(openPR) Die Medienhaus Weber GmbH ist seit über 30 Jahren eines der größten regionalen Unternehmen in den Bereichen Außenwerbung, Großformatdruck, Beschriftungen, Displays, Präsentationssysteme, Messelösungen und Werbeanlagen.
Gerade Unternehmen in der Werbebranche haben einen hohen Aufwand an Papierdokumenten.
Angebote, Aufträge, Rechnungen, Projektdokumentationen, technische Unterlagen oder die komplexe Kommunikation mit Kunden sind nur einige Beispiele.
Das führt in der Regel zu Platzverlust für Dokumentenarchive und Dokumentenablagen. Zudem birgt ein großes analoges Papierdokumenten Archiv einen hohen Aufwand an Zeit als auch an Kosten für das Suchen nach Dokumenten und die Verwaltung des analogen Archivs.
Aus diesen und anderen Gründen hat das Medienhaus Weber sich Anfang 2010 dazu entschieden, intern ein Dokumenten Management System einzuführen. "Wir haben uns über zehn Softwarelösungen in einem Zeitraum von fast fünf Monaten angeschaut" - berichtet uns der Geschäftsführer Herr Andreas Weber. "Uns war ein System wichtig, welches sich zum einen in unsere bestehende Datenstruktur ohne größeren Aufwand integrieren lässt und zum anderen sowohl einfach zu bedienen ist als auch entsprechend skalieren lässt um mit unserem Unternehmen mitwachsen zu können."
Das Medienhaus Weber hat sich von über 10 Dokumenten Management Systemen für agorum core entschieden. Dieses System bietet im Gegensatz zu anderen am Markt bestehenden Systemen viele Vorteile:
-Das System lässt sich in die bestehende Datenstruktur einfach integrieren
-Die Bedienung für Benutzer ist sehr einfach durch das DMS Netzlaufwerk
-Anbindung an einem vorhandenen ADS oder LDAP für die Authentifikation
-Workflow Steuerung, Geschäftsprozesse Abbildungund und Automatisation
-Archivierung von Dokumenten und Emails
-Volltextsuche durch alle Dokumente dank der agorum core OCR
-Erstellen eigener Masken im Handumdrehen zum META Daten erfassen
-Integration in andere Systeme wie Outlook, Joomla, Typo3, SugarCRM
-basiert auf neuster Technologie und kann online verwendet werden
-Dank Webclient auf mobilen Geräten in allen Standard-Browsern nutzbar
Das Medienhaus Weber entschied sich im dritten Quartal 2010 für die Dokumenten Management Lösung agorum core. Die Einführung wurde in mehreren Etappen durchgeführt. Als erstes Ziel sollte das bestehende Kundenmappen Archiv digitalisiert werden. In diesem Archiv befanden sich alle Papierdokumente zu Kundenprojekten. Die Installation, Einbindung und Grundkonfiguration in die bestehende Datenstruktur erfolgte innerhalb von nur zwei Tagen. Die ersten Archivmappen konnten bereits nach nur fünf Tagen von den Mitarbeitern digitalisiert werden.
Seit der Einführung des DMS konnten viele weitere hausinterne Prozesse der Medienhaus Weber GmbH optimiert, automatisiert und im Allgemeinen um ein wesentliches vereinfacht werden.
Herr Andreas Weber berichtet über ein kleines Beispiel:
"Heute scannen wir den gesamten eingehenden Posteingang innerhalb von Sekunden ein und agorum identifiziert, um welche Dokumententyp es sich handelt. Danach verteilt das DMS automatisch die Dokumente in die richtigen Dateiordner auf unserem Netzlaufwerk, informiert Benutzer über neu vorliegende Dokumente und legt prüfungsrelevante Dokumente wie Eingangsrechnung automatisch dem richtigen Prüfer in der richten Abteilung zur Freigabe an die Buchhaltung vor. Unsere Buchhaltung erhält nach der Freigabe ebenfalls von agorum das Dokument. Dort wird es digital gestempelt und entsprechend in der Buchhaltung erfasst. Zu guter Letzt legt unser agorum Workflow buchhaltungsrelevante Daten in Kopie abermals in die entsprechenden Serververzeichnisse ab und benennt die Dokumente entsprechend um. So können wir Dokumente automatisiert behandeln, im Dateisystem des Servers entsprechend einheitlich nach Dokumenten suchen oder über die integrierte agorum Suche Dokumente sowohl über deren Inhalten als auch nach hinterlegten Meta-Daten aus dem Workflow innerhalb von Sekunden finden. Eine echt runde Sache."
Wir danken dem Medienhaus Weber für das Vertrauen in unser Unternehmen, unseren Leistungen und Produkten und freuen uns auf eine weiterhin so gute Zusammenarbeit.
Überzeugen auch Sie sich von agorum core. Wir stehen Ihnen gerne als kompetenter Ansprechpartner zur Seite.
