event-it-store präsentiert Ergebnisse einer bundesweiten Studie

(openPR) Effizienz, Prozessoptimierung und Wirtschaftlichkeit sind die Kernthemen für das Event-Management der Zukunft

Die Bedeutung von Livekommunikation mit emotionalen Erlebnissen für die Zielgruppen nimmt im Marketing-Mix der Unternehmen immer noch zu – im Mittelstand ebenso wie in internationalen Konzernen. Marketingentscheider setzen dabei auf die Kraft und nachhaltige Wirkung persönlicher Kontakte im Rahmen von Events. Tendenz: deutlich steigend.

Allerdings erhöht sich nicht nur die Anzahl der Eventprojekte, sondern vor allem auch die Erwartungshaltung der internen Auftraggeber einer Veranstaltung. Diese Entwicklung stellt die Event-Verantwortlichen vor neue Herausforderungen, denn diesen gestiegenen Anforderungen stehen knappe Ressourcen, kurzfristigere Planungen, stagnierende Budgets sowie die Forderung nach mehr Produktivität und Wirtschaftlichkeit gegenüber. Die meist kleinen Event-Abteilungen der Unternehmen bekommen dies deutlich zu spüren und stehen vor neuen inhaltlichen und organisatorischen Herausforderungen.

Wie eine gerade veröffentlichte Umfrage der Hochschule für angewandte Wissenschaften München aufzeigt, stehen für die Eventmanager in den Unternehmen heute nicht mehr die Themen Agentur und Kreativität im Fokus, sondern die Notwendigkeit, eine steigende Anzahl immer komplexer werdender Eventprojekte effizient und in höchster Qualität umzusetzen. Die dazu notwendigen und heute meist noch fehlenden Prozesse schaffen Nachfrage nach effizienten Lösungen für ein ganzheitliches Projektmanagement und sorgen dafür, dass sich neue Dienstleistungen und Spezialisten im Markt etablieren.

Die Umfrage entstand in der Fakultät für Tourismus im Auftrag von event-IT-store GmbH aus München – einem Anbieter von Software und Cloud-basierten Lösungen für die professionelle Planung und das Management von Veranstaltungen. Bundesweit wurden rund 60 Eventmarketing-Verantwortliche zu aktuellen Entwicklungen, Potenzialen und Risiken in ihrem Bereich befragt. Die Ergebnisse dieser Interviews legen zehn Themen-/Potenzialbereiche offen, die das Eventmarketing und die Arbeit der Verantwortlichen nachhaltig verändern werden.

Zehn Potenzialbereiche – die Ergebnisse der Umfrage

Themen-/Potenzialbereich 1: Inhouse-Konzepte dominieren

68 % der Unternehmen setzen heute umfassende Ressourcen ein, um Ideen und Kreativkonzepte für Veranstaltungen komplett inhouse zu erstellen. Nur 9 % der Entwürfe werden vollständig von Agenturen entwickelt. Und das, obwohl man bei der Agenturauswahl hohen Wert auf kreative Kompetenzen legt (mit 14 % zweitwichtigstes Entscheidungskriterium).

Themen-/Potenzialbereich 2: Auch Umsetzung läuft häufig inhouse

33 % der Eventkonzepte werden nach Freigabe komplett ohne Agentur im Unternehmen umgesetzt, 96 % unter erheblicher Mitarbeit der Inhouse-Abteilungen. Nur 4 % werden vollständig von externen Partnern realisiert. Projekt- und Prozesshoheit liegen dabei in der Regel beim Unternehmen.

Themen-/Potenzialbereich 3: Knappe Ressourcen trotz wachsender Auslastung

58 % aller Eventabteilungen haben nur maximal fünf Mitarbeiter und leiden unter einer angespannten Ressourcenlage. Trotz wachsender Auslastung und zunehmender Komplexität der Projekte erwarten die Verantwortlichen hier in nächster Zeit keine signifikante Veränderung. Diese Problematik schlägt sich in vielen Unternehmen spürbar nieder – in der Effektivität und Wirtschaftlichkeit der Projekte, ihrer Umsetzungsqualität, aber auch in der Motivation der betroffenen Mitarbeiter.

Themen-/Potenzialbereich 4: Immer mehr Events

73 % der Unternehmen realisieren aktuell mehr als 20 Events für Kunden, potenzielle Neukunden, Vertriebspartner und Mitarbeiter pro Jahr. Die Verantwortlichen erwarten hier für die kommenden Jahre eine deutliche Steigerung und versuchen, die fehlenden Ressourcen über eine Erhöhung der Effizienz und optimierte Prozesse zu erreichen.

Themen-/Potenzialbereich 5: Anforderungen an Events steigen weiter

Höher, schneller, weiter – immer spektakulärer. Die Begeisterung für Events steigert zugleich die Erwartungshaltung bezüglich Einmaligkeit, Umsetzungsqualität und Wirkung. Das erhöht den Druck auf interne Ressourcen, Strukturen und Verantwortliche signifikant und lässt Projekte immer komplexer werden – auch weil immer mehr externe Schnittstellen mit eingebunden werden müssen. 20 % der Befragten sehen darin die größte Herausforderung.

Themen-/Potenzialbereich 6: Stagnierende Budgets

Die Befragten rechnen damit, dass sie steigende Anforderungen mit unveränderten (50 %) oder sogar reduzierten (20 %) Budgets gerecht werden müssen. Nur 30 % der Verantwortlichen erwarten in naher Zukunft steigende Budgets. Grundsätzlich dominiert der Denkansatz: „Alle wollen immer spektakulärere Konzepte, aber keiner will dafür mehr bezahlen“. Die aktuell vorherrschende Tendenz zur Senkung der Fremdkosten durch Steigerung des „Inhouse-Anteils“ gefährdet zudem die Qualität.

Themen-/Potenzialbereich 7: Kosten-/Nutzenoptimierung als Thema Nr. 1

25 % aller Antworten bezeichnen die Notwendigkeit einer konsequenten Kosten-/Nutzenoptimierung als größte Herausforderung für die Zukunft des Event-Marketings. Zeit-, Ressourcen- und Budgetdruck lassen sich nicht nur durch mehr Qualität, sondern vor allem durch höhere Effizienz, Produktivität und Wirtschaftlichkeit ausgleichen.

Themen-/Potenzialbereich 8: Prozessoptimierung als Lösung

Der Schlüssel für effizientere, stabilere und wirtschaftlichere Betriebsabläufe heißt Prozessoptimierung. Dennoch: Nur 19 % aller Unternehmen arbeiten bereits heute an Lösungen zur Optimierung ihrer Prozesse.

Themen-/Potenzialbereich 9: Fehlende Beratungspartner

Da die Prozessqualität bei der Auswahl der Eventagenturen aktuell nur eine untergeordnete Rolle (mit 5 % Rang 9) spielt, wird sie bei der Projektvergabe nicht thematisiert. Und das, obwohl Agenturen in der Regel wesentlich prozessorientierter arbeiten als Fachabteilungen in Unternehmen. Auf Prozesse spezialisierte Beratungspartner beziehungsweise Produktlösungen werden von den Unternehmen noch nicht recherchiert und sind noch nicht im Bewusstsein verankert.

Themen-/Potenzialbereich 10: Noch komplexer durch Social Media

Durch die zunehmende Bedeutung und das immense Potenzial von sozialen Netzwerken werden steigende Erwartungen an Events noch vielschichtiger. 10 % der Verantwortlichen sehen darin sogar schon die wichtigste Herausforderung für das Eventmarketing der Zukunft (= Rang 5).

Lösungssuche bindet Ressourcen

Wie die Gespräche mit den Verantwortlichen zeigen, stellt ein prozessoptimiertes Eventmarketing die größte Herausforderung der Zukunft dar. Nur diejenigen Unternehmen, die in der Lage sind, ihr Veranstaltungsmanagement stabiler, wirtschaftlicher und effizienter zu gestalten, werden den höchstmöglichen Kosten-/Nutzenfaktor erzielen können.

In Zeiten von Budgetkürzungen und knapper werdenden Ressourcen sind Unternehmen nicht in der Lage, wirkungsvolle Lösungen zur Optimierung der Wirtschaftlichkeit ihres Eventmarketings inhouse zu entwickeln. Hier sind externe Spezialisten mit professionellen und praxisgerechten Beratungs- und Serviceleistungen sowie passenden Softwarelösungen gefragt, die sich künftig als strategische Partner für alle prozessorientierten Fragestellungen rund um das Event-Management etablieren.

Nur so ist gewährleistet, dass Unternehmen langfristig den stetig steigenden Qualitätsanforderungen an Marketingkonzepte gerecht werden und ihr gesamtes Leistungsvermögen auf die Entwicklung von anspruchsvollen Kreativkonzepten konzentrieren.