erreichen, ist nicht nur der Grundgedanke der EGU, sondern auch ein definiertes Ziel im gemeinsamen ECM-Projekt mit der eDoc.
Im ersten Projektschritt steht die Integration des Warenwirtschaftssystems SHCware® der SHC Computersysteme GmbH, Speyer, im Fokus. Mittels der von eDoc entwickelten Standardschnittstelle smartDOX® connect for SHCware® erhält die EGU alle Vorteile aus der Kombination der SHCware® mit dem d.3-System und generiert so einen entscheidenden Mehrwert.
Die Komponente smartDOX® connect for SHCware® ermöglicht dem Anwender den Zugriff auf alle Belege und Dokumente zu Kunden, Geschäftspartnern, Projekten, Geschäftsvorfällen und Produkten. Unabhängig davon, ob sie in SHCware® erstellt wurden oder in anderen Anwendungen – und das direkt aus der Oberfläche der SHCware® heraus. Die in d.3 verwalteten Inhalte werden revisionssicher und gesetzeskonform nach GDPdU und GoBS im d.3 System abgelegt. Natürlich besteht mittels der leistungsstarken Client Komponenten von d.3 auch außerhalb der SHCware® eine komfortable Zugriffsmöglichkeit auf alle Dokumente.
Im weiteren Verlauf des Projektes ist neben der Realisierung des Workflow-Managements, wie der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung, auch die Einführung des E-Mail-Managements geplant.
Wie wichtig die vorgangsbezogene Verknüpfung und Integration einer E-Mail in die jeweiligen Geschäftsprozesse ist, zeigt die steigende Bedeutung von E-Mails im täglichen Geschäftsleben. E-Mails werden zur Beantwortung von Kundenanfragen benutzt, mit ihnen werden Geschäftsstrategien diskutiert oder Rechnungen und Zahlungsinformationen ausgetauscht, sogar Vertragsverhandlungen werden per E-Mail geführt. In der ex- und internen Kommunikation mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern hat die E-Mail den Brief und das Fax als führendes Kommunikationsformat längst abgelöst.
Die stark steigende Anzahl von täglich ein- und ausgehenden E-Mails, das damit verbundene Speicherplatzproblem sowie der zu hohe Zeitaufwand zum Auffinden von E-Mails sind aber nicht das einzige Motiv, warum E-Mail-Management zu einer Notwendigkeit im effizienten Geschäftsablauf geworden ist. E-Mail-Management gewährleistet zudem die gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung der E-Mails. Unternehmen sind durch den Gesetzgeber dazu verpflichtet, E-Mails sowie Dokumente und andere Informationen über einen Zeitraum von 10 oder mehr Jahren aufzubewahren. Es gelten dabei unterschiedliche rechtliche und regulative Vorgaben für die Aufbewahrung. Revisionssichere Archivierung beinhaltet, dass die Dokumente während der Aufbewahrungszeit unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sind.
Die EGU hat erkannt, dass Enterprise Content Management (ECM) mehr als Recherche und Archivierung beinhaltet. Mit der Einführung eines ECM-Systems werden mehrere Ziele verfolgt: von der Kosten- und Zeitersparnis über die Qualitätssteigerung der Geschäftsprozesse bis zur Datensicherheit sowie der revisionssicheren und gesetzeskonformen Archivierung.
„Die enge Zusammenarbeit mit unserem ERP Lieferanten und das moderne System d.3 mit seiner smarten Oberfläche für Web, Fat-clients und mobile Geräte haben uns überzeugt, dass wir mit eDoc den richtigen Partner haben.“
| Thomas Flottmann, IT-Leiter, Gesellschafter, EGU Elektro-Großhandels Union Rhein-Ruhr GmbH & Co. KG
Über die EGU:
Die EGU Elektro-Großhandels Union Rhein-Ruhr GmbH & Co. KG mit Ihrem Sitz in Dortmund ist eine Großhandeslgruppe mit 35 Niederlassungen, mit über 40 Lieferfahrzeugen und über 68.000 m² Lagerfläche sowie 45.000 Lagerartikel im Einsatz. Über 500 Mitarbeiter, spezialisiert für die Bereiche Elektroinstallations-, Licht- und Satellitentechnik sowie Alarmanlagen, Tür- und Telekommunikation und Netzwerk-, Solar-, und Gebäudesystemtechnik, bieten den Kunden ein Optimum an Service.
Als Gesellschafter ist die EGU Mitglied in der FEGIME Deutschland und der FEGIME Europa.
FEGIME Deutschland ist eine der führenden Marktgemeinschaften des Elektrogroßhandels mit Sitz in Nürnberg. Über sechzig selbstständige Elektrofachgroßhändler gehören ihr als Gesellschafter bundesweit an. FEGIME Deutschland ist flächendeckend in Deutschland vertreten. 142 Verkaufsstellen ermöglichen eine auf den Kunden individuell abgestimmte Belieferung. Die FEGIME Europa ist der übergeordnete europäische Verbund, in den FEGIME Deutschland eingebunden ist. 15 europäische Marktgemeinschaften mit insgesamt 180 unabhängigen Elektro-Großhändlern arbeiten in der FEGIME Europa zusammen.
Erfahren Sie mehr über die EGU: www.e-g-u.de
