(openPR) Die Universität von Leicester, eine der führenden Universitäten von England, ist tief in der Tradition wissenschaftlicher Spitzenforschung verwurzelt: als Pionier in der medizinischen DNA-Analyse bis zu ihrer aktuellen Beteiligung an der Britischen Weltraumforschung.
Mit mehr als 20.000 Studierenden weltweit, 10.000 Studenten am Hauptcampus und 3000 Mitarbeitern verwaltet sie 220 Gebäude, wovon das Fielding Johnson Building aus dem Jahre 1837 zu den ältesten gehört.
Graham Middleton ist als Sicherheitschef verantwortlich für das Management sämtlicher Schlüssel der Universität, die in vielfältiger Form als reine Gebäudeschlüssel, als Fahrzeugschlüssel, als Wartungsschlüssel für technische Anlagen, als Schlüssel für Sevicedienstleister und als Schlüssel für die Wachmannschaften verwaltet werden müssen. Die Komplexität der Aufgabenstellung wurde durch die jahrzehntelang gewachsene Struktur von 220 örtlich verteilten Gebäuden noch zusätzlich verstärkt und führte schließlich zu der Erkenntnis, dass nur ein vernetztes Online-Management auf der Basis elektronischer protokollierender Schlüsselverwaltungssystemen die unmittelbare Nachvollziehbarkeit aller Schlüssel- und Objektbewegungen wieder herstellen konnte.
Bevor elektronische Schlüsselschränke zum Einsatz kamen, erhielten die Mitarbeiter und Sevicekräfte bei Arbeitsbeginn ihre Schlüsselbunde in den entsprechenden Sicherheitsräumen, in der Hoffnung, dass sie am Abend auch alle wieder retour kamen. Oft wurden die Schlüssel zusätzlich unzulänglich gelagert. Unvermeidlich war deshalb der Verlust von Schlüsseln und Schlüsselbunden mit dem Ergebnis, dass Türschlösser in nicht unerheblichen Maße erneuert werden mussten. In einem Fall, der nicht einmal ein großes Gebäude betraf, kostete der Austausch sämtlicher Schlösser 17.000 EUR.
"Wenn Sie mit einer großen Anzahl von Schlüsseln umgehen müssen, dann ist es zwingend notwendig, dass Sie wissen, von welcher Person die Schlüssel entnommen und von welcher Person sie wieder zurückgegeben wurden. Mit den elektronischen Schlüsselschränken können wir jetzt in jedem Augenblick ganz exakt die Entnahmen und Rückgaben verfolgen. Das Sicherheitsrisiko ist jetzt extrem reduziert worden" - kommentiert Graham Middleton die neue Situation.
Insgesamt wurden 14 elektronische Schlüsselschränke auf dem gesamten Campus der Universität installiert und über Netzwerk mit der zentralen SQL-Server-Datenbank verbunden. Die existierenden Zugriffsmedien in Form von ID Card Readern wurden in die Schlüsselschränke integriert, sodass die Akzeptanz direkt gegeben war. "Wir finden diese Lösung sehr angenehm - Wir wissen, wir sind jetzt für die Schlüssel verantwortlich, und wir können unmittelbar erkennen, welche Person wir ansprechen müssen, wenn ein Schlüssel nach der angegeben Zeit noch nicht retour ist" - kommentierte ein Sicherheitsmitarbeiter die neue Situation.
Die Zugriffsberechtigungen auf die Schlüssel sind in 3 Sicherheitsgruppen unterteilt in die Mitarbeitergruppe mit der Berechtigung auf Büro- und Fahrzeugschlüssel, die Servicegruppe mit der Berechtigung auf die notwendigen Schlüssel für die Wartung der Maschinen und Anlagen oder für zeitlich begrenzte Baumaßnahmen und die Sicherheitsgruppe mit der Berechtigung auf alle Schlüssel in den ihnen zugehörigen Sicherheitsbereichen.
Organisatorisch wurden die 14 Schlüsselschränke in 3 Sicherheitsbereiche mit den zugehörigen Administrationen aufgeteilt, damit jeder Bereich seine speziellen Bedürfnisse in Eigenregie definieren kann und keine gegenseitigen Kollisionen stattfinden. Der Datenabgleich aller Schlüsselschränke erfolgt jedoch auf die zentrale SQL-Datenbank. Die implementierte TAAS Funktion (Traka As A Service) in Verbindung mit der "Remote Host Control" Funktion gewährleistet die Online-Synchronisation sämtlicher Zugriffsereignisse mit dem zentralen Datenbankserver, unabhängig davon, ob die Administrations-Clients auf den einzelnen Arbeitsstationen geöffnet sind oder nicht. Dadurch hat das Sicherheitsmanagement den kontinuierlichen Überblick über alle Ereignisse auf dem gesamten Campus und wird im Alarmfall unmittelbar automatisch über E-Mail oder SMS informiert.
Unsere Vorgaben waren, die Schlüssel aus den Taschen der Personen zu entfernen, die unadäquate Lagerung an den Wänden zu beseitigen, die sich im Umlauf befindende Schlüsselmenge zu reduzieren, die in der Vergangenheit entstandenen Kosten für verlorene Schlüssel zu reduzieren und die allgemeine Sicherheit zu erhöhen. Alle unsere Vorgaben wurden mit der Einführung der protokollierenden Schlüsselschränke in Verbindung mit vernetzter Kommunikation realisiert" – ist der abschließende Kommentar von Graham Middleton in seiner Funktion als Sicherheitschef der Universität von Leicester.
In der Praxis amortisieren sich solche umfassenden Maßnahmen des Sicherheitsmanagements innerhalb von 12 Monaten zusätzlich zur Verbesserung des Betriebsklimas und der Erhöhung der inneren und äußeren Sicherheit.
