(openPR) Effizientere Geschäftsprozesse, schnelle Verteilung und strukturierte Bereitstellung von Informationen, sowie revisionssichere Archivierung und eine protokollierende Historisierung aller unternehmensrelevanter Dokumente sind, kurz zusammengefasst, die wesentlichen Vorteile, die ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System bietet
Liferay Portal, ein Open Source Produkt, eignet sich in Unternehmen als mitarbeiter- und prozessorientiertes Enterprise Portal. Es ist eine Portal-Software, die es ermöglicht, Informationen, Daten und Anwendungen unter einer einheitlichen Bedienungsoberfläche im Webbrowser zu vereinen, zu personalisieren und dadurch die Geschäftsprozesse im Unternehmen elektronisch zu unterstützen. Liferay bietet mit seiner Dokumentenbibliothek ein Modul, das im professionellen Dokumentenmanagement an seine Grenzen stößt. comundus als Open Source IT-Dienstleister setzt in seinen Projekten auf das Open Source Softwaresystem Liferay Portal und schließt die Lücken von Liferay im Bereich DMS mit agorum core®, einem Open Source DMS.
Liferay mit agorum® core DMS - mehr als nur eine Dokumentenbibliothek
Eine Kombination Liferay und das DMS agorum® core bieten umfangreiche Funktionen für ein professionelles Dokumenten Management im Unternehmen.
Funktionen von Liferay Dokumentenbibliothek
• Dokumente versionieren
• Office-Dokumente aus dem Portal heraus bearbeiten
• Ordner/Unterordner anlegen
• mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen
• Dokumente in der Dokumentenbibliothek suchen
• Querverbindungen zu anderen Dokumenten herstellen (Verknüpfungen)
• Dokumente sperren
• Dokumente verschieben
• Dokumente löschen
• Dokumentenbeschreibungen erstellen
• Dokumente bewerten
• Dokumente vertaggen
• Dokumente kommentieren
• auf Laufwerke über WebDAV zugreifen
• mit der Dokumentenbibliotheks-Anzeige einzelne Rootverzeichnisse aus der Dokumentenbibliothek abgreifen und dementsprechend anzeigen.
Vorteile, wenn agorum® core über ein Portlet direkt in die Liferay-Oberfläche eingebunden ist Dokumente können mit einem einzigen Klick direkt aus Liferay heraus im jeweiligen Bearbeitungsprogramm geöffnet, bearbeitet und wieder abgespeichert werden. Genauso können mit einem Klick die wichtigsten Verzeichnisse oder Dateien des Nutzers direkt im Windows Explorer-Netzlaufwerk aufgerufen werden. Beim Abspeichern eines bearbeiteten Dokuments wird eine neue Version mit Versionshistorie abgelegt. Dokumente können direkt aus der Weboberfläche von Liferay als PDF-Datei generiert und aufgerufen werden. Mit der integrierten Texterkennungsfunktion (OCR) werden Papierdokumente direkt erfasst. Mit der in agorum® core integrierten jBPM Workflow Engine lassen sich beliebig viele Workflows abbilden. Die Workflow-Komponente basiert auf jBPM von JBoss. agorum® core verfügt über eine sehr gute Anwenderfreundlichkeit, die Arbeitsoberfläche stellt sich wie ein Explorer-Fenster dar und ist ein echtes virtuelles Netzlaufwerk. Die Volltext-Suche ist wie bei Liferay auf Lucene aufgesetzt, zusätzlich können Dokumente auf externen Laufwerken indiziert und der Index mit gesichert werden.
Darüber hinaus lassen sich mit agorum® core bereits vorhandene Mailkonten ganz einfach in das Dokumenten Management einbinden. Alle hinterlegten Mails samt ihrer Anhänge werden im Volltext durchsucht. Alle relevanten Dokumente, einschließlich der Mails, können in einer elektronischen Akte zusammengefasst werden.
Anbindung vorhandener Dateisysteme
Mit dem agorum® core File Adaptor lassen sich vorhandene Dateisysteme in das DMS einbinden. Die Adaptor-Module sorgen dafür, dass "fremde" vorhandene Systeme eingebunden werden können. Dabei bleiben die Daten dort, wo sie sind (auf den vorhandenen Dateiservern), können aber mit den DMS Funktionen von agorum® core benutzt werden. Also zum Beispiel die Suche, Mitteilungen, Workflow, Webservices, etc.. Vorhandenen Ordner- und Dateistrukturen sind direkt in Liferay verfügbar.
