Effizienzsteigerung im Speditionsbereich durch den Einsatz eines elektronischen Gutschriftverfahrens

(openPR) Die Winner Spedition GmbH & Co. KG aus dem nordrheinwestfälischen Iserlohn stellt die Abrechnung der eingesetzten Transportunternehmer auf ein elektronisches Gutschriftverfahren um und nutzt dazu das Dokumentencenter des Nürnberger Beratungs- und Softwareunternehmens nVista technologies GmbH.

In Europa werden nach wie vor jedes Jahr etwa 28,5 Milliarden Rechnungen ausgedruckt und per Post verschickt – ein Vorgehen, das den Anforderungen als auch dem Selbstverständnis unseres digitalen Zeitalters zunehmend nicht mehr gerecht wird.

Dieser Meinung ist man auch bei der Winner Spedition mit Sitz in Iserlohn. Als einer der führenden Spediteure für Stahl, NE-Metall und Langgut verfügt die Winner Spedition über ein hocheffizientes Logistiknetzwerk in dem die Leistungen von mehreren hundert Transportunternehmern in ganz Europa koordiniert werden. Die Vergütung der durch die Unternehmer erbrachten Leistungen erfolgt im Gutschriftverfahren. Eine Vielzahl von Abrechnungen, die pro Rechnungslauf gedruckt, kuvertiert und versendet werden müssen.

Seit dem 01.07.2011 stehen die Drucker und Kuvertiermaschinen still. Der Versand der bisher papiergebundenen Frachtgutschriften wurde auf ein elektronisches Verfahren umgestellt. Die Gutschriften werden nun automatisch als elektronische Dokumente im PDF-Format aus dem Abrechnungssystem exportiert und in einem geschützten Webportal, dem Dokumentencenter, bereitgestellt. Gleichzeitig werden die Transportunternehmer durch die Dokumentencenter-Software per E-Mail über die neu erstellten Abrechnungen informiert. Die Gutschriften selbst können direkt aus der E-Mail über einen verschlüsselten Link abgerufen werden.

Die Vorteile des Verfahrens liegen klar auf der Hand. Der Erstellungs- und Versandprozess erfolgt automatisch. Die Prozesskosten sind erheblich niedriger als bei der manuellen Verarbeitung. Die Kosten für Papier, Druck und Versand entfallen vollständig. Für den empfangenden Unternehmer sind die bereitgestellten elektronischen Dokumente zudem schnell und komfortabel weiterverarbeitbar – ganz im Gegensatz zur bisherigen Papierform. Der Inhalt der digitalen Dokumente kann schnell und komfortabel durchsucht werden. Die Überprüfung von abgerechneter und tatsächlich erbrachter Leistung wird dadurch erheblich vereinfacht. Da die erstellten Gutschriften zudem dauerhaft im Dokumentencenter bereitgestellt werden, fungiert das Portal gleichzeitig als Online-Archiv.