(openPR) Modul für Bedarfsmeldungen verarbeitet bei dem Traditionshersteller von Pumpen und Pumpsystemen monatlich rund 1.000 Bestellpositionen in SAP
Radolfzell / Neu-Isenburg, 23.10.2009. Die Allweiler AG in Radolfzell hat jetzt die Lösung Process Director zur Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses eingeführt. Mit der Anwendung wurde für den Bedarf Einkauf zunächst eine Lösung für die Bedarfsmeldung von Büromaterial, Hilfs- und Betriebsmitteln realisiert. Über eine webbasierte Oberfläche können künftig Anwender aus dem gesamten Unternehmen ihre gewünschten Artikel eintragen und als Bedarfsmeldung per Workflow zur Genehmigung und Bestellung weiterleiten. Mit der Anwendung will der Hersteller von Pumpen für den Schiffbau, Energieerzeugung und Industrieanwendungen zum einen den bisherigen Organisationsaufwand mit Papierbelegen und die Zahl der erforderlichen Rückfragen reduzieren. Zum anderen soll der Prozess durch die elektronische Unterstützung deutlich beschleunigt werden. Die Daten aus den Bedarfsmeldungen werden automatisiert in den Process Director im SAP-System übernommen. Hier wird für den Einkäufer sogleich eine Bestellung angelegt, die manuell aufbereitet oder auch gleich automatisch fertiggestellt werden kann. Dies erleichtert zudem die nachfolgenden Prozesse bis hin zur automatisierten Rechnungsverarbeitung bei dem deutschen Traditionsunternehmen. „In der Vergangenheit mussten wir zu viel Zeit für das Abtippen von Bestelldaten aufwenden. Mit der Einführung des Process Directors von ReadSoft verfolgen wir vor allem das Ziel, dass die Mitarbeiter im Einkauf sich verstärkt ihren strategischen Aufgaben widmen können. Die Kollegen sollen vor allem die Prozesse steuern und kontrollieren, den Kontakt zu Lieferanten intensivieren und für das Unternehmen gute Einkaufskonditionen erzielen“, informiert Boris Müller, Einkaufsleiter von Allweiler. Das Projekt wurde innerhalb eines recht überschaubaren Zeitraumes von sechs bis sieben Wochen umgesetzt. Nachdem im Verlauf des Projekts detaillierte Tests im SAP-Testsystem durchgeführt wurden, ging die Lösung in diesen Tagen produktiv. Nach und nach sollen jetzt die einzelnen Abteilungen in das einfach zu bedienende System eingearbeitet werden.
Mit der Bedarfsanforderungslösung des Process Directors startet der Nutzer einen digitalen Workflow. Im Anforderungsformular werden die gewünschten Artikelangaben eingetragen oder aus angebundenen Katalogsystemen übernommen. Anschließend initiiert der Nutzer den Genehmigungsprozess. Bestimmte Gesamtlimits für die unterschiedlichsten Artikelgruppen wie geringwertige Wirtschaftsgüter, Ersatzteile, Reparaturen und ähnliches sind festgelegt. Bei einer Überschreitung des Betrags muss das Controlling die Entscheidung treffen, ob der betreffende Artikel dennoch bestellt werden kann. Nach Freigabe durch einen Kostenstellenverantwortlichen wird eine Bestellung im SAP-System angelegt, die der zuständige Einkäufer anschließend prüft, gegebenenfalls ergänzt und dann freigibt. An dieser Stelle im Prozess ist es dann unter anderem auch möglich, Bestellungen einzelner Abteilungen bei einem bestimmten Lieferanten am Ende eines Tages zusammenzuführen. So lassen sich beispielsweise Versandgebühren minimieren.
Die sieben Mitarbeiter im Einkauf von Allweiler können ihren Arbeitsvorrat nach eigenen Anforderungen sinnvoll konfigurieren. Über eine zentrale Ansichtsmaske lassen sich alle Vorgänge übersichtlich beispielsweise nach Lieferanten oder freigegebenen Bedarfsmeldungen anzeigen. Alle Bedarfe können mit dem Process Director so einfach erfasst werden. „Die Optimierungen im Einkauf wirken sich dann auch positiv auf die Prozesse in der Buchhaltung aus“, betont Boris Müller. „Von großem Vorteil ist es natürlich, dass mit dem Process Director die Zahl der Rechnungen mit Bestellbezug zunimmt. Wir erfassen jetzt sogar Taxifahrten im SAP-System. Dies erleichtert in hohem Maße die automatisierte Zuordnung und anschließende Verarbeitung mit der Rechnungsverarbeitungs-Lösung von ReadSoft.“ Ein weiteres Projekt ist bei Allweiler bereits angedacht: Auch Projektanträge, für die weit umfangreichere Genehmigungsprozesse erforderlich sind als für Bedarfsmeldungen, könnten künftig nicht mehr auf Papier, sondern elektronisch über den Process Director abgewickelt werden
