Digitales Personalarchiv der XXXLutz-Gruppe mit PROXESS 5

(openPR) Bei digitalen Personalakten auf Nummer sicher gehen

Neues dreistufiges Sicherheitskonzept des DMS-Herstellers

Mit der Einführung eines elektronischen Personalarchiv auf Basis des Dokumenten-Management-Systems PROXESS 5 hat einer der weltweit größten Möbelhändler, die XXXLutz-Gruppe mit Sitz in Wels (Österreich), Archivkosten reduziert und die internen Prozesse effizienter gestaltet. Hohe Anforderungen stellen die Möbel-Experten dabei an die Sicherheit. Dazu setzen sie auf die Kompetenz des Softwareherstellers Akzentum. Denn mit PROXESS 5 stellen die Westerwälder ein Dokumenten-Management-System bereit, das durch ein dreistufiges Sicherheitskonzept höchstmöglichen Schutz vor Datenmissbrauch, - diebstahl und -manipulation von innen und außen garantiert.

Ende 2009 entschied sich die Unternehmensführung der XXXLutz Gruppe, die bestehende PROXESS-Installation zu erweitern. Zusätzlich zum warenwirtschaftlichen PROXESS-Archiv wurde nun der Aufbau eines digitalisierten Personalarchivs mit PROXESS realisiert.

Ausschlaggebend für die Entscheidung, mit PROXESS 5 alle Personalakten digital zu archivieren und zu verwalten, war das neue dreistufige Sicherheitskonzept. Das komplett überarbeitete Sicherheitskonzept der Version PROXESS 5 erfüllte alle Voraussetzungen, die für XXXLutz für die Einführung eines digitalen Archivs im Personalbereich notwendig waren.

Dreistufig auf Nummer sicher gehen

Neu in PROXESS 5 ist der PROXESS-Supervisor, der sich nur über Smartcard und PIN-Eingabe autorisieren kann. Allein dieser Supervisor kann – ohne jegliche System- oder Programmierkenntnisse – Benutzer mit funktionalen und inhaltlichen Rechten ausstatten. Zudem kann er die Benutzerverwaltung an Bereichsadministratoren (z. B. Personalleiter) delegieren. Weder Datenbank- noch Systemadministrator haben „per se“ Zugriff auf sensible Daten und Dokumente.

Alle digital archivierten Dokumente selbst werden außerdem durch Verschlüsselung gesichert. Ein Zugriff auf Dateiinhalte von außen z. B. durch Entwenden externer Speichermedien (DVD´s) wird damit unmöglich.

In einem dritten Schritt werden nicht nur die Dateiinhalte sondern auch deren Metadaten verschlüsselt. Eine systemseitige Prüfung der Datenintegrität macht den Versuch von Datenmanipulationen somit sichtbar und nachvollziehbar.

Die Verschlüsselungen erfolgen dabei systemseitig und damit mitarbeiterunabhängig. Auch nach dem Ausscheiden eines verantwortlichen Mitarbeiters können verschlüsselte Daten und Dateien so wieder entschlüsselt und eingesehen werden.