(openPR) Enge Kooperation bei Lösungen für papierlosen Rechnungseingang vereinbart
Der Energielogistik-Spezialist AKTIF Technology und die All for One Systemhaus AG haben jetzt ein Kooperationsabkommen für die ge-meinsame Entwicklung und Vermarktung von integrierten Lösungen für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen unter-zeichnet. Für Unternehmen der Energiewirtschaft bedeutet dies künftig eine schnellere und akkuratere Erfassung der Eingangsrechnungen und eine weitestgehend automatisierte Rechnungsprüfung. Die Integ-ration des Energielogistiksystems AKTIF dataService in das ICR-System „FormsRec for Energy“ des Oberessendorfer Systemhauses - bei der BMR Service GmbH wurde eine Implementierung bereits erfolg-reich abgeschlossen - soll dazu weiter ausgebaut werden. „Herkömm-liche OCR-Systeme für Eingangsrechnungen erkennen lediglich soge-nannte Kopfdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Be-träge. Das reicht bei Energierechnungen aber bei weitem nicht aus“, beschreibt Reinhard Kramer, Bereichsleiter All for Documents der All for One, die Problemstellung. Hier müssen aus den gescannten Rech-nungen sämtliche Informationen automatisch erkannt werden, insbe-sondere Leistungsdaten, Abschläge bzw. Teilabschläge oder Zählstel-len. „Hinzu kommt, dass im Energiemarkt umfangreiche Sammelrech-nungen an der Tagesordnung sind. Das können im Einzelfall schon mal bis zu 1.000 Seiten sein. Diese manuell zu überprüfen, wäre nicht nur äußerst zeitintensiv. Auch das Fehlerrisiko steigt“, so Kramer weiter.
Die enge Kopplung von Energielogistik und automatischer Eingangsbeleg-verarbeitung erschließt den Anwendern erhebliche Produktivitätspotenziale. „Wenn man bedenkt, wie viel Zeit heute aufgewendet wird, um beispielswei-se eine Netznutzungsrechnung manuell zu bearbeiten und zu prüfen, wird der Nutzen einer solchen Lösung schnell deutlich. Denn die Verarbeitungs-prozesse werden durch den Wegfall unnötiger manueller Arbeiten enorm beschleunigt, ohne dass die Qualität der Verarbeitung leidet. Im Gegenteil: Problematische Rechnungen werden in der Regel deutlich schneller erkannt als zuvor. Und somit kann man natürlich auch schneller reagieren“, be-schreibt Dirk Heinze, Geschäftsführer der AKTIF Technology GmbH, die Vorteile für den Anwender. Durch eine lückenlose Automatisierung des ge-samten Prozesses vom Rechnungseingang bis in die Buchhaltung erzielen die Unternehmen weitere Einsparungen. „Ein besonderer Vorteil der Lösung ist es auch, dass sie bereits auf die Verarbeitung elektronisch eingehender Rechnungen, etwa im INVOIC-Format, vorbereitet ist. So werden beide Arten des Rechnungseingangs, elektronisch und auf Papier, parallel verarbeitet. Und wenn sich die elektronische Rechnung durchsetzt, fällt das Scannen weg. Ansonsten ändert sich für den Anwender gar nichts“, so Dirk Heinze zusammenfassend.
FormsRec for Energy ist die einzige Lösung für die Energiewirtschaft, welche die Erfassung von Netznutzungsrechnungen und Gutschriften sofort, d.h. out-of-the-box, verarbeitet. Ihre umfangreiche Anwendungslogik gewährleis-tet die einwandfreie Erkennung des Netzbetreibers, des Kundens, des Do-kumententyps und der zu lesenden Felder. Im Vergleich zur manuellen Rechnungserfassung spart FormsRec for Energy 80 Prozent der manuellen Arbeitszeit ein - bei einer Datenqualität, die mit herkömmlichen Verfahren nicht zu erreichen ist. Die typische visuelle Prüfungsrate liegt unter 3 Prozent (feldbezogen), wobei nur 1 Prozent der Werte manuell ausgebessert werden müssen. Die restlichen 2 Prozent werden lediglich quittiert beziehungsweise bestätigt.
Weitere Informationen:
AKTIF Technology GmbH – Silke Söldner
Töpferstr. 9 – D-01968 Senftenberg
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All for One Systemhaus AG - Colin Mackenzie
Unixstraße 1 - D-88436 Oberessendorf
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