(openPR) DocuPortal, Lösungsanbieter einer kombinierten Collaboration-, Dokumentenmanagement-, Wissensmanagement Software präsentiert exklusiv auf der DMS Expo 2004 die neue Softwaregeneration DocuPortal.NET Version 2004 sowie den neuen Rendition Server.
DocuPortal.NET Version 2004
Der DocuPortal.NET „Information Logistic Server“ bietet sämtliche Funktionen, um die Organisation eines Teams oder Unternehmens einfacher, schneller, effizienter und damit kostengünstiger durchzuführen. Gerade in Zeiten schmaler Budgets stellt DocuPortal.NET eine umfassende Alternative zu etablierten Lösungen dar. DocuPortal.NET fasst unterschiedliche Produktkategorien zu einer flexiblen Komplettlösung zusammen:
Dokumenten-, Content- und Media Asset Management:
So beinhaltet die vollständig Web-basierende Software für beliebige Dateitypen Verwaltungsfunktionen wie Verschlagwortung, Kategorisierung, Check-In/Check-Out oder automatische Versionierung. Meta-Informationen von Dateien werden übernommen. Die Business Object Pattern Technology erlaubt das Erweitern sämtlicher Inhalte um beliebige weitere Meta-Informationen. Von Grafikformaten werden automatisch Thumbnails erstellt. Historie-Listen protokollieren vollständig alle Aktionen.
Collaboration:
Sämtliche Inhalte von DocuPortal.NET können diskutiert werden – ebenso sind allgemeine Foren möglich und lassen sich über Berechtigungen steuern. E-Mail Benachrichtigungen und Übersichtslisten zeigen neue oder geänderte Inhalte an. Berechtigungen und Zugriffsschutz gegen Mehrfachbearbeitung sichern die gemeinsame Arbeit.
Wissensmanagement:
Wissen kann schnell über selbst definierbare elektronische Formulare eingegeben, bewertet, verknüpft oder diskutiert werden. Kategorien definieren Topic Maps.
Ressourcenmanagement:
Ressourcen wie Räume, Geräte, Fahrzeuge oder Mitarbeiter sind einfach mit Kalender und Belegungen verwaltbar. Kalender erlauben persönliche oder Gruppenterminplanung. Auch Urlaubs-, Veranstaltungs- und Messeplanungen sind problemlos möglich. Beliebige Inhalte wie Ordner, Dokumente oder Diskussionen können mit Terminen und Belegungen verknüpft werden.
Business Process Management (Workflow):
Einzigartig sind die Business Process Fähigkeiten von DocuPortal.NET. Über Umlaufmappen werden Geschäftsprozesse definiert. Aufgaben, Entscheidungen, E-Mail Benachrichtigungen u.v.m. lassen sich in einer übersichtlichen Strukturansicht ohne Nutzung aktiver Komponenten (ActiveX, DHTML oder Java Applikationen) zusammensetzen.
Durch wenige Parameter lassen sich Eigenschaften der Prozessschritte steuern. So werden Empfänger von Aufgaben oder Entscheidungen vorher fest bestimmt oder während des Prozesses delegiert. Wiedervorlage- und Eskalationszeitpunkte sind fix – oder können während des Prozesses festgelegt werden.
Neuartig ist die tiefe Integration von Prozessen mit einem Software-Produkt dieser Art. So können sämtliche Inhalte wie Dokumente aber auch Termine, Ressourcen, Ordner oder Diskussionen mit Geschäftsprozessen verknüpft werden. Neben einfachen Geschäftsvorgängen wie Schriftgutverteilung, Aufgabenverteilung, Entscheidungen, mehrstufigen Freigaben, Wiedervorlagen mit Eskalationsregelungen können beispielsweise Urlaubsanträge inklusive automatischer Eintragung in den Urlaubskalender eingeführt werden. Auch das Anlegen von Kategorien, Ordnern, Dokumenten oder Benutzerkonten ist über Umlaufmappen möglich. Umlaufmappen können beliebig (viele) Inhalte enthalten. Das Hinzufügen von Inhalten kann gezielt über mehrere Prozessschritte erfolgen, z.B. für den Aufbau eines Projektes mit Phasendokumenten.
Übersichtslisten zeigen die anstehenden Aufgaben, selbst erstellte oder beteiligte Umlaufmappen. Über Berechtigungen lassen sich externe Betrachter zu Umlaufmappen definieren, z.B. Abteilungsleiter. Der aktuelle Status und die bereits durchgeführten Prozessschritte werden farbig in einer Übersichtsgrafik dargestellt. Ebenso werden Datum, Uhrzeit, Dauer und Bearbeiter des jeweiligen Prozessschrittes angezeigt.
Suche:
Kern dieses umfassenden Informationsmanagements sind umfangreiche Suchmöglichkeiten zum Finden beliebiger Inhalte wie Dokumente, Ordner, Termine, Ressourcen, Umlaufmappen, Benutzerkonten und vieles mehr. Suchbegriffe werden unterschiedlich farbig hervorgehoben mit Textfragmenten dargestellt. Suchbegriffe werden zusätzlich im Text von vielen Dateitypen gefunden. Gespeicherte Suchabfragen erlauben die wiederkehrende Ausführung von komplexen Suchen.
Rendition Server
Der eReview Rendition Server des Technologie Partners Research Engineers integriert sich als Add-On in DocuPortal.NET Version 2004. Der Server erlaubt die Generierung von WYSIWYG Vorschaubildern diverser Dateiformate wie Microsoft Office Dokumente, EPS Grafiken oder CAD Formaten. Durch den damit verbundenen Verzicht auf Client Applikationen können Dateiinhalte direkt und auf jedem Endgerät betrachtet werden.
DocuPortal auf der DMS Expo
Zu sehen sind die Lösungen auf der DMS Expo in Essen vom 07.-09.09.2004 auf dem VOI Gemeinschaftsstand 1760.
Über DocuPortal.NET
DocuPortal.NET ist ein variables Produkt und wird in verschiedenen Szenarien eingesetzt, wie z.B. Organisation von elektronischen Dokumenten & Informationen, Ablage- und Arbeitsmedium für Teams, Arbeitsgruppen, Projekte und Abteilungen, Qualitätsmanagement nach ISO 9000 Norm, Wissensdatenbanken, Katalogsysteme und Nachschlagewerke, Projektverwaltung für Medien-Agenturen mit gleichzeitigem Zugriff für die Kunden, Hosting von Dokumentenmanagement, Intranets, Projektmanagement und vieles mehr.
