(openPR) Administratoren können den Outlook-Abwesenheitsassistent ihrer Benutzer verwalten ohne Datenschutzverletzung
Bergisch Gladbach, 16. November 2010 – Tools4ever, weltweit tätig auf dem Gebiet von Identity & Access Management Lösungen, präsentiert das Out of Office Manager Tool (OOMT). Mit dem Out of Office Manager Tool (OOMT) können Administratoren die Out-of-Office Einstellungen aller User Accounts im Netzwerk prüfen und erforderlichenfalls ändern, ohne die Login-Daten des betreffenden Nutzers eingeben zu müssen. In Microsoft Outlook haben nur Enduser die Möglichkeit den Abwesenheitsassistent einzuschalten. Problematisch ist, wenn der User dazu nicht mehr in der Lage ist z.B. bei spontaner Abwesenheit wegen Krankheit. In diesem Fall muss der Administrator sich an der Mailbox anmelden und hat somit auch Zugriff auf die (vertraulichen) E-Mails. OOMT behebt dieses Problem. Mit OOMT können Administratoren oder Helpdeskmitarbeiter die Abwesenheitsassistent-Einstellungen anpassen, ohne sich an der Mailbox des Users anmelden zu müssen. Diese Aufgabe kann sogar an die Fachabteilungen ohne Vergabe von zusätzlichen administrativen Berechtigungen delegiert werden.
Mitarbeiter erkranken plötzlich oder vergessen zum Beispiel vor dem Urlaub ihren Outlook-Abwesenheitsassistent zu aktivieren. Für die unmittelbaren Kollegen ist es nicht möglich, diese Nachricht zu aktivieren, da sie dafür die Login-Daten des abwesenden Nutzers eingeben müssten. Der Austausch von Login-Daten unter Mitarbeitern gefährdet jedoch die Datensicherheit. Mit dem Out of Office Manager Tool von Tools4ever können Administratoren den Outlook-Abwesenheitsassistent verwalten und eventuell eingehende e-Mails an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten ohne direkt auf die Mailbox zugreifen zu müssen. Administratoren können direkt im Active Directory die Domain oder OU auswählen, deren Out-of-Office Informationen sie sehen möchten. Das OOMT trägt diese Informationen zusammen und bietet dem Administrator anschließend die Möglichkeit, die Out-of-Office Nachricht zu ändern und/oder e-Mails weiterzuleiten.
Weiterhin ist es möglich OOMT in den User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever zu integrieren und somit eine Verbindung zu dem unternehmenseigenen HRM-System auf zu bauen. Im HRM-System wird nicht nur erfasst, welcher Mitarbeiter wann im Urlaub, krankgeschrieben oder auf Dienstreise ist, sondern auch wenn ein Mitarbeiter die Organisation verlässt. Dank dieser Integration kann UMRA den Abwesenheitsassistent automatisch einschalten und eventuell E-Mails weiterleiten, damit sie auch beantwortet werden.
Somit wird die professionelle Abwicklung des e-Mail-Verkehrs gewährleistet.
Für mehr Informationen über Out of Office Manager Tool besuchen sie: http://www.tools4ever.com/products/out-of-office-manager/
