Erfolgsfaktor Bestandsmanagement

(openPR) Der bewusste und verantwortungsvolle Umgang mit den Beständen ist für mittelständische Unternehmen die Grundvoraussetzung, um effizient und erfolgreich zu wirtschaften. Das Erfolgsgeheimnis ist ein ganzheitliches Bestandsmanagement. Jedoch stellt seine Realisierung viele Betriebe vor Herausforderungen. Eine Lösung bietet nun LOGO-TEAM: Die Unternehmensberater für Logistik und Organisation haben einen praxisorientierten Leitfaden zum Thema Bestandsmanagement entwickelt. Hier finden Bestands- und Führungsverantwortliche eine Anleitung, um Schwachstellen im eigenen Bestandsmanagement zu identifizieren und Prozesse nachhaltig zu optimieren.

Die Wirtschaft befindet sich im Wandel und mit ihr die Anforderungen an Industrie, Handel und kommunale Betriebe: Kürzere Beschaffungszyklen und kleinere Bestellmengen sind heute Alltagsgeschäft in vielen Unternehmen. Angesichts steigenden Wettbewerbs und zunehmenden Kostendrucks sind Mittelständler mehr denn je auf einen optimalen Umgang mit ihren Beständen angewiesen. Denn ein ganzheitlich umgesetztes Bestandsmanagement trägt maßgeblich zur Sicherung der Liquidität und zur Erhöhung der Rendite eines Unternehmens bei. Dennoch weist ein Großteil der deutschen mittelständischen Betriebe erhebliches Verbesserungspotenzial bei der Pflege seiner Bestände auf. Dies ergab eine Studie, die die Logistikberatung LOGO-TEAM im Jahr 2013 durchführte.

Der richtige Ansatz zählt
Wie baut man ein ganzheitliches Bestandsmanagement auf? Welche Aspekte sind dabei zu beachten und was wird häufig falsch gemacht? LOGO-TEAM kennt die Antworten auf diese Fragen ganz genau. Die Karlsruher Logistik- und Organisationsberater betreuen national und international agierende Kunden u. a. bei der Optimierung und Implementierung ihres Bestandsmanagements. Um dieses effizient aufzubauen und langfristig zu verankern, hat LOGO-TEAM ein Drei-Phasen-Modell entwickelt. Dieses umfasst und beschreibt alle Stufen der Implementierung des Bestandsmanagements – von der Erfassung und Bewertung der Ist-Situation über den Aufbau eines operativen Bestandsmanagements bis zur Integration eines wirksamen Bestandscontrollings. „Der Beginn eines jeden Änderungsprozesses erfordert eine klare Bestimmung der aktuellen Position“, erklärt Martin Stoll, Partner bei LOGO-TEAM. „Im Zuge der Optimierung des Bestandsmanagements ist deshalb eine mehrdimensionale Erfassung der Bestände gefordert.“ Diese werden in einem ersten Schritt nach verschiedenen Parametern und Merkmalen kategorisiert und klassifiziert. Auf diese Weise wird eine verlässliche Datengrundlage geschaffen, welche die Ist-Situation detailliert widerspiegelt. In einem zweiten Schritt erörtern die Berater im Rahmen einer SWOT-Analyse die organisatorische Einbindung des Bestandsmanagements ins Unternehmensgefüge. Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken werden dabei verglichen und gegeneinander abgewogen. Unternehmen erhalten durch diese ausführliche Darstellung eine objektive Einschätzung des Status quo. Vor- und Nachteile sowie erste Ansatzpunkte für Verbesserungen werden transparent gemacht. „Die Ist-Analyse ist die zwingende Voraussetzung für die Bestandsoptimierung“, erläutert Sebastian Zupanc, Berater bei LOGO-TEAM. „Durch die genaue Erfassung der Ausgangssituation können alle folgenden Schritte besser vorbereitet, abgestimmt und umgesetzt werden.“ Das gilt in besonderem Maße für die zweite Phase des LOGO-TEAM-Modells, den Aufbau eines operativen Bestandsmanagements. Sie widmet sich dem Umgang mit den Beständen verschiedener Kategorien. Bezugnehmend auf die Ergebnisse der vorangegangenen Analyse wird zunächst eine differenzierte Einteilung der Materialien vorgenommen. Darüber hinaus werden wichtige Materialstammdaten überprüft oder, falls nötig, neu erhoben. Die hierbei definierten Parameter, wie die Wiederbeschaffungskosten, die Wiederbeschaffungszeiten, die Lagerhaltungskosten und der Bedarfsforecast, bilden anschließend die Grundlage für die Zuweisung materialspezifischer Dispositionsarten. Dabei handelt es sich um eine wesentliche Grundlage sowohl für die Realisierung als auch für den späteren Erfolg eines ganzheitlichen Bestandsmanagements – erläutert Martin Stoll „Denn nur eine auf die Bedarfseigenschaften der Materialien und die speziellen Beschaffungswege (inklusive der dazugehörigen Lieferanten) zugeschnittene Dispositionspolitik ermöglicht langfristig ein optimales Wirtschaften.“ Angesichts der ökonomischen Relevanz empfiehlt der Logistikberater deshalb, im Zuge der Bestandsoptimierung ein Dispositionssystem zu integrieren, das im Sinne einer kostenoptimalen Güterbereitstellung mit einer verbrauchs-, plan- oder auftragsgesteuerten Disposition auf die jeweiligen Materialeigenschaften zugeschnitten ist. Aufgrund der teils gravierenden Veränderungen müssen dabei von Anfang an die zuständigen Mitarbeiter einbezogen werden, um den Erfolg der Dispositionspolitik sicherzustellen.

Weichen stellen für mehr Erfolg
Ein zentraler Aspekt auf dem Weg zu einem gut funktionierenden Bestandsmanagement ist laut LOGO-TEAM auch das Bestandscontrolling, Phase drei des Modells. Denn ein suboptimaler Umgang mit den Beständen – selbst in kleineren Unterabteilungen – wirkt sich negativ auf die Performance des gesamten Unternehmens aus. Das Bestandscontrolling darf darum nicht als isolierte Controllingdisziplin betrachtet werden, sondern erfordert eine Einbindung in das Unternehmenscontrolling. Neben Schnittstellen zwischen den Abteilungen Einkauf, Produktion, Verkauf, Produktmanagement/Marketing und Entwicklung/Konstruktion müssen diese u. a. auch zum Finanzcontrolling bestehen. Da oftmals Zielkonflikte zwischen den verschiedenen Abteilungen existieren, kann das interdisziplinäre Zusammenwirken dieser Fachabteilungen jedoch gerade zu Anfang Herausforderungen mit sich bringen. Unternehmen sollten deshalb für eine ausreichende Transparenz der Kostenstrukturen sorgen. Ein bewährtes Konzept, das die Bestandskostenverantwortlichkeiten ausdrückt, ist das Total-Cost-of-Ownership-Verfahren. Es erfasst alle Kostentreiber der Bestandshaltung und ordnet sie den einzelnen Kostenträgern zu. Durch die übersichtliche Auflistung lässt sich ein vollständiges Bild der Gesamtsituation entwerfen. „Die Integration des Controllings ins Unternehmensgefüge schließt den Vorgang der Bestandsoptimierung weitestgehend ab“, so Stoll. „Die Einführung eines individuell abgestimmten Controlling-Regelkreises stellt anschließend sicher, dass das implementierte System langfristig zum Unternehmenserfolg beiträgt.“

Fazit
Es zeigt sich: Der strategische Aufbau des Bestandsmanagements, die Einbindung der Mitarbeiter sowie die bewusste Umsetzung einzelner Maßnahmen sind entscheidend für den langfristigen Unternehmenserfolg. Der neue Leitfaden „Bestandsmanagement“ der Logistikberatung LOGO-TEAM veranschaulicht die einzelnen Phasen zur Optimierung der Bestandssituation. Interessenten erhalten die Möglichkeit, sich in kürzester Zeit einen Überblick über die anspruchsvolle Thematik zu verschaffen sowie ihr eigenes Bestandsmanagement zu evaluieren und zu verbessern. Die Praxishilfe ist unter erhältlich. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Studie „Bestandsmanagement“ aus dem Jahr 2013 unter ebenfalls kostenfrei anzufordern.