(openPR) Aachen, 12. April 2005 – Die WAGO Kontakttechnik GmbH aus Minden/Westfalen wird die Erfassung und Verarbeitung ihrer Bestellungen (Brief und Fax) mit Hilfe von Docutec Xtract for Documents komplett automatisieren und digitalisieren. Das Unternehmen kommt mit der Entscheidung für die Docutec Lösung dem Ziel einer papierarmen Organisation ein großes Stück näher.
Die WAGO Kontakttechnik GmbH ist der Spezialist für Klemmen und Steckverbinder mit Federklemmanschlusstechnik sowie Automatisierungskomponenten. Jeden Tag gehen per Fax bis zu 400 Bestellungen ein, die bislang ausgedruckt und für die spätere Archivierung mit einem Barcode-Aufkleber versehen werden. Nach einer kurzen Vorabprüfung durch einen Sachbearbeiter wird entschieden, ob die Bestellung direkt bearbeitet werden kann oder zur Prüfung an den Vertrieb weitergegeben wird. Sind alle Bestelldaten korrekt, werden die Kopf- und Positionsdaten in die Auftragsbearbeitung eingetippt. Anschließend werden die Faxe gescannt und mithilfe des Barcodes archiviert.
Anfang 2004 wurde bei WAGO die Entscheidung getroffen, Prozesse im Haus weitestgehend zu digitalisieren. Man wollte dem Ziel der papierarmen Organisation ein Stück näher kommen.
„Antrieb für die Anschaffung einer automatischen Dokumenten-Erfassungslösung war unser eigener Anspruch, sich permanent zukunftsorientiert weiter zu entwickeln und eine hohe Qualität in den einzelnen Prozessen/Arbeitsschritten zu garantieren“, erklärt Jens Niemeier, Leiter Auftragsservice Europa bei WAGO. „Außerdem wollten wir mehr Kundenservice bieten, beispielsweise mehr kundenspezifische Daten aus den Bestellungen in den Auftragsbestätigungen wiedergeben“.
Nach einer Marktanalyse fiel die Entscheidung auf Docutec. „Wir hatten den Eindruck, dass die Freiform-Erkennung von Docutec nicht starr auf die Verarbeitung von Rechnungen fixiert ist, sondern einen flexibleren Ansatz hat, sodass sie auch für unsere Bedürfnisse, der Verarbeitung von Bestellung, einsetzbar ist. Zugleich wird eine spätere Erweiterung des Systems um die Verarbeitung von Rechnungen oder der Eingangspost leichter möglich“, führt Niemeier fort.
Das im Januar 2005 gestartete Projekt wird gemeinsam mit der CSC Ploenzke AG aus Ladenburg realisiert. Das Partnerunternehmen ist als Berater für Software-Anbindung für die Schnittstellen zwischen dem elektronischem Archiv, SAP, Unix, dem Warenwirtschaftssystem und Docutec Xtract verantwortlich.
Dann werden die eigentlich schon digital empfangenen Faxe nicht mehr ausgedruckt, sondern auch digital in den Bestell-Workflow gegeben. Hier erfolgt die Vorabprüfung und die eventuelle Weiterleitung an den Vertrieb sowie die automatische Datenerfassung mit Docutec Xtract for Documents. Alle papierhaften Bestellungen werden bereits direkt nach Empfang gescannt und auf dem gleichen Wege digital weiterverarbeitet.
