(openPR) Die DATAX AG hat in ihre Mitgliedermanangement-Software D'ORG das Dokumentenmanagement System agorum core integriert.
Die DATAX AG aus Stuttgart ist seit 1988 spezialisiert auf die Anforderungen und Bedürfnisse von Mitglieder- und Non-Profit-Organisationen. Mit dem leistungsstarken Software-Paket D'ORG bietet das Unternehmen eine Komplett-Lösung für alle Bereiche des Mitglieder- und Kontakt-Managements, der Veranstaltungsverwaltung und Finanzbuchhaltung. Durch Einbindung von agorum core steht Mitgliederorganisationen nun auch ein komplettes Dokumentenmanagement System - als Erweiterung unter dem Namen D'COR - zur Verfügung. Durch die hohe Integration mit D'ORG im Bereich "elektronische Mitgliederakte" bietet D'COR Funktionen, die die Geschäftsprozesse von Mitgliederorganisationen optimal unterstützen. Ob E-Mails, Briefe, Beitrittserklärungen, Rechnungen, Mahnungen oder Besprechungsnotizen - alle Objekte können direkt beim Partner bzw. Mitglied archiviert werden. Die Transparenz wird erhöht und der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert. g von D'ORG aufgerufen und bietet unter anderem folgende Funktionalitäten:
Suche nach Dokumenten im Bereich elektronische Mitgliederakte:
Die Suchmöglichkeiten von D'COR machen es sehr einfach, Dokumente im DMS aufzufinden. Von der komfortablen Volltextsuche bis hin zur feldbezogenen Detailsuche stehen vielfältige Suchoptionen zur Verfügung wie beispielsweise: Metadatensuche, Ähnlichkeitssuche, Wildcardsuche, Numerische Suche und Bereichssuche, Textfilter. Die genannten Suchmöglichkeiten können miteinander kombiniert und zum Beispiel auf diverse Ablageorte beschränkt werden.
Alle Dokumente können einfach und schnell - unter Berücksichtung der jeweiligen Zugriffsrechte gefunden werden. Zeitaufwändiges Suchen in Ordnern oder Aktenschränken gehört der Vergangenheit an.
Postkorb-Funktionen:
Der Postkorb ist vergleichbar mit einem physischen Eingangskorb; hier befinden sich Dokumente, die bisher noch nicht archiviert wurden. Dokumente können auf unterschiedlichen Wegen in den Postkorb gelangen; zum Beispiel durch:
- Einscannen von Dokumenten
- Empfangen oder Versenden von E-Mails
- Verschieben von Objekten aus dem Netzlaufwerk in die sog. Drop-Zone
- einen Workflow-gestützten Prozess
Es stehen mehrere Postkorb-Varianten zur Verfügung; z.B. eigener Postkorb, Team-Postkorb. Für den Team-Postkorb können mehrere Benutzer berechtigt werden.
Archivierung:
Das Archiv ist vergleichbar mit einer physischen Akte, in der sich alle Dokumente befinden die nicht mehr verändert werden sollen bzw. dürfen (z.B. Beitrittserklärung, Beitragsrechnung). Die Archivierung von Objekten ist sehr einfach möglich: sie erfolgt durch Zuordnung von Objekten aus dem Postkorb direkt zu einem Partner. Bei der Archivierung können Metadaten zu dem Objekt vergeben werden, wie beispielsweise Name/Beschreibung, Ablagebenutzer, Notizen. Zudem kann ausgewählt werden, in welchem Partnerbereich das Objekt archiviert werden soll (z.B. Beitrag, Seminar).
D'COR-Drucker:
Über den D'COR-Drucker können Objekte sehr schnell und komfortabel in das DMS archiviert werden. Das Vorgehen entspricht einem "normalen" Druckvorgang. Sobald ein Dokument archiviert werden soll - beispielsweise Beitragsrechnungen, Mahnungen, Serienbriefe oder E-Mails - kann dies über die übliche Programmfunktion "Drucken" erfolgen.
Durch Auswahl des D'COR-Druckers werden Dokumente in die elektronische Mitgliederakte im DMS / ECM "gedruckt" und durch das Drucken archiviert. Die Dokumente (auch mehrseitige) werden automatisch dem richtigen Partner zugeordnet und dort archiviert. Die Zuordnung erfolgt anhand von Metadaten innerhalb des DMS, die in eine entsprechende Dokumentvorlage automatisch eingefügt werden.
So können zum Beispiel auch im Stapel erzeugte Beitragsrechnungen - ganz gleich ob es sich um 10 oder mehrere 1.000 Rechnungen handelt - auf Knopfdruck archiviert werden; D'COR ordnet jedes Dokument automatisch dem richtigen Mitglied zu.
Das DMS / ECM agorum core ist in zwei Lizenzen verfügbar. Zum einen als Open Source unter GPL und zum anderen als agorum core Pro unter einer Proprietären Lizenz. Die Open Source Version ist ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System und unterliegt keinerlei Einschränkungen. Beide Varianten bauen auf derselben Entwicklung auf, so dass ein Wechsel auf die agorum core Pro Version jederzeit möglich ist.
Der Hersteller bietet für das Open Source DMS umfangreichen Support durch ein kostenloses Forum und durch buchbare Supportpakete an. Kunden erwerben mit den verfügbaren Supportpaketen für die Open Source Version gleichzeitig Zugriff auf die aktuellsten Updates des Produktes. Durch die Integration von Dokumenten und gleichzeitig auch E-Mail, Wiki, Forum, Adressen, Kalender, uvm.. ist agorum core eine umfassende Open Source ECM - Lösung.
Die agorum core Pro Version beinhaltet das Workflow-Modul. Zudem kann die Pro Version um weitere Zusatzmodule erweitert werden. Dazu gehören die ADS/LDAP-Synchronisation, der Mailadaptor für das Erstellen eines E-Mail-Archives, das OCR - Modul für das automatische Indexieren von Bilddateien, der Fileadaptor zur Einbindung externer Fileserver in das DMS, ein Editor zum Erstellen von Metadaten und ein Vorschau-Modul (Preview), um Dokumente schnell und ohne Installation betrachten und Notizen daran heften zu können.
Zudem werden diverse Partnerprogramme angeboten. Dies geht vom agorum Consulting Partner bis zum agorum OEM Partner. Das OEM Partnerprogramm erlaubt anderen Software-Herstellern, agorum core Pro in die eigenen Produkte zu integrieren und zu vermarkten.
Weitere Informationen sind unter: http://www.agorum.com erhältlich
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Die agorum Software GmbH wurde Ende 1998 gegründet. Seitdem entwickelt und vertreibt sie Produkte um das Thema Informations- und Dokumentenmanagement. agorum: "Wir denken wie unsere Kunden, wir versetzen uns in ihre Lage. Ergebnis sind individuell abgestimmte Lösungen - weil wir zuhören und verstehen. Zum Wohle aller Beteiligten. Unser Anspruch besteht darin, unseren Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten die optimale Basis für ihre Selbstverwirklichung bereitzustellen. Wenn wir dazu beitragen können, haben wir einen guten Job gemacht. Unsere Kernkompetenzen liegen bei Dokumenten Management Systemen
(DMS/ECM), Wissensmanagement (KMS), Automatisierung, Services, Webservices. Unsere Dienstleistungen umfassen alle einführungsbegleitenden Leistungen bei der Implementierung und Wartung unserer Anwendung. Seit Januar 2008 steht unser
Dokumentenmanagementsystem agorum core als Open Source Software unter der GNU
General Public License, Version zwei, (GPLv2) zur Verfügung."
Weitere Informationen über DATAX unter http://www.datax-ag.de
Weitere Details zu diesem Artikel unter http://www.agorum.com/interviews/agorum-dms-ecm-partner-datax-ag.html
