(openPR) Aachen, 16.09.11. In der heutigen Zeit erhalten die Begriffe „Schnelligkeit“ und „Übersichtlichkeit“ in der Arbeitswelt eine immer stärkere Bedeutung. Jeder erwartet eine schnelle und effiziente Bearbeitung von Aufträgen und Unterlagen. Bei der gewaltigen Dokumentenflut ist es kaum noch möglich diesen Anforderungen Stand zu halten.
Mit der professionellen Dokumentenverwaltung ecoDMS heißt es „Suchen war gestern“. Diese Software macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. ecoDMS ermöglicht eine langfristige und gesetzeskonforme Archivierung und Verwaltung papierbezogener und elektronischer Nachrichten und Dokumente.
Ob E-Mails, Verträge, Rechnungen, Angebote oder andere Dokumente, alles kann sicher archiviert und auf Knopfdruck sofort wiedergefunden werden. ecoDMS erleichtert die Verwaltungsarbeit in einem Unternehmen erheblich. Alle dokumentenbezogenen Vorgänge werden mit ecoDMS deutlich optimiert, so dass sich alle Mitarbeiter mehr auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können.
Der Funktionsumfang von ecoDMS umfasst alle wichtigen Details für eine professionelle Dokumentenverwaltung. Zu jedem Dokument können in nur wenigen Sekunden der entsprechende Ordner ausgewählt und eigene Informationen erfasst werden. Die dafür vorgesehenen Attribute kann jedes Unternehmen flexibel erstellen.
Werden Dokumente aus dem Archiv benötigt, können diese so einfach wie googeln über die ecoDMS-Software wiedergefunden werden. Der Benutzer gibt den entsprechenden Suchbegriff in das Suchfeld ein und schon wird das gewünschte Dokument angezeigt. Es sind also keine zeitaufwendigen Suchaktionen in Aktenordnern und Festplatten mehr nötig. Zusätzlich sind u.a. Suchabfragen innerhalb der erzeugten Ordnerstruktur und der hinterlegten Informationen (Metadaten) möglich.
Die Architektur der Software ist so aufgebaut, dass beliebig viele Anwender zugleich mit dem System arbeiten und auf die Dokumente zugreifen können. Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. Über die Statusfunktion kann den Bearbeitern außerdem mitgeteilt werden, was mit dem Dokument als nächstes zu tun ist oder ob es bereits fertig bearbeitet wurde. Auf diesem Wege entfallen lästige Kopierarbeiten und überflüssige Ausdrucke.
Über die E-Mail-Funktion können Dokumente ohne lästiges Zwischenspeichern schnell und einfach aus ecoDMS versendet werden. Die Namen der Anhänge kann der Benutzer vor dem Versenden bei Bedarf anpassen.
Das Versionierungs-Plugin ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments in ecoDMS. Jede neue Version wird mit einer hochgezählten Versionsnummer als neues Dokument archiviert und ist jederzeit wieder aufrufbar. So können Änderungen an einem Dokument dokumentiert und nachvollzogen werden. Über die Notizen-Funktion können außerdem ergänzende Informationen erfasst werden.
Die ecoDMS Standardsoftware wird im Internet für unschlagbare (ab) 29,90 € pro Benutzer angeboten. Mit günstigen Support Paketen erhalten die Benutzer bei Fragen oder Wünschen außerdem direkte Unterstützung und Beratung vom Hersteller.
Weitere Informationen rund um das Dokumenten Management System gibt es im Internet unter www.suchen-war-gestern.de.
