Outsourcing ist auch für Kleinunternehmen sinnvoll

(openPR) Andernach, 13.05.2011
Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, auszulagern ist weit verbreitet. Auch für kleine Unternehmen kann es sich lohnen, administrative Prozesse an professionelle Dienstleister zu vergeben. Die Auslagerung der Belegverarbeitung und Büroorganisation erhöht die Professionalität und schafft Freiräume für das Kerngeschäft.
Die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs werden gerade in kleinen Unternehmen häufig neben dem Alltagsgeschäft eher vernachlässigt. Dadurch entstehen Verzögerungen oder es kommt sogar zu Fehlern im Zahlungsverkehr, weil Bankdaten falsch übernommen werden und Zahlungen ihren Empfänger nicht erreichen. Die Folge sind zusätzliche Bankgebühren und manchmal auch unnötige Mahnungen.
Mit FibuScan3 steht auch Unternehmen, die keinen Mitarbeiter für diese Aufgaben beschäftigen, eine innovative Lösung für Zahlungsmanagement und Büroorganisation zur Verfügung.
Alle Belege werden gescannt und sofort endgültig abgelegt. Aus den Dokumenten erkennt die Software Zahlungsempfänger und Rechnungsbeträge und stellt die Daten direkt als Zahlungsvorschlag digital zur Verfügung. Ein Dienstleister führt gegen geringe Gebühr einen manuellen Abgleich der Digitaldaten mit den Dokumenten durch. Eine Übertragung der Daten in einen Überweisungsträger oder die Banksoftware entfällt. In einer Zahlungsvorschlagsliste werden alle anstehenden Zahlungen übersichtlich aufgelistet, so dass der Unternehmer mit wenigen Handgriffen den Rechnungsausgleich auslösen kann. Übertragungsfehler sind ausgeschlossen.
Auch die Übermittlung von Belegen an den Buchhalter oder das Steuerbüro entfällt. Statt der Papierdokumente werden die Belege direkt nach der Erfassung digital überspielt und können sofort weiterverarbeitet werden. Damit kann auch die Ablageorganisation denkbar einfach ausfallen. Unmittelbar nach dem Einscannen erfolgt die endgültige Ablage ohne langwierige Sortierarbeiten.
Bereits in kleineren Unternehmen können so monatlich viele Arbeitsstunden eingespart werden, die für andere wichtige Aufgaben zur Verfügung stehen.