(openPR) In jeder Branche ist die Kommunikation mit den Kunden wichtig. Im Event-Bereich ist eine gelungene Kommunikation jedoch elementar. Die Planung und Organisation von aufwendigen und teuren Events hat keinen Sinn wenn es nicht angemessen kommuniziert wird. Durch E-Mail Marketing können Eventmanager die Kosten für Porto und Druck einsparen und Neuigkeiten über bevorstehende Events schnell verbreiten.
Laut einer Umfrage von evocos, einem britischen Event-Unternehmen, gaben 17% der Befragten zu kein E-Mail Marketing bei der Planung eines Events zu nutzen. Wenn Eventmanager keine E-Mails zur Kommunikation mit Interessenten und Teilnehmern verschicken, geht dem Unternehmen ein wertvolles Instrument verloren, das die Reichweite der Marketingaktivitäten erhöhen und die Kosten senken kann.
Vor dem Event: Angemessene Ankündigung
Bestehende Verteilerliste
Wenn Eventmanager bereits eine Liste an überzeugten Kunden haben, haben sie die perfekte Leserschaft. Sie ist aufgeschlossen und fühlt sich geehrt als erstes vom nächsten Ereignis zu hören. Empfänger können dazu aufgefordert werden die Einladung an Kollegen oder Freunde weiterzuleiten, indem ein „An Freunde weiterleiten“-Button in den versendeten Newsletter eingefügt wird. Ebenfalls kann Social Media Marketing genutzt und Abonnenten dazu ermutigt werden die Einladung auf Facebook oder Twitter mit Freunden zu teilen. Diese Funktionen werden von vielen E-Mail Marketing Anbietern, wie beispielsweise GraphicMail, standardmäßig in ihrer Newsletter Software angeboten.
Verteilerliste generieren
Eventmanager, die noch keine Verteilerliste mit Kontakten haben, müssen sicherstellen, dass genügend Informationen über ihr Event auf ihrer Website zu finden sind. Sie sollten außerdem ein Anmeldeformular einfügen, über welches sich interessierte Besucher für einen detaillierteren Newsletter anmelden können. Damit sich das Event herumspricht, zahlt es sich laut Thomas Hutter ebenfalls aus Social Media wie Twitter geschickt zu nutzen.
Allgemeine Tipps zur Gestaltung des Newsletters
• Wenn das anstehende Event schon einmal vom Unternehmen veranstaltet wurde, können Eventmanager den Einladungs-Newsletter mit Bildern aufbereiten.
• Es ist empfehlenswert eine E-Mail Vorlage an das Unternehmens-Branding anzupassen und sie für zukünftige Kampagnen zu speichern. Die Rücklaufquote kann erhöht werden, indem Erinnerungsmails an Unentschlossene versendet werden.
• Es können ebenfalls Links zu relevanten Seiten, wie die Homepage eines Sponsors, in die Einladung einfügt werden.
• Durch eine Personalisierung des Newsletters durch Datensatzfelder wie Name, Unternehmen und eventbezogene Felder kann die Relevanz für die Empfänger erhöht werden. Empfehlungen und Referenzen haben ebenfalls einen ungeheuren Wert. Wenn jemand aus erster Hand erfährt was für eine schöne Zeit die Besucher im letzten Jahr hatten, wird er das Event sicherlich nicht verpassen wollen.
• Wenn Tickets für das Event verkauft werden, ist es empfehlenswert Ticketpreise im Newsletter einzufügen sowie einen Link, über den Interessenten Tickets kaufen können. Ist der Eintritt zum Event kostenlos kann ein Link zu einem Formular im Newsletter eingebaut werden, über das sich Interessenten für das Event anmelden können. Über separate Verteilerlisten für Teilnehmer kann der Überblick über die Teilnehmeranzahl behalten werden und automatische Bestätigungs-E-Mails oder Updates bezüglich des Events können versendet werden.
• Wenn der große Tag näher rückt, ist zu empfehlen den Teilnehmern eine Nachricht zu schicken, die häufig gestellte Fragen abdeckt und einen Anfahrtsplan zum Gelände enthält. Nichts zeigt mehr, dass Eventmanager sich um ihre Teilnehmer kümmern als ihnen eine Straßenkarte und Infos über Parkmöglichkeiten zukommen zu lassen. Je besser Teilnehmer vorbereitet sind, umso eher kommen sie zu einem weiteren zukünftigen Event.
Während dem Event: Teilnehmer auf dem Laufenden halten
Wenn sich ein Event über mehrere Tage erstreckt, sind E-Mails eine gute Möglichkeit, um mit den Teilnehmern zu kommunizieren. Dabei sollte im Voraus festgelegt werden wie viele E-Mails versendet werden, um die Teilnehmer nicht zu überhäufen. Jede Frage, die eventuell auftreten könnte, sollte bedacht und in der E-Mail möglichst gut beantwortet werden. Eine morgendliche E-Mail ist eine gute Möglichkeit Teilnehmer zu informieren ohne sie zu überlasten. Zeitänderungen von Präsentationen oder andere Änderungen im Programmablauf, Essenszeiten oder Last-Minute Informationen können Teilnehmern auf diesem Weg mitgeteilt werden.
Nach dem Event: Follow-Up
Nach dem Event sollten Eventmanager die Beziehung zu den Teilnehmern aufrechterhalten. Sie können einen automatischen E-Mail Versand einrichten, in dem sie ihren Gästen für ihre Teilnahme danken. Wenn Bilder auf dem Event gemacht wurden, können sie auf der Facebook-Seite des Veranstalters veröffentlicht und Teilnehmer per Newsletter dazu eingeladen werden sich diese anzuschauen. Eventmanager sollten sich ebenfalls die Erfahrungen und das Feedback der Besucher zu Nutze machen. Um das zu tun, können sie eine Umfrage an ihre Verteilerliste senden und Fragen darüber stellen wie Teilnehmer von dem Event gehört haben und wie nützlich sie das beigefügte Material fanden. Darüberhinaus kann um ein Feedback anhand Bewertungsskalen gebeten werden – ein paar Links, die in der Nachricht in logischer Reihenfolge eingefügt werden, erlauben Lesern die Erfahrungen, die sie auf dem Event gemacht haben, einzustufen. Für Eventmanager, die mehrere Events pro Jahr veranstalten, sind Newsletter ein guter Weg, um Abonnenten, die ein Event besucht haben, auf dem neuesten Stand zu halten und die Teilnahme an zukünftigen Events zu erhöhen.
E-Mail Marketing ist folglich ein geeignetes Mittel im Eventmanagement, um Interessenten über Ereignisse im Unternehmen oder spezielle Events zu informieren. Es kann die Effektivität und Reichweite der Marketingaktivitäten eines Unternehmens deutlich erhöhen.
