(openPR) Kunde und Einsatzbereich
Der DVS - Deutscher Verband für Schweißen und verwandte Verfahren e.V. ist ein technisch-wissenschaftlicher gemeinnütziger Verband mit 81 Bezirksverbänden, 14 Landesverbänden und ca. 350 Bildungseinrichtungen. Er arbeitet mit mehr als 2.000 Fachleuten in ca. 200 fachlich ausgerichteten Arbeitsgremien zusammen und bildet jährlich über 150.000 Personen nach einheitlichen Richtlinien aus.
Die DVS Media GmbH, Tochter des DVS – Deutscher Verband für Schweißen und verwandte Verfahren e.V., publiziert Bücher und Zeitschriften rund um das Thema Fügen, Trennen und Beschichten. Ihr Verlagsprogramm beinhaltet neben Fachbüchern und Fachzeitschriften auch Software, Videos und DVDs, Lehrmedien und ein aus Merkblättern bestehendes DVS-Regelwerk.
Aufgabe
In der ersten von drei geplanten Projektphasen war es die Aufgabe der SiteFusion GmbH ein zentrales System zur Planung, Erstellung, Verwaltung und Publizierung von Inhalten des Unternehmensbereichs „Lehrunterlagen“ des Verlags zu implementieren. Dabei wurde besonderer Wert auf die komplette Wertschöpfungskette, angefangen vom Autor, über das Lektorat und die Redaktion, bis hin zum fertigen Produkt, gelegt.
Anforderungen
Neben der Konsolidierung der bis dato unterschiedlichen Vorgehensweisen der Content-Erstellung zu einer einheitlichen, hatte die DVS Media GmbH folgende Anforderungen an das neue System:
- Durchgängige Einbindung der Autoren in den Content-Lieferungs-Prozess
- Zentrale Aktualisierung der Inhalte
- Kürzere Erstellungszeiten des Contents
- Kürzere Erstellungszeiten der Produktion durch hohen Automatisierungsgrad
- Druckvorstufen-Verarbeitung in einheitlichem Format
- Mehrfachverwendung von Media Assets
Die Umsetzung
Zunächst wurde der grundlegende Umfang des Gesamtprojekts in einem Scope Dokument festgelegt. Bereits in dieser frühen Phase konnten die Berater der SiteFusion GmbH ihr spezielles Know-How im Verlagsumfeld einfließen lassen. Im zweiten Schritt wurde für die Phase 1 des Gesamtprojekts ein technisches Pflichtenheft erstellt, welches den konkreten Funktionsumfang dokumentierte. Auf Grund der detaillierten Definition konnte die Umsetzung der einzelnen Module im weiteren Verlauf reibungslos vonstattengehen.
Dem Verlag ist es somit ab sofort möglich, sämtliche Dokumente in validem XML abzulegen und zu verwalten. Die Erfassung durch die Autoren und Redakteure geschieht dabei direkt im SiteFusion XML-Editor. Die Dokumente können unter anderem mit Bildern aber auch mit sehr komplexen Formeln angereichert werden. Der dabei im Einsatz befindliche Formel-Editor legt diese im LaTeX-Format ab, wodurch ein nachträgliches Bearbeiten zentral sowie einfach und komfortabel möglich ist. Zur Unterstützung der Prozesse nutzt die DVS Media GmbH das SiteFusion Workflow-Modul, über welches sämtliche Abteilungen im Erstellungs- und Publizierungsprozess eingebunden werden können. Im Workflow-Baum werden unkompliziert neue Workflow-Knoten angelegt, über drag&drop können die Inhalte den jeweiligen Stationen inklusive Anweisungen und Terminvorgaben zugewiesen werden.
Neben der Erstellung und Verwaltung der Inhalte wird auch die Produktion der Print-Lehrmittel direkt in SiteFusion vorgenommen. In der Multi Channel Publishing Plattform können neue Ausgaben inklusive den einzelnen Kapiteln angelegt werden, die Publizierung geschieht bedienerfreundlich über drag&drop. Die weitgehend automatisierte Produktion der fertigen Unterlagen übernimmt der Indesign-Server, der von SiteFusion im Hintergrund über Webservice-Schnittstellen angesteuert wird. Je nach Ausgabetemplate fließt der Inhalt an die richtige Position, eine nachträgliche Bearbeitung des Layouts ist ohne weiteres möglich. Die Auswahl sowie die Konfiguration der Indesign-Layout-Templates werden vom Verlag ebenfalls zentral in SiteFusion vorgenommen.
Parallel zur Ausgabe der Lehrunterlagen in Print kann der Verlag die Inhalte zudem in Microsoft Powerpoint Vorlagen einfließen lassen, um den Dozenten geeignete Instrumente für den jeweiligen Lehrgang an die Hand zu geben.
Eine weitere Besonderheit bildet die im Projekt realisierte Normen-Datenbank: in dieser können beispielsweise DIN oder ISO Normen aus dem Schweißfachbereich inklusive ihrer Attribute zentral gepflegt und den jeweiligen Dokumenten, in denen sie Anwendung finden, zugeordnet werden. Auf diese Weise können Autoren im Falle einer Normen-Änderung sehr schnell die entsprechenden Fundstellen finden und anpassen.
Während die Lehrunterlagen aktuell bereits über SiteFusion produziert werden, laufen die Planungen für die Phasen 2 und 3 des umfangreichen Gesamtprojekts bereits an: neben den klassischen Print-Medien hat der Verlag in Zukunft auch die digitalen Kanäle verstärkt im Fokus. Mit SiteFusion ist die perfekte Basis nun vorhanden.
Services
Während die komplette Administration des Systems von DVS selbst vorgenommen wird, kümmern sich die Experten der SiteFusion GmbH um den klassischen Support der Anwender. Parallel dazu werden in der SiteFusion Produktentwicklung laufend Updates erstellt und ausgeliefert, so dass maximale Zukunftssicherheit des Gesamtsystems gegeben ist.
"Selten habe ich ein so gutes Projektmanagement bei einem Softwareprojekt erlebt. Wöchentliche Statusmails waren ebenso selbstverständlich wie schnelle und unbürokratische Lösungen bei kleineren Problemchen im Projekt."
Paul R. Hoene, Prokurist
DVS Media GmbH
