Mobile Zeit-/Leistungserfassung: Nutzensaspekte für Rechnungswesen und Controlling

Die Zeiten, in denen Außendienstmitarbeiter die Auftrags- oder Projektdaten (z.B. Artikelnummer, Kundenadresse) auf einem Rapportschein o.ä. vor Ort beim Kunden dokumentierten und diese erst bei Rückkehr in das Unternehmen elektronisch erfassten, gehören zunehmend der Vergangenheit an. Mittlerweile werden Kundendaten und Auftragszeiten in Laptops, Pocket PCs (PDA) oder Notebooks elektronisch erfasst und via Handy oder E-Mail an das Unternehmen zur weiteren Bearbeitung digital übertragen. Damit wird nicht nur die Effizienz des Vertriebs u.a. durch einmaliges festhalten von Auftrags-/Projektdaten (mit reduzierten Übertragungsfehlern) verbessert. In der Folge können auch Bestellungen häufig noch am selben Tag ausgeführt und Lieferscheine/Rechnungen erstellt werden. Die Beschleunigung der Fakturierung erhöht auch die Liquidität des Unternehmens, was in der kurzfristigen Einnahmen-/Ausgabenrechnung zu berücksichtigen ist.
Das Saarbrücker Softwarehaus carasys hat hierfür die Software CaraTime mit flexibler Hardwareanbindung entwickelt. Das Programm breitet alle Auftrags- oder Projektdaten grafisch auf, komplexe Daten wie Auftrags-, Mitarbeiterzeit und Ressourcenauslastung werden miteinander verknüpft und unterschiedlich farbig dargestellt. Bestehende Datenbanken anderer Softwarelösungen werden nicht ersetzt, sondern miteinander verbunden; eingespielte Abläufe im Bereich Auftragserfassung/-bearbeitung müssen nicht verändert werden.
Da erfahrungsgemäß die Außendienstmitarbeiter zu einer gründlicheren Erfassung und Abrechnung motiviert werden, kann das Controlling deren Auftrags-/Wege- und Mitarbeiterzeiten (z.B. Eintreffen, Beginn bzw. Ende der Arbeiten beim Kunden) verursachungsgerechter den einzelnen Produkten/Projekten zurechnen. Die Softwarelösung amortisiert sich bereits nach sechs bis acht Monaten.