(openPR) Verarbeitung von Eingangsrechnungen in SAP® R/3®
Hannover, 02.08.2005 - Die CAS AG präsentiert auf dem daa-Stand (Halle 1, Stand 1620) zur diesjährigen DMS EXPO mit 100%Invoice ihre Lösung für die vollautomatische Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP.
Highlights sind die selbstlernende Freiformerkennung und ein SAP Genehmigungsworkflow im Web. Die kreditorische Buchung von Lieferantenrechnungen wird dadurch erheblich beschleunigt. Gezeigt wird die Software im Zusammenspiel mit dem Dokumenten-Management- und Archivierungssystem scanview® der daa Systemhaus AG.
Die DMS EXPO ist Europas Leitmesse für elektronisches Informations- und Dokumenten-Management und findet dieses Jahr noch einmal vom 27. bis 29. September in Essen statt.
Viele Unternehmen investieren nach wie vor viel Zeit in die Rechnungsprüfung und die kreditorische Buchung der Lieferantenrechnungen. Durch eine automatisierte Lösung wie 100%Invoice für SAP R/3 der CAS AG lassen sich jedoch erhebliche Aufwands- und Zeitersparnisse erzielen. Die durchgängige Lösung ermöglicht eine nahezu 100%ig automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung in SAP. Dabei ist die Weiterverarbeitung unabhängig von der Eingangsart der Rechnung. Papierbelege werden per Freiformerkennung ausgelesen und entsprechenden Bestellinformationen zugeordnet. EDI-Belege werden direkt nach dem Eingang in den Genehmigungsworkflow geleitet.
Freiformerkennung
Eingehende Rechnungen unterschiedlichster Formate werden über das Archiv-system scanview® gescannt und der Freiformerkennung zugeführt. Hier findet eine automatische Analyse und Interpretation statt, wobei sich die Erkennungsrate durch automatische Lernverfahren des Systems kontinuierlich erhöht. Die Tabellenanalyse ermöglicht den Abgleich der Einzelpositionen der Rechnungen mit den Bestelldaten. Je nach Customizing und Interpretationsgrad kann nun die interpretierte Rechnung im Hintergrund in SAP verbucht oder im SAP R/3 Workflow an die Buchhaltung zur Nachbearbeitung überstellt werden.
Genehmigungsworkflow
Die Weiterverarbeitung mit dem Genehmigungsworkflow KREflow erfolgt unabhängig von der Rechungseingangsart (Beleg oder EDI). Die Genehmiger-Ermittlung wird anhand im Customizing hinterlegter Kontierungsmerkmale, wie z.B. Betragsgrenzen, Buchungskreis-, Kostenstellen- und Profitcenterzuordnung, angestoßen oder bei nicht bestellbezogenen Rechnungen oder Preis- oder Men-gendifferenzen direkt gestartet. Dabei sind Freigaben auch nach dem Vier-Augen-Prinzip möglich. Neben der normalen Workflow-Benachrichtigung über den SAP-Postkorb können beliebige Mailsysteme zur Genehmigung angesteuert werden.
Der Genehmiger/Bearbeiter erhält eine Mail mit einem Link zur Genehmigungs-transaktion und dem Original-Beleg.
Der Bearbeiter kann sich per PIN im Internet für den Genehmigungsprozess au-thentifizieren und hat so die Möglichkeit, Rechnungen zu genehmigen, abzulehnen, eine Änderung zu beantragen oder eine sachliche Prüfung zu veranlassen. Der zuständige Sachbearbeiter in der Buchhaltung erhält daraufhin das Workitem mit der entsprechenden Folgeverarbeitung. Nach der Verbuchung des genehmigten Belegs wird zusätzlich das Workflow-Protokoll als PDF archiviert und mit der Rechnung in SAP R/3 verknüpft. Die SAP Beleginformationen werden dann automatisch zu scanview® übertragen. Mittels des Beziehungswissens lassen sich so komplette Vorgangsakten im Dokumenten-Management- und Archivsystem scanview® recherchieren.
Nutzen
Der nahezu 100%ige Automatisierungsgrad der Verarbeitung von Eingangsrech-nungen erzielt hohe Einsparungspotenziale bei den Verbuchungszeiten. Ein weiterer Vorteil sind eindeutige Genehmiger- und Vertreterregelungen sowie die transparente Rechnungsverfolgung und Prozesskontrolle. Außerdem lassen sich beträchtliche Kosteneinsparungen durch Einhaltung der Skontofristen erzielen. Die Integration mit SAP R/3 und scanview® ermöglicht die rasche Wiederauffindbarkeit der Belege.
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CAS Concepts and Solutions AG
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Über die daa Systemhaus AG
Die daa Systemhaus AG, gegründet 1989, versteht sich als Full-Service Provider im Bereich elektronische Archivierung sowie Dokumenten-, Content- und Prozessmanagement. Auf Basis der Softwarelösung scanview® adressiert das Unternehmen branchenunabhängig Unternehmen des gehobenen Mittelstand sowie Großunternehmen. Darüber hinaus unterstützt die daa ihre Kunden mit umfassenden Consulting-Dienstleistungen rund um Verfahrensdokumentation, Prozessoptimierung, Audits, GDPdU, Mitarbeiter-, Qualitäts- und Wissensmanagement. Dazu zählen weitreichende technische und betriebswirtschaftliche Analysen, Beratung und Planung, individuelle Software-Anpassungen sowie Trainings- und Serviceleistungen.
Der Firmensitz der daa Systemhaus AG befindet sich mit dem Entwicklungszentrum in Baden-Baden. Die Projektleitung sowie die zentrale Verwaltung ist in München-Ismaning angesiedelt. Vertriebliche Aktivitäten werden über die Standorte München und Nürnberg abgewickelt. Mit Gründung von CompetenceCentern in Nürnberg, Frankfurt, Bremen, Wien und Mailand sowie zahlreiche internationale Partnerschaften bietet das Unternehmen kompetenten globalen Service vor Ort. Zertifizierungen und strategische Partnerschaften mit Unternehmen wie SAP, Oracle, Microsoft, EMC², Dicom, Varial etc. unterstreichen die Kompetenz der daa Systemhaus AG als innovativen Software-Partner.
Über scanview®
scanview® ist eine branchenunabhängige und modular aufgebaute Softwarelösung, die die Bereiche Capturing, elektronische Archivierung, Enterprise Document Management, Workflow sowie Prozess- und Outputmanagement vollständig abdeckt. Das frei skalierbare Produkt basiert auf standardisierten Techniken und ist durch seine offene Architektur in vorhandene IT-Strukturen nahtlos integrierbar. Um Kunden bei ihrer Prozessoptimierung zu unterstützen, bietet daa vorkonfigurierte Lösungen, die die häufigsten Prozesse in Unternehmen abdecken. Dazu zählen unter anderem Lösungen für SAP-Kreditoren, Supply Chain Management, Printmanagement, ScanDienstleistungen, Wissensmanagement und Capturing-Lösungen. Zahlreiche Produkte im Bereich CAD/PDM/CRM-Lösungen, Portal/Web-Content/ASP, Lifecycle-Management, ERP und E-Mail-Archivierung runden das Profil ab.
Auf Grundlage ihrer Basis-Technologie hat die daa verschiedene branchenspezifische Lösungen, zum Beispiel für Logistikdienstleister, Bau- und Industrieunternehmen, Rechtsanwälte/Wirtschaftsprüfer/Unternehmensberater, Krankenhäuser und Handelsunternehmen entwickelt, in die langjährige Projekterfahrungen und innovative Lösungen eingeflossen sind.
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