(openPR) Akzentum und Globolog bündeln technologische Kompetenz:
Elektronischer Handelsbrief dank „TEAM UP!“ und „PROXESS“
Das Einbinden von E-Mails in den Unternehmensprozess sowie die zugehörige Anbindung an ein leistungsfähiges Archivierungssystem steht angesichts der stetig wachsenden Flut an E-Mails mit zum Teil geschäftskritischen sensiblen Inhalten und Anhängen ganz oben auf der Agenda vieler Firmenchefs. Essentiell ist effektives E-Mail-Management auch, um die gesetzlich vorgegebenen Regeln zum Datenmanagement einzuhalten. Vor dem Hintergrund eines ganzheitlichen Ansatzes bündeln die Softwarehersteller Globolog aus Bochum (E-Mail-Management) und Akzentum aus Rengsdorf (DMS und Archivierung) ihr technologisches Knowhow und ihre Ressourcen. Das Ergebnis ist modernes Business-Process-Management durch die elektronische Poststelle „TEAM UP!“ mit integrierter revisionssicherer Archivierung durch „PROXESS E-Mail“.
Geschäftskorrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Businesspartnern wird immer häufiger über E-Mail abgewickelt. So laufen täglich Bestellungen, Rechnungen, Verträge und sonstige Informationen über die Datenautobahn. Was jedoch auf der einen Seite Prozessoptimierung, Zeit- und Kostenersparnis im Unternehmen bewirkt, kann sich schnell zu einem Bumerang entwickeln. Nämlich dann, wenn die elektronische Ein- und Ausgangspost nicht den gängigen Datenmanagement-Regeln entspricht, nicht zielgerichtet in den Workflow integriert oder unauffindbar für Dritte, unvollständig oder oft auch gar nicht archiviert wird. In der Praxis zeigt sich, dass viele Mitarbeiter relevante E-Mails nicht archivieren bzw. nicht informiert sind über die elektronische Aufbewahrungspflicht. Dabei gibt es durchaus rechtsverbindliche Mindestanforderungen in Bezug auf Sicherheit und Verfügbarkeit von E-Mails mit unternehmenskritischen Informationen.
Lutz Krocker, Produktmanager PROXESS bei Akzentum: „Die Diskrepanz zwischen organisatorischem Anspruch und Wirklichkeit klafft in der Praxis weit auseinander. Unternehmen, die ihren Geschäftsverkehr nicht ausreichend dokumentieren können, laufen in juristische Haftungsfallen und wissen es nicht einmal. Aus gesetzlicher Sicht ist die Geschäftsführung eines Unternehmens in der Verantwortung, für hinreichende technische und organisatorische Maßnahmen für die Aufbewahrung von Daten und damit auch von E-Mails zu sorgen, da diese zum Beispiel in einem Rechtstreit oder im Rahmen einer Betriebsprüfung beweiserheblich relevant sein können.“
Sicherheit und Ordnung schaffen durch „TEAM UP!“ und „PROXESS“
Rainer Stecken, Geschäftsführer von Globolog: „Für den Anwender ist es immer von Vorteil, wenn Profis ihre Kompetenzen und Ressourcen bündeln und ihre speziellen Module zu einer schlagkräftigen Gesamtlösung formen. Durch unsere Kooperation mit Akzentum erhalten Unternehmen ein hoch leistungsfähiges E-Mail-Management-Paket.“
Dazu stellt Globolog die Softwarelösung „TEAM UP!“ bereit, mit der die in den jeweiligen Unternehmen vorhandene Infrastruktur vollständig erhalten bleibt. „TEAM UP!“ setzt die gesetzlichen und Firmenvorschriften so um, dass der elektronische Brief jeden Vergleich mit dem traditionellen Papierbrief besteht. Die Dokumententreue und Authentizität wird eindeutig nachgewiesen und die Vertraulichkeit bei der Vermittlung durch das Internet bewahrt. Letztendlich wird die gesamte Korrespondenz durch PROXESS gesetzeskonform archiviert. Alle archivierten Informationen stehen gemeinsam mit Dokumenten aus anderen Quellen zur weiteren Vorgangsbearbeitung zur Verfügung.
Ein Beispiel aus der Praxis: Der Mitarbeiter erstellt eine Rechnung in seiner ERP-Software und sendet diese per E-Mail an die zentrale elektronische Poststelle. Die weitere Bearbeitung erfolgt zentral und voll automatisiert. Die Rechnung wird in eine angemessene Form gebracht, die digitale Unterschrift wird eingebaut, die Mail wird verschlüsselt und vor dem Absenden im Archiv abgelegt. Rainer Stecken: „Damit ist der Unternehmer auf der sicheren Seite. Denn automatisch wurde die E-Mail auf alle Formerfordernisse des E-Briefs überprüft, bei Bedarf optimiert und für jeden autorisierten Mitarbeiter sichtbar im entsprechenden Ordner des E-Mail-Archivs abgelegt. So unterstützt die gemeinsame Lösung von ’TEAM UP!’ und PROXESS alle Vorgänge im Unternehmen bei ein- und ausgehender Post.“
Zusätzlich zur sicheren Archivierung erhält der Anwender komfortable Suchfunktionen und einen schnellen Zugriff auf alle archivierten E-Mails und deren Anhänge. Lutz Krocker: „Parallel gibt es als Alternative auch einen client-basierten PROXESS Outlook-Link zur E-Mail Archivierung. E-Mails und deren Dateianhänge werden wahlweise manuell oder halbautomatisch vom MS Outlook Client aus in PROXESS archiviert. Sie stehen zur komfortablen Volltextsuche und zur schnellen Indexsuche sofort zur Verfügung. Überlaufende Postfächer gehören damit der Vergangenheit an.“
Fazit
Wenn IT-Spezialisten zusammenarbeiten, ihre leistungsfähigen Systeme koordinieren und kompatibel verfügbar machen, kann sich der Anwender freuen – wie das Beispiel Globolog und Akzentum zeigt. Lutz Krocker und Rainer Strecken: „Das in vielen Unternehmen ungeliebte Thema „E-Mail-Management“ ist mit „TEAM UP!“ und „PROXESS E-Mail“ endgültig vom Tisch. Mit dieser zentralen elektronischen Poststelle mit integrierter Archivlösung werden die Themen gesetzeskonforme Aufbewahrung, Wissensmanagement, Vertraulichkeit, Authentizität und Erfüllung von Formerfordernissen perfekt erfüllt. Der elektronische Handelsbrief wird Wirklichkeit. Unternehmen gewinnen Rechtssicherheit und Anwender werden von lästigen Pflichten entlastet.“
