Social Media beschleunigt Projektwirtschaft

(openPR) Web 3.0 Technologien für den Projekterfolg

Hamburg, 17.08.2010

Branchenübergreifend wird in Zeiten von Web 3.0 nach geeigneten Lösungen zur Verbesserung des Geschäftserfolges gesucht. Doch wie ergebnisorientiert und von den Mitarbeiter getragen sollte die Revolution Anwendung finden.

Die Prozess- und Projektmanagement Spezialisten der Firma use | it GmbH haben sich bereits in den letzten Jahren mit dem sinnvollen Einsatz von innovativen Technologien zur Vereinfachung und Beschleunigung einer dezentralen und grenzenlosen Zusammenarbeit während ihrer Tätigkeit in dem weltweit zweitgrößten IT-Dienstleister in Projekten befasst.

Die größte Hürde ist die Auflösung von Reglementierungen und Machtdenken. Es gilt darüber hinaus nicht nur alle Mitarbeiter auf das Ziel des Projektes einzuschwören, sondern auch Lösungen zu finden, die Begeisterung auslösen und sinnvoll zu einem nachhaltigen Projekterfolg beitragen, berichtet Michael Blume, Gründer und Geschäftsführer von use | it.

Projektarbeit im Web 3.0

Die Arbeitswoche in einem Hochleistungsunternehmen beginnt bereits vor der Anfahrt in das Büro bzw. zum Kundenprojekt.

Zur Ausstattung eines digitalen Projektmanagers gehört heutzutage nicht mehr als ein Laptop, der das Herzstück in einer mobilen Projektwelt darstellt. Nach einem kurzen Check der Arbeitswoche und der Tagesplanung wird die lokale Twitteranwendung mit den notwendigen Suchparametern des Tages gefüttert. Entsprechend eingerichtete Alerts großer Suchmaschinenbetreiber liefern die qualifizierten Inhalte zur Arbeitswoche. Das Internet arbeitet als kostenlose Ressource und liefert jetzt aktiv nur die wirklich notwendigen Informationen zur Bewältigung der täglichen Arbeitsaufgabe. Stundenlanges Recherchieren im World Wide Web entfällt und die gewonnene Zeit wird produktiv in den Projekten genutzt.

Punkt 09.30 Uhr öffnet sich die Videokonferenzanwendung und zugeschaltet sind die verantwortlichen Projektmitarbeiter an den verschiedenen Standorten in der realen Welt. Alle relevanten Unterlagen sind zuvor bereits über das Enterprise Content Management (ECM) System in dem virtuellen Besprechungsbereich bereitgestellt worden. Status, offene Punkte, kritische Entwicklungen und Neuigkeiten wurden im Vorfeld durch das Project Management Office (PMO) zur Diskussion und Entscheidung vorbereitet. Ein kurzer Check des Project Dashboards (Business Intelligence basierte Auflistung des Projektportfolios) zeigt allen Beteiligten und nicht zuletzt auch dem Kunden, anhand von definierten KPI´s (Key Performance Indikatoren), den Zustand der für die Beteiligten relevanten Projekte im Unternehmen klar und unmissverständlich an. Handlungsempfehlungen und Korrekturmaßnahmen werden während der Videokonferenz über die digitalen Aktivitätslisten zentral eingepflegt und erscheinen durch die dedizierte Zuordnung von Verantwortlichkeiten gleichzeitig bei den jeweiligen Mitarbeitern in der persönlichen ToDo Liste der jeweiligen Anwendung auf dem Laptop oder dem entsprechenden Endgerät.

Die Aktivitätslisten, Ressourcenauslastung, Risikomatrix und alle qualifizierten Change Anträge mit entsprechender Einflussbewertung stehen ebenfalls Business Intelligence basiert im virtuellen Bereich zur Verfügung. Um 9.45 Uhr endet die wöchentliche Projekt Videokonferenz. Die tages- und aufgabenbezogenen Problemstellungen werden in virtuellen Arbeitsgruppen über die Woche verteilt, per Bild und Tonübertragung gelöst. Während heute die Mitarbeiter noch am Check In für den Flug zu Ihrem Projekt- bzw. Kundenmeeting stehen.

Kleinere Anfragen zum Status von Tagesaufgaben werden über den unternehmensinternen Messenger dank Web 3.0 ebenso unkompliziert beantwortet, wie die spontane Einladung zu einem gemeinsamen Kaffee in der Espressobar nebenan. Der Angefragte bestimmt ob und wann er auf eine Anfrage reagiert bzw. hält durch seine Profileinstellung den Status seine Verfügbarkeit für die Kolleginnen und Kollegen stets transparent. Das schafft Vertrauen, Ruhe und Raum für eine ungestörte Arbeit im Sinne eines erfolgreichen Projektes.

Einmal gewonnene Erkenntnisse werden in „Unternehmens-Wikis“ abgelegt und stehen somit der gesamten Organisation über eine Themenwolke jederzeit zur Verfügung. Allein hierdurch werden die Kosten für die Wissensbeschaffung innerhalb von Projekten drastisch reduziert.

Die sinnvolle Verknüpfung von Web 3.0 Technologien orientiert sich grundsätzlich an der Bedarfssituation einer Projektorganisation und schafft damit den gewünschten Wettbewerbsvorteil für Unternehmen.

Als Ergebnis können sich kürzere Projektlaufzeiten, hochmotivierte Mitarbeiter, qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse und hochzufriedene Kunden sehen lassen.