(openPR) Umfrage belegt: eigene Ressourcen kaum planbar, Projektziele im Abseits
Kosten- und Erfolg optimieren: Mittelstand braucht optimale Beratungsverträge.
Belastung statt Schonung: 85 Prozent aller Projekte schlucken mehr Ressourcen als geplant.
Richtige Instrumente: Werkverträge und klare Projektziele sind gefragt.
NPS Network Profiling Services (NPS) rät bei der Vergabe von Beratungsprojekten mehr Augenmerk auf die Verträge zu richten, um wirksame Lösungen zu fest kalkulierbaren Kosten zu erhalten. Es gilt in der Vorphase mehr Zeit auf die Planung zu verwenden, um den Berater konkreter in die Pflicht nehmen zu können.
Meist soll der Einsatz von externen Beratern auch helfen, Ressourcen zu schonen. Das Gegenteil ist häufig der Fall. NPS hat 500 gelistete Beratungsunternehmen mit rund 15.000 Beratern befragt. 85 Prozent der Befragten meinen, dass Auftraggeber immer (33%) oder oft (52%) mehr Eigenleistung in Projekte einbringen müssen als geplant. „Wenn in Krisenzeiten Unternehmen bereits auf ‚personellem Notbetrieb‘ laufen, kann eine höhere Eigenleistung gravierende Auswirkungen auf Projekt, Kosten und Geschäftsbetrieb haben“, erklärt Rechtsanwalt Dr. Michael Kienle, Geschäftsführer der NPS GmbH. NPS empfiehlt daher die erforderliche Eigenleistung des Auftraggebers im Projekt vorab festzulegen. Eine vertraglich vereinbarte kostenneutrale Aufstockung der Beraterressourcen oder eine Pönale schützen den Auftraggeber bei Überschreitung dieser Grenzen.
Bei größeren Projekten ist es schwer, die einzelnen Tätigkeiten der Berater zu prüfen. Darüber hinaus können Kosten schnell explodieren. Zum Beispiel Reisekosten, wenn zusätzliche Berater aus ganz Europa zusammengezogen werden müssen. NPS empfiehlt, die Möglichkeit eines Werkvertrages zu prüfen und diesen dem oftmals üblichen Dienstvertrag vorzuziehen. Der Vorteil: Festgelegte Preise für festgelegte Leistungen machen Beratungsprojekte kalkulierbar und schützen vor unangenehmen Überraschungen.
Auftraggeber sollten sich zudem nicht allen Versprechungen hinsichtlich der möglichen Erfolge hingeben und ihren Vertragspartnern realistische Annahmen entlocken. „Auch Berater müssen sich verkaufen. Da sind vorher schnell mal 15 Prozent Kostenreduktion im Gespräch, die im Projektverlauf dahin schmelzen“, weiß Dr. Michael Kienle. Der Rechtsanwalt fordert: „Berater und Unternehmen sind in der Pflicht, vorab realistische Annahmen zu treffen und fixieren“. Ein gutes Mittel sind klare Projektziele. Welche Erfolge wird der Berater in welcher Zeit erbringen? Dies sollte vertraglich fixiert und entsprechende Pönalen, Honorarreduktionen oder aber auch Erfolgszulagen vereinbart werden. Laut der aktuellen Beraterumfrage von NPS werden bei 76 Prozent aller befragten Berater nur bis zu 10 Prozent der Projekte entsprechend vereinbart.
Grundlage für realistische Annahmen und eine verbindliche Zielsetzung ist eine saubere Vorbereitung. Durch ein Vorprojekt des potenziellen Dienstleisters kann Klarheit über Aufwände und Mitwirkungspflichten geschaffen werden. Dieser Meinung sind auch 90 Prozent der von NPS befragten Berater. NPS rät, ausreichend Zeit auf die Beraterauswahl und die passenden Verträge sowie die Definition eines klar geregelten Miteinanders zu verwenden. „Es ist verwunderlich, dass Unternehmen einen gigantischen Aufwand treiben um eigene Mitarbeiter auszuwählen, aber ähnliche Maßstäbe nicht bei der Auswahl des Beraters ansetzen“, kommentiert Dr. Michael Kienle. Er rät, sich auch den Zugriff auf einen einzelnen Berater vertraglich zu sichern, wenn dieser perfekt zu den Aufgaben und den Menschen im Unternehmen passt.
