(openPR) Papier ade – Endlich Zeit für strategische Personalaufgaben
Gut, sicher, günstig: Softwarelösung „PROXESS Digitales Personalarchiv“
Lebenslauf, Bewerbungen, Verdienst- und Reisekostenabrechnungen, Abmahnungen und, und, und – im Bereich Human Resources fallen riesige Mengen sensibler Daten und Belege an, die in vielen Unternehmen durch papierbasierte Ablagesysteme nicht mehr sicher und wirtschaftlich verarbeitet bzw. genutzt werden können. Ein elektronisches Personalarchiv schafft auf einen Schlag Abhilfe. Die Softwarelösung „PROXESS Digitales Personalarchiv“ der Akzentum GmbH zeigt, dass absolut sicheres und leistungsfähiges Dokumentenmanagement im Bereich Human Resources keine Hexerei ist und mit einem beeindruckenden Preis/Leistungsverhältnis für einen ROI im „Sprinttempo“ sorgt.
Der Leiter der Personalabteilung eines mittelständischen Unternehmens aus der Ernährungsindustrie hatte die Nase voll: Akten über Akten füllten die Hängeregistraturen von zwei großen Räumen. Angesichts weiterer Expansionsabsichten der Firma war klar, dass das Lager, insbesondere auch vor dem Hintergrund, dass Personalakten von Mitarbeitern 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, in absehbarer Zeit aus allen Nähten platzen musste. „Das Suchen nach Mitarbeiterdossiers nahm stetig eine Menge Zeit in Anspruch“, so der Personalverantwortliche. „Der schnelle Zugriff auf die Informationen war unmöglich. Leider war zusätzlich nicht mehr zu 100 Prozent gewährleistet, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf die sensiblen Informationen hatten. Und als immer häufiger Akten verloren gingen bzw. nicht mehr aufgefunden werden konnten, zogen wir die Reißleine und entschieden uns für die Einführung eines elektronischen Personalarchivs.“
Bei der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung standen untere anderem die Integrationsfähigkeit, der Bedienkomfort, die gesetzliche Konformität sowie die Systemsicherheit auf dem Prüfstand. Mit dem Softwarehersteller Akzentum holte sich der Lebensmittelhersteller dann einen Spezialisten für Dokumentenmanagement, Langzeitarchivierung und digitale Personalarchive ins Boot. „PROXESS Digitales Personalarchiv“ ist ein TÜV-zertifiziertes Lösungspaket für den Bereich Human Resources. Es bietet neben der rechtssicheren und gesetzeskonformen Aufbewahrung der Dokumente zusätzlich ein neuartiges 3-stufiges-Sicherheitskonzept, das laut Akzentum über branchenübliche Datensicherheitsstandards weit hinausgeht. Alle Verschlüsselungen erfolgen zudem systemseitig und sind somit arbeiterunabhängig und automatisch. So stellt auch das Ausscheiden von Mitarbeitern kein Problem dar. Auf diese Weise werden alle sensiblen Personaldokumente sicher und geschützt aufbewahrt.
Lutz Krocker, Leiter Produktmanagement bei Akzentum: „Von einem digitalen Personalarchiv profitieren in Unternehmen alle: Personalverantwortliche, Vorgesetzte und Mitarbeiter. In ihm lassen sich alle wichtigen Personalinformationen unternehmensweit bündeln und zentral nutzen.“
Im vorliegenden Fall integrierte Akzentum mit „PROXESS Digitales Personalarchiv“ ein Musterarchiv, das individuell an die vorhandenen Dokumentenarten angepasst wurde. Weiterhin können die Mitarbeiter nun Dokumente unterschiedlichster Herkunft, wie etwa aus Office-Anwendungen, EDV-Systemen sowie Bilddateien, integrieren. Papierdokumente werden über die PROXESS Scanlösung hinzugefügt.
Die zeitraubende Suche nach Informationen in Papierakten und unterschiedlichen EDV-Systemen entfällt. Autorisierte Mitarbeiter haben nun per Mausklick direkten Zugriff auf alle relevanten Dokumente per Index- oder Volltextsuche. Entgegen einer eindimensionalen Papierablage sind beim digitalen Personalarchiv von PROXESS auch Querschnittsabfragen in Sekundenschnelle durchgeführt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass Mitarbeiter auf Wunsch einen individuellen, temporären Zugriff zu ihrer eigenen Personalakte haben.
Lutz Krocker: „Oftmals befürchten Unternehmen, die grundsätzlich ein digitales Personalarchiv einführen wollen, hohe Kosten für die gewünschte Softwarelösung. Diese Angst ist unbegründet. Akzentum bietet an die Mitarbeiterzahl gekoppelte Lösungen für digitale Personalarchive ab 50 Mitarbeitern aufwärts gestaffelt an. In der Version für bis zu 50 Mitarbeitern inkl. Standarddatenbank kostet ’PROXESS Digitales Personalarchiv’ nicht mehr als ein gutes Laptop auf dem Markt! Erfahrungsgemäß sind im Schnitt dann zur Projektrealisierung zwei Arbeitstage inklusive Schulung notwendig. Das wars dann. Angesichts der vielen Vorteile kann sich jeder den Return on Investment von „PROXESS Digitales Personalarchiv“ dann selbst ausrechnen.“
Im genannten Unternehmen läuft „PROXESS Digitales Personalarchiv“ seit dem „go live“ problemlos. Die Verantwortlichen sind zufrieden: „Gerade in Personalabteilungen ist es wichtig, Routineaufgaben schnell und effizient zu erledigen. Das schaffen wir nun mit der neuen Softwarelösung. Beeindruckt haben uns insbesondere die problemlose Integration in unsere IT-System-Landschaft sowie die Leistungsfähigkeit und Sicherheit. Das elektronische Personalarchiv wird von allen betroffenen Mitarbeitern positiv aufgenommen. Nicht zuletzt deshalb, weil wir durch die ehemaligen Aktenlager größere Büroräume realisieren konnten. Und Platz war dann sogar noch für eine neue freundliche Mitarbeiter-Kaffeeküche.“
