PROXESS von Akzentum: Flaschenhals bei manueller Postbearbeitung abschaffen

(openPR) Während die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung in vielen Unternehmen bereits Standard ist, wird immer noch viel zu viel Zeit und Geld in die manuelle Bearbeitung der übrigen Eingangspost investiert. Das muss nicht sein! „PROXESS Xtract Post“ des Softwareherstellers Akzentum überprüft, extrahiert und klassifiziert vollautomatisch die Eingangspost und leitet die erkannten Informationen bedarfsgerecht in den Workflow des Unternehmens.

Ein Schwätzchen hier, ein Zigarettchen dort ... die Zeiten, als die Post noch per Wägelchen über die Firmenflure transportiert und verteilt wurde, sind vorbei. Doch eingehende Briefpost, E-Mails, elektronische und Papier-Faxe werden auch heutzutage in vielen Unternehmen immer noch manuell gesichtet und ausgegeben. Das kostet Personal, Geld und Zeit; ganz abgesehen davon, dass viele Dokumente bzw. Aufträge oftmals schnell bearbeitet werden müssten.

Lutz Krocker, Leiter Projektmanagement PROXESS bei Akzentum: „Softwarelösungen zur Posteingangsbearbeitung gibt es viele im Marktumfeld. Bei der vollautomatischen, intelligenten Extraktion und Klassifikation der Dokumente über die gezielte digitale Verteilung der Informationen bis hin zur übersichtlichen und zukunftsfähigen Archivierung der Daten trennt sich dann jedoch schnell die Spreu vom Weizen. ’PROXESS Xtract Post’ hingegen schafft durch seine umfassende Funktionalität und Flexibilität den zeit- und personalintensiven Flaschenhals der manuellen Posteingangsbearbeitung in Unternehmen ab.“

Flexibles System arbeitet vollautomatisch per „Dunkelverarbeitung“

„Dunkelverarbeitung“ bedeutet, dass eingehende Dokumente vollautomatisch erkannt, geprüft, weitergeleitet und bearbeitet werden. Im Idealfall muss der Anwender bis hin zur revisionssicheren Archivierung des Dokuments nicht einmal aktiv werden. Das wissensbasierte und selbstlernende System klassifiziert per Freiform-Analysemethoden und formularbasierten Techniken die relevanten Daten für jede Dokumentenklasse und gleicht die gewonnenen Informationen mit Datenbanken ab. Bei Bedarf führt das System zusätzliche mathematische und logische Prüfungen durch und integriert die Informationen dann bedarfsgerecht in die jeweiligen Geschäftsprozesse Archive, Datenbanken, oder Workflowsysteme. Lutz Krocker: „Durch diese vollautomatische, so genannte ’Dunkelverarbeitung’, ist ein lückenloser Datenfluss und eine Prozessoptimierung von Anfang an gewährleistet.“ Mit „PROXESS Xtract Post“ kann der gesamte Posteingang automatisiert verarbeitet werden.

Offene Schnittstellenstandards

Projektspezifische individuelle Lösungen sind mit „PROXESS Xtract Post“ problemlos realisierbar. So werden beispielsweise unterschiedliche E-Mail- und Scanapplikationen über Standards integriert. Zudem werden Standarddateiformate wie TIF, PDF, XML verwendet, die sich auch für langfristige Archivierung eignen. Zur Integration in weiterführende ERP-Systeme bestehen offene Schnittstellenstandards. Parallel und automatisch werden die Dokumente an das PROXESS Archivsystem übergeben. Lutz Krocker: „Softwarestandards und individuelle Kundenwünsche lassen sich so hervorragend miteinander verbinden. Denn gerade das offene Konzept von ’PROXESS Xtract Post’ stellt die Voraussetzung für eine optimale Integration in bestehende IT-Infrastrukturen dar.“


PROXESS Xtract Post bietet dem Anwender:

• Presorting-Funktion für einzelne Unternehmensbereiche
• Wissensbasierte Informationsextration aus beliebigen Dokumentbereichen
• Selbstständig lernendes System
• Intelligente Klassifizierung der Dokumente
• Hocheffizienter Datenbankabgleich
• Plausibilitätsprüfungen zur Verbesserung der Datenqualität
• Unterstützung einer Dunkelverarbeitung
• Mandantenfähig
• Automatische Verteilung der Informationen
• Standardschnittstellen zu bestehender IT-Struktur
• Individuelle kundenspezifische Lösungen