Optimierungsprozesse: Drei Säulen tragen den Erfolg

(openPR) Interne Abläufe sind analysiert, Optimierungspotentiale wurden erkannt und finanzielle Ressourcen stehen zur Verfügung: Damit ist der Weg zu mehr Effizienz in der internen und externen Unternehmenslogistik frei. Doch weit gefehlt – denn die Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen birgt oft ungeahnte Fallstricke, die den Change-Prozess auch jetzt noch verhindern können. Die Umsetzung komplexer Logistikprojekte erfordert daher ein durchdachtes Projektmanagement, das von drei Säulen getragen wird und die Mitarbeiter aktiv in das Projekt einbezieht. Zum Thema „Optimierungsprozesse erfolgreich managen“ informieren die Experten der Logistik- und Organisationsberatung LOGO-TEAM auf der LogiMAT 2012 am Stand 374 in Halle 7.

„Eine nachhaltige Prozessoptimierung steht und fällt mit dem Management der Projektrealisation“, weiß Martin Stoll, Logistikberater von LOGO-TEAM. „Um diese Phase effektiv zu steuern, richten wir uns bei unseren Kunden nach einem 3-Säulen-Modell, bestehend aus Neuordnung der organisatorischen Abläufe und der Strukturorganisation, technischer Feinplanung bzw. Umsetzung und einem adäquaten Change-Management.“ Neben der Analyse und der Entwicklung eines Optimierungskonzepts umfasst die erste Säule die organisatorische Planung. Interne Abläufe und die Strukturorganisation werden entweder optimiert oder völlig neu geplant, um daraus im Rahmen einer Lastenhefterstellung die Detailanforderungen an mögliche neue technische Komponenten ableiten zu können. Hier knüpft der zweite wesentliche Projektmanagementbereich direkt an: Je nach Projekt erfolgt nun die Auswahl von Lager-, Förder- und Handlingtechnik, IT-Systemen oder Software und entsprechenden Hardwarekomponenten. Parallel dazu findet der Aufbau eines wirkungsvollen operativen Controllingsystems statt. In Form einer Prozesskostenrechnung, eines Kennzahlensystems und auch durch Simulationen lassen sich die Auswirkungen der Prozessveränderungen quantifizieren und fortlaufende Projektergebnisse gemessen an der Ausgangszielsetzung überprüfen. „Viele Unternehmer bedenken jedoch nicht, dass sich Optimierungsmaßnahmen nur dann erfolgreich umsetzen lassen, wenn die eigenen Mitarbeiter diese akzeptieren und annehmen. Im schlimmsten Fall droht sonst das Projekt zu scheitern und das bedeutet auch: no Return on Investment“, erklärt Martin Stoll. Dritte Säule des Modells ist deswegen die Einbindung der Mitarbeiter, für die sich durch den Change-Prozess Veränderungen ergeben. Hier geht es darum, aus Betroffenen Beteiligte zu machen, indem die Belegschaft aktiv in Entscheidungen mit einbezogen wird. Soll beispielsweise in neue Hardware investiert werden, empfiehlt es sich, die entsprechenden Mitarbeiter zu ihren Anforderungen an die neuen Geräte zu befragen oder verschiedene Testmodelle zur Verfügung zu stellen. Martin Stoll resümiert: „Wir versuchen stets, unsere Kunden für die Bedeutung der Kommunikation in Change-Prozessen zu sensibilisieren. Nur wenn dieser weiche Faktor neben den so genannten harten Faktoren ernst genommen und berücksichtigt wird, zahlt sich eine Investition auch wirklich nachhaltig aus.“