iucon entwickelt Veranstaltungsmanagementsystem semsys

(openPR) Variierende Teilnehmerlisten, Programmänderungen, Verpflegungswünsche – den Überblick zu bewahren ist nicht nur für den Organisator einer Veranstaltung relevant. Auch deren Teilnehmer erwarten persönlich aufbereitete Informationen, die ihnen zeitnah zur Verfügung gestellt und aktuell gehalten werden. Und im Vorfeld tendieren Interessenten eher zu einer Anmeldung, wenn Inhalte und Ablauf übersichtlich dargestellt sind.
Die iucon GmbH hat mit semsys ein Instrument zum Management von Veranstaltungen entwickelt, das diesen Anforderungen gerecht wird. Von kleinen Workshops bis zu umfangreichen Tagungen: semsys unterstützt den Workflow des Organisators von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung seiner Veranstaltung.
Zur Bedienung des webbasierten Systems ist lediglich ein Internetbrowser erforderlich. Installation und Wartung entfallen. Stattdessen versorgt der Hattinger IT-Dienstleister das System regelmäßig mit kundenorientierten Updates. Die webbasierte Anwendung gewährleistet einen orts- und plattformunabhängigen Zugriff auf alle Funktionen. Davon profitieren auch die Teilnehmer. Sie melden sich über ein strukturiertes Formular an, in das sie auch zusätzliche Wünsche zu Übernachtung, Verpflegung oder dem Besuch von Einzelveranstaltungen eintragen können. Verschlüsselte Übertragung und regelmäßige Backups sorgen für Datensicherheit. Die digitale Anmeldung schafft wiederum Vorteile für den Organisator, da Fehleingaben verhindert und Rückfragen schnell geklärt werden können. Auch der modulare Aufbau von semsys hilft ihm, die wertvolle Ressource Zeit zu sparen. So können im Sinne eines Baukastensystems die Daten vorangehender Veranstaltungen erneut verwendet werden.
Mit semsys wird der Informationsfluss effizient und adressatengerecht geregelt. Dies reicht vom call for papers, automatisierten Anmeldebestätigungen, Programmhinweisen für die Referenten, Reservierungen für Catering und Tagungshotels bis hin zu individuellen Namens- und Tischschildern. Für die Teilnehmer nicht primär relevant, für den Veranstalter jedoch unerlässlich: auch das Backoffice lässt sich leicht mit semsys regeln. Rechnungen und die zugehörige Kommunikation können kosteneffizient digital abgewickelt werden.
Den Praxistest hat das System schon bestanden: Das Münsteraner Institut für soziale Arbeit e.V. hat semsys bereits für mehr als 250 Veranstaltungen mit über 15.000 Teilnehmern eingesetzt.

www.semsys.de