(openPR) Mit PROXESS® Prozesse optimieren und Kosten sparen:
Effektives Dokumenten-Management-System für den Mittelstand
Um Prozesse in Unternehmen effektiv zu beschleunigen, ist ein schneller, transparenter und zugleich sicherer Zugriff auf vorgangsbezogene Dokumente unverzichtbar. Das Dokumenten-Management-System (DMS) PROXESS® der Akzentum GmbH aus Rengsdorf im Westerwald ist der Schlüssel, mit dem mittelständische Unternehmen erhebliche Optimierungspotenziale in ihren Büroabläufen erschließen können. Denn so facettenreich wie die Einsatzgebiete, etwa in der Möbelhandelsbranche, in der Konsumgüterindustrie oder in der kommunalen Verwaltung sind, so individuell lässt sich PROXESS® modular an kundenspezifische Anforderungen haargenau anpassen. So schafft PROXESS® Ordnung und ermöglicht einen kompletten, transparenten Überblick in Echtzeit über die spezifischen Unternehmensabläufe. Das spart deutlich Zeit und Kosten.
Seit 2001 steht der Name Akzentum für praxisgerechte Software, die entscheidende Akzente setzt, mittelständischen Unternehmen den Weg zum papierlosen Büro schnell und problemlos zu ermöglichen, die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen und Kosten zu senken. Dazu entwickelt und vertreibt der innovative Softwarehersteller das Dokumenten-Management-System PROXESS®
PROXESS® ist das geeignete Instrument, Unternehmen für die virtuelle Zukunft in Richtung papierloses Büro zu rüsten: Papiergebundene Informationen werden gescannt, an ein Archivsystem übergeben und gemeinsam mit den bereits elektronisch vorhandenen Dokumenten vorgangsbezogen abgelegt, beziehungsweise revisionssicher archiviert. Die Recherche nach Belegen wie Lieferscheinen, Rechnungen, Kassenbüchern, Journalen oder Lohndokumenten funktioniert dann per Mausklick. Ob revisionssicher archivierte E-Mails, Officedokumente oder Eingangsrechnungen – Bruchteile von Sekunden später hat der Anwender die gewünschte Information auf dem Bildschirm. So gehören etwa das Drucken von Mehrfachkopien, das zeitaufwändige Vorsortieren und Ablegen oder die Suche nach Papierbelegen mit PROXESS® der Vergangenheit an.
Akzentum-Geschäftsführer Christian zur Hausen und Heinz Pretz: „Bedenkt man, dass sich die Ablagekosten pro Dokument bei 30 Cent bis zu einem Euro bewegen und Recherchekosten pro Beleg bzw. Vorgang zwischen 35 Cent und 20 Euro liegen und ein Durchschnittsmanager im Schnitt 4 Wochen pro Jahr damit verbringt, auf Dokumente zu warten, dann ist die hohe Nachfrage von Interessenten aus dem Mittelstand nach PROXESS® verständlich.“
Leistungsfähige Module
kundenspezifisch angepasst
PROXESS® ist modular aufgebaut und lässt sich zielgenau auf die Anforderungen des Kunden und dessen Workflow hin maßschneidern. Ein Beispiel für die Leistungsfähigkeit des innovativen Systems ist die Beleglesung PROXESS® Xtract® zur automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung. Das PROXESS®-Modul wird einfach an die Finanzbuchhaltungs- und ERP-Systeme angebunden. Nach dem Einscannen der Rechnungen liest PROXESS® Xtract® alle relevanten Rechnungsdaten aus und übergibt diese an die angeschlossene Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung Die Vorteile: Geringerer Aufwand, weniger Papier, schnellerer Rechnungsumlauf sowie jederzeit unmittelbare Transparenz zum Rechnungsstatus. So werden Rechnungen schneller bezahlt, und Skonti, die sonst oftmals verpasst würden, sind zu 100 Prozent ausnutzbar.
Christan zur Hausen: „Wenn die PROXESS® Produkte die Kontrolle über die Geschäftsprozesse übernehmen, steigert der Anwender die Effektivität des Unternehmens nachhaltig.“ So etwa mit PROXESS® Documents. Das leistungsfähige PROXESS Modul eignet sich hervorragend, um Geschäftsprozesse wie etwa digitale Postbearbeitung, Rechnungsprüfung, Vertragsverwaltung oder die Supportabwicklung zu automatisieren. Mit dem webbasierten System werden Prozesse beschleunigt, automatisiert, und jeder Vorgang bleibt für alle autorisierten Mitarbeiter stets transparent und nachvollziehbar. So fassen etwa digitale Mappen alle Daten eines Vorgangs übersichtlich zusammen. Dabei passt sich PROXESS® mit frei definierbaren Workflow-Szenarien dem Unternehmen optimal an.
Das Plus an Integrationsfähigkeit
PROXESS® ist ein kleines „Integrationswunder“ und fügt sich problemlos in nahezu alle Serverplattformen und Systemumgebungen wie beispielsweise Fibu-, E-Mail- oder ERP-Systeme nahtlos ein. Ob client- oder webbasiert – die Recherche ist schnell und komfortabel. Intelligentes Barcodescannen und OCR-Funktionen sorgen für eine saubere Datenerfassung. Dabei finden sich Dokumente per Volltextsuche oder rein vorgangsbezogen wieder. So kann der Mitarbeiter auf Kundenanfragen wesentlich schneller reagieren und die Servicequalität erheblich steigern.
Ein wesentlicher Vorteil von PROXESS® ist die Flexibilität, problemlos an aktuelle und künftige Markt- und Kundenanforderungen angepasst werden zu können. So haben die Akzentum-Spezialisten ständig den Puls am Markt, was sich in innovativen PROXESS Erweiterungen niederschlägt. So etwa PROXESS® 5 mit neuem Rechtesystem für absolut sicheren Schutz vor unautorisierten Zugriff auf vertrauliche Dokumente von innen und außen. Oder die neue Management Konsole zur einheitlichen Administration, die vereinfachte Indexierung von Desktop-Dokumenten (PROXESS® Index Miner), dem Drucken und Archivieren in einem Arbeitsgang (PROXESS® Printer Link), die kontextbezogene Ad-hoc-Recherche in PROXESS®-Dokumenten (PROXESS® Ad-hoc-Recherche) oder die Anbindung an Microsoft Dynamics NAV oder Dynamics AX.
Heinz Pretz: „Mit PROXESS® stellt Akzentum ein ausgereiftes, leistungsfähiges und mittelstandsgerechtes DM-System bereit, das sich innerhalb von 12 bis 18 Monaten amortisiert. Durch schnellere Ablage und Recherche verkürzen sich Prozesse um bis zu 40 Prozent, Archivflächen werden um bis zu 80 Prozent reduziert, die Durchlaufzeiten minimieren sich bis zu 90 Prozent und Routinearbeiten um bis zu 40 Prozent. Unterm Strich lassen sich Produktivitätssteigerungen im deutlich zweistelligen Bereich realisieren.“
