Mit der Hyper.Net® SharePoint Edition von Coextant ersetzt Hamburg Umlaufmappen durch elektronischen Workflow

(openPR) Ostfildern, 26. Oktober 2010 – Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) beginnt am 5. November 2010 mit der Pilotierung des Hamburger Informations-Management (HIM)–Workflows, der physische Umlaufmappen durch einen elektronischen Prozess ersetzen soll. Die Freie und Hansestadt will damit schnelle und transparente Prozessabläufe schaffen. Zur Konvertierung aller Dokumente in ein einheitliches PDF/A-Format beauftragt die Hamburger Finanzbehörde die Coextant Systems mit der Bereitstellung der neuesten Version der Hyper.Net® SharePoint Edition (Hyper.Net® SharePoint Edition 6 SP1). Der Rollout in den Hamburger Behörden und Ämtern soll 2011 und 2012 erfolgen.

Die Hamburger E-Akte zeichnet sich dadurch aus, dass sie ein einheitliches Speicherformat für Primärinhalte besitzt. Dies ist derzeit das TIFF-Format. Durch die Hyper.Net® SharePoint Edition mit dem Hyper.Net® Workload Manager und diversen Web Services sollen auch zukünftig proprietäre Dateiformate vermieden werden, um eine langfristige Lesbarkeit zu gewährleisten. Aus diesem Grund werden Dokumente im HIM-Workflow nach jeder Änderung automatisiert konvertiert und PDF-Kopien mitgeführt. Am Ende des Workflows werden diese Dokumente und das Workflow-Protokoll mit einem Datumsstempel versehen und als PDF/A-Dokumente an die E-Akten, die auf dem revisionssicheren Speichermedium EMC Centera liegen, übergeben.

In den Hamburger Ämtern und Behörden wird der HIM-Workflow, der über die Plattform Microsoft SharePoint 2010 realisiert wird, voraussichtlich mindestens 10.000 regelmäßige Nutzer umfassen und etwa 4,5 Millionen Workflows pro Jahr produzieren. Jährlich sind 40 Millionen Seiten zu konvertieren, bei weiteren Änderungen an den Dokumenten entsprechend mehr. Die qualitativ hochwertigeren E-Akten sowie die durch geringere Liegezeiten und transparentere Entscheidungsprozesse beschleunigten Workflows sollen in Hamburg die Dokumentation des Verwaltungshandelns optimieren.