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(openPR) Hochzeit, 50. Geburtstag oder Grillparty, schon bei einer privaten Feier merkt man, wie aufwändig es ist, alles zu organisieren. Einladung, Anreiseinfos, Übernachtungsmöglichkeiten, Essen, Getränke und Musik, nichts darf dem Zufall überlassen bleiben. Eine misslungene Privatfeier ist schon schlimm genug, noch fataler können die Auswirkungen aber bei einem geschäftlichen Event sein.
Glücklicherweise gibt es dafür Profis, oder jedenfalls solche, die sich so nennen. Hier die Spreu vom Weizen zu trennen und herauszufinden, welcher Anbieter der Richtige ist, scheint nicht einfach. Viele Agenturen versprechen, alles zu bieten und alles zu können. Sobald der Auftrag da ist, geht es dann aber hinter den Kulissen rund. Vom Praktikanten bis zur Sekretärin müssen alle ran. Wer schreibt mir den passenden Text für die Einladung? Wo finde ich ein gutes Catering und wie gestalte ich den Programmablauf? Welche Genehmigungen brauche ich und welche Behörden sind zuständig? Vieles passiert dann zum allerersten Mal oder mit Mitarbeitern, die sich in diesem Metier nicht wirklich auskennen.
Solange das Ergebnis stimmt, kann das dem Kunden egal sein. Doch leider ist vieles „mit der heißen Nadel gestrickt“ und birgt daher ein hohes Risiko. Wenn zum Beispiel die TÜV-Abnahme fehlt, keine Notausgänge ausgewiesen sind oder die Anmeldung bei der GEMA vergessen wurde, muss das zwar nicht zwingend das Ende der Veranstaltung sein. Im Ernstfall kann das aber teuer werden - und gefährlich. Ganz zu schweigen vom Imageschaden des Gastgebers.
Und noch ein weiterer Punkt könnte am Ende entscheidend sein: Die Kosten. Die werden letztlich unnötig in die Höhe getrieben, wenn die Agentur erst einmal fünf verschiedene Subunternehmer recherchieren muss, um beispielsweise geeignete Licht- und Ton-Techniker zu finden. Noch teurer wird es, wenn aus Zeitmangel und Ahnungslosigkeit der nächst beste, verfügbare Lieferant gewählt wird, der dann auch noch schlechte Qualität abliefert.
Doch unter den zahllosen Eventagenturen, die man in Suchmaschinen und Branchenbüchern findet, gibt es auch „die Guten“. Wie man die erkennt? Daran, dass sie sehr konkret angeben, was sie wirklich können und daran, wie das Team zusammengesetzt ist und welches Know-How jeder Einzelne vorweist. Idealerweise hat jeder, neben dem notwendigen Grundwissen, spezielles Fachwissen mitgebracht.
Ein aktuelles Beispiel ist die neu gegründete Bonner Agentur event!konkret. Hier haben sich drei Experten zusammengeschlossen, jeder in seinem Spezialgebiet fachlich ausgebildet und beruflich bereits erfolgreich am Markt etabliert: eine PR-Beraterin und Eventmanagerin, die den Wirkungsgrad eines Events für den Gesamtauftritt des Unternehmens erkennt, ein Eventorganisator und Projektleiter mit eigenem Team für Planung und Umsetzung sowie ein erfahrener Licht- und Tontechniker, der modernes Equipment für Audio und Visuelles, Bühnen- und Messebau mitbringt.
Gemeinsam haben sie die Agentur event!konkret gegründet. Sie arbeiten mit einem klaren Konzept und dem genauen Wissen für das Notwendige und Überflüssige, mit konkreter Ausrichtung auf die Zielgruppe und den Ort der Veranstaltung. Im Visier haben Sie Bonner mittelständische Unternehmen und solche, die in Bonn eine Veranstaltung ausrichten möchten.
„Wir haben gelernt, was wir heute tun. Jeder einzelne von uns hat zuvor bereits erfolgreich praktiziert, was wir heute gemeinsam anbieten.“, beschreiben Simone Blaschke, Dirk Langenfeld und Thomas Kläser von event!konkret ihr Joint Venture.
