(openPR) Angenommen, Ihre Kanzlei fällt einem Brand- oder auch Wasserschaden zum Opfer. Vielleicht wird Ihr Computersystem aber auch von einem Virus befallen... So oder so gehen wichtige Daten verloren, wenn Sie zuvor keine Sicherungsvorkehrungen getroffen haben. Dabei reicht schon ein einfacher Hardware-Defekt aus, damit beispielsweise digitale Mandantenakten, Geschäftsbriefe oder andere wichtige Dateien auf der Festplatte nicht mehr abgerufen werden können. Die Rekonstruktion ist häufig unmöglich. Gut beraten ist dann, wer regelmäßige Backups gemacht hat. Damit Sie auf der gesicherten Seite sind, hier ein paar hilfreiche Tipps.
§ 1 Welche Daten sollten Sie sichern?
Auf jeden Fall sollten alle relevanten Dokumente gesichert werden. Darunter fallen der elektronische Schriftverkehr, Mandantenakten, Berichte, Adressbücher oder auch Kalenderfunktionen. Insbesondere ist in Kanzleien die 5-jährige Mindestaufbewahrungspflicht von Handakten zu beachten. In diesem Fall trägt eine zuverlässige Datensicherung (Backup) dazu bei, ein mögliches Verlustrisiko auszuschließen.
Bei einem ersten Datenbackup ist die Sicherung des kompletten Systems einschließlich aller persönlichen Einstellungen zu empfehlen. Kommt es einmal zu Problemen mit dem Betriebssystem und ein Computer ist nicht mehr bedienbar, kann durch die Rückspiegelung eine aufwändige Neuinstallation – ggf. verbunden mit Datenverlust – vermieden werden.
§ 2 Welche Hilfsmittel kommen zur Durchführung eines Backups in Frage?
Dies kommt auf die Kanzleigröße an. Kleinere Anwaltsbüros nutzen zum Beispiel externe Festplatten mit großen Speicherkapazitäten. Ebenfalls üblich sind CDs, DVDs sowie USB-Sticks. Geringe Kapazitäten sowie eine begrenzte Haltbarkeit dieser Medien sind allerdings zu beachten. Gegebenenfalls muss auf mehreren Datenträgern gesichert werden, was im Fall einer nötigen Wiederherstellung der Daten viel Zeit in Anspruch nimmt.
Bei größeren Kanzleien wie auch in großen Unternehmen ist die Mangnetbandsicherung ein gängiges Verfahren. Die regelmäßigen Investitionen in neue Bänder und Laufwerke sowie das tägliche manuelle Wechseln beanspruchen jedoch Manpower, wertvolle Zeit und finanzielle Ressourcen.
Wichtig bei den so genannten manuellen Backups mittels CD, USB-Stick oder Magnetband ist, die Datensicherung immer räumlich getrennt von gesicherten Festplatten des Computers oder Servers und für Unbefugte unzugänglich aufzubewahren.
§ 3 Welche innovativen Möglichkeiten bieten sich außerdem?
Eine gute Alternative zu manuellen Backups bietet das „Online Backup“ spezialisierter Anbieter. Hierbei erfolgt die Datensicherung von dem jeweiligen Computer bzw. Server über die inzwischen hochleistungsfähige Internetleitung auf so genannte Backup-Server. Diese befinden sich in speziell gesicherten Rechenzentren, welche die Daten – jederzeit verfügbar – aufbewahren. Seriöse Anbieter, wie z.B. die dogado Internet GmbH aus Dortmund, betreiben diese Rechenzentren – auch vor dem Hintergrund des Datenschutzes – in Deutschland und nicht im vermeintlich günstigeren, aber weniger regulierten Ausland.
Die Vorteile des Online Backups in Kürze: Hohe Kostentransparenz, flexible Anpassung an benötigte Speicherkapazitäten, Gewinn an Mobilität – eine Sicherung ist auch unterwegs vom Laptop möglich. Das Online Backup findet automatisch statt, so dass keine personellen Ressourcen gebunden werden. Der Kunden-Support des Anbieters übernimmt alle mit dem Backup verbundenen Aufgaben für Sie. Das Team von dogado bietet z.B. modernste technische Standards und ist auch im Fall von Problemen sofort zur Stelle.
Unterschiedliche Case Studies über die erfolgreiche Implementierung des Online Backups in den Kanzleialltag sind einsehbar unter: http://www.dogado.de/de/online-backup.
§ 4 Fazit
Datensicherung ist in der heutigen Zeit aus dem Arbeitsalltag von Unternehmen, Agenturen oder eben auch Kanzleien nicht mehr wegzudenken. Als unterstützende und dennoch extrem wichtige Nebenaufgabe sichert sie die Basis jeder Firma. Egal, für welche Form der Datensicherung Sie sich entscheiden, sie muss vor allem regelmäßig geschehen und sollte so sicher und zuverlässig sein wie möglich.
