(openPR) Zur vollautomatischen, digitalen Erfassung von Papierdokumenten ist es notwendig, der Texterkennungs-Software die Position der zu erfassenden Informationen auf dem Papierbogen, wie beispielsweise Kunden- / Bestellnummer oder Rechnungsbetrag, vorzugeben. Diese Vorlagen können in agorum® core zukünftig über einen grafischen Editor erstellt und bearbeitet werden. Damit kann die Vorlagenstruktur ganz einfach und ohne jegliche Programmierkenntnisse erstellt werden. Die Besonderheit: Der Editor ist in die Browseroberfläche und in die DMS-Integrationen, wie Outlook und Open-Xchange, integriert und kann somit von jedem Arbeitsplatz aus direkt aufgerufen werden.
Ostfildern 13.04.2011 Papierdokumente zu digitalisieren und automatisiert in Geschäftsprozesse aufzunehmen, spart viel Zeit und macht eine ganze Reihe von Abläufen wesentlich effizienter, schneller und transparenter, als das mit Papierunterlagen möglich ist. Beispielsweise beim Rechnungseingang kann durch solch einen digitalen Workflow sehr viel Zeit und damit auch eine beträchtliche Menge Geld eingespart werden. Im Idealfall verläuft die komplette Prozesskette bis zur Verbuchung und Überweisung komplett automatisiert, nur das Öffnen des Briefumschlages und der Scanvorgang müssen noch manuell bewerkstelligt werden. Damit der Scanner und die Texterkennungs-Software die notwendigen Informationen beim Erfassen richtig erkennen und ins System überführen können, ist es allerdings notwendig, einmalig zu definieren, welche auf der Rechnung gedruckten Daten zu erfassen sind, und an welcher Position ungefähr diese Informationen auf dem Papier zu finden sind. Ist das Rechnungsformular eines Rechnungsstellers einmal erfasst ist, steht es immer wieder zur Verfügung und muss nicht jedes Mal neu angelegt werden.
Das Anlegen dieser Vorlagen-Formulare ist mit dem neuen Formulardesigner von agorum® core denkbar einfach und innerhalb weniger Minuten erledigt. Erkennt die OCR-Texterfassung ein Rechnungsformular nicht, wird ein Workflow in Gang gesetzt, der das eingescannte Dokument an einen verantwortlichen Mitarbeiter oder eine Mitarbeitergruppe schickt, die für die Erstellung dieser Formulare zuständig ist. Der Mitarbeiter nimmt den Workflow an und bekommt das eingescannte Dokument direkt in seiner DMS-Oberfläche im Formulardesigner angezeigt. Die ins DMS integrierte Anwendung funktioniert dabei in allen gängigen aktuellen Browsern, sowie in allen Integrationen von agorum® core, wie beispielsweise in Outlook, Open-Xchange oder dem LIFERAY-Portal. Der Mitarbeiter kann nun mit der Maus die Felder definieren, die erfasst und digitalisiert werden sollen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird die Rechnung weiterverarbeitet und das Vorlagen-Formular im System hinterlegt.
In der Formularvorlage sind die zu erkennenden Felder relativ zu einander verknüpft, das heißt es macht nichts aus, wenn die Rechnung beim Scannen einmal nicht hundertprozentig genau auf dem Scanner lag. Die Software erkennt beispielsweise das Firmenlogo des Rechnungsstellers und den Betreff "Rechnung" und weiß jetzt, dass nun unterhalb davon die Kunden-, Bestell- und Rechnungsnummern vermerkt sind, rechts steht das Datum sowie die Skontofrist und das System weiß auch wie die folgenden einzelnen Rechnungspositionen aufgebaut sind. Beispielsweise in einer Tabelle mit Artikelbezeichnung, Stückzahl, Einzelpreis und Gesamtpreis und das sich diese Aufstellung möglicherweise über mehrere Seiten erstrecken kann. Alles was davon für die Rechnungsprüfung und Weiterverarbeitung notwendig ist, wird jetzt selbstständig digital erfasst und gespeichert. Sollte es Probleme bei der automatischen Texterkennung geben, zum Beispiel weil der Druck undeutlich geworden ist oder ein unvorteilhafter Knick in der Rechnung war, erkennt die Texterfassung dies und leitet das betreffende Dokument an einen Mitarbeiter weiter, der nun die fehlenden Daten manuell ergänzen kann. Dabei werden die nicht erkannten Daten auf dem eingescannten Dokument farblich hervorgehoben, so dass die fehlenden Informationen schnellstmöglich ergänzt werden können.
Sind alle Daten erfasst, gibt es verschiedene Möglichkeiten wie der Workflow weiterverfährt. Ist die Bestellung, auf welche die Rechnung erfolgte bereits im System erfasst und stimmt mit der Rechnung überein, kann die Rechnungsprüfung automatisch erfolgen und die Rechnung direkt ins ERP-System und/oder Buchhaltungssystem eingebucht werden und zur pünktlichen Zahlung vorgesehen werden, um keine Skontoverluste zu erleiden. Sind die Daten nicht erfasst oder weichen von der Bestellung ab, wird die Rechnung automatisch zur Prüfung und Freigabe an den verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet, der darauf entsprechend reklamieren oder die Rechnung freigeben kann. Auch mehrstufige Freigabeszenarien oder die Aufteilung der Rechnung in mehrere Freigabepositionen sind denkbar. Damit lässt sich die gesamte Prozesskette eines Rechnungsdurchlaufes im Unternehmen in einem digitalen Workflow abbilden und wesentlich effizienter gestalten.
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