(openPR) Intelligente Mailorganisation – Keine Dopplung bestehender Anwendungslogik – Reduktion der Festplattenkapazität – Geringes Transfervolumen – Softwarelösung We4IT i-Sharer
(Bremen, 06. Juli 2005) Steigerungsraten im Mailaufkommen von monatlich bis zu fünf Prozent sind in den Unternehmen keine Seltenheit mehr. Damit entwickelt sich trotz sinkender Hardwarekosten das Verwahren von Mails zu einer kostspieligen Angelegenheit. An dieser Stelle sind innovative Systeme gefragt, die über das einfache Archivieren der eMaildateien hinausgehen. Die Anwendung We4IT i-Sharer 1.0 bietet hier als Lösung auf Basis von IBM Lotus Notes die Möglichkeit, die Informationen aus den persönlichen Mailfiles in einer anderen Zieldatenbank zu speichern. Der Benutzer behält weiterhin den direkten Zugriff auf seine Mails und hat zusätzlich die Option, den Inhalt der Allgemeinheit zugänglich zu machen. Dadurch kann nicht nur die persönliche Mail-Datenbank auf ein Minimum reduziert werden, sondern durch den Verzicht auf die bisher übliche Weiterleitung von wichtigen Informationen das gesamte Volumen der Mailfiles verringert werden.
Sind bisherige Systeme für Mailmanagement in erster Linie darauf ausgelegt, die Archivierung der eingehenden Mails entsprechend den rechtlichen Anforderungen vorzunehmen, bietet die Lösung We4IT i-Sharer die Möglichkeit der intelligenten zentralen Ablage. Dadurch wird der Inhalt der Mails vorrätig gehalten und gleichzeitig allen zugriffsberechtigten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt (Wissensmanagement). So kann innerhalb einer Unternehmensstruktur vermieden werden, das wichtige Informationen, die per Mail angekommen sind, über das Mailsystem weitergeleitet werden und die Mailfiles unnötige Festplattenkapazität beanspruchen. Eine weitere Funktionalität zur Vermeidung von redundanten Daten ist die Prüfung des Systems auf doppelte Speicherung, d.h. wenn eine Information bereits abgelegt worden ist, ist eine nochmalige Speicherung der Daten nicht möglich.
Der Transfer der Informationen vom Mailserver zur Zieldatenbank erfolgt mit dem We4IT i-Sharer direkt. Der gesamte Prozess erfolgt dabei unter der
Nutzung der auf Zieldatenbank vorhandenen Anwendungslogik(Zugriffsrechte, Funktionen). Dadurch wird erreicht, dass das Transfervolumen durch Verzicht auf den Umweg über die Administrationsdatenbank so gering wie möglich gehalten wird. Als Ablageort für die Daten können in der Version 1.0 Lotus Notes-Datenbanken dienen. Schon jetzt ist für die Folgeversion die Ablage auf dem Dateisystem sowie die Anbindung von Dokumenten Management Systemen geplant.
Eine weitere Erleichterung im Rahmen der Mailorganisation ist die Favoritenverwaltung. Hat der Benutzer bereits frühere Informationen eines Absenders gespeichert, werden ihm bei neueingehenden Mails die Speicherplätze der bisherigen Mails angezeigt und erleichtern somit die Zuordnung und das Auffinden. Diese Funktion kann der Benutzer selbstverständlich auch ausblenden.
Szenario: Der Projektleiter erhält von seinem externen Beratungsunternehmen eine hundert Seiten starke Ist-Analyse als pdf-Dokument (15MB) zugesandt. Da alle zehn Teammitglieder informiert sein sollen, leitet der Projektleiter das Dokument weiter. Im System lagern jetzt zusätzlich zur ursprünglichen Mail 150 MB Daten. Dies ist ein Szenario von vielen, die sich täglich in den Unternehmen abspielen und Server- und Festplattenkapazität in Anspruch nehmen. An dieser Stelle bietet sich der We4IT i-Sharer als Lösung an. Mit Hilfe des i-Sharer wird die eingehende Mail inklusive Anhang zentral abgelegt und lediglich ein Hinweis auf die zentrale Verfügbarkeit der Information an die Projektmitglieder versandt.
Die Version 1.0 des We4IT i-Sharer wird am 15. September 2005 auf dem 2. We4IT Symposium der Öffentlichkeit vorgestellt. Informationen zum Symposium und We4IT i-Sharer unter www.we4it.com
