(openPR) Soeben ist eine verschärfte Neufassung des Datenschutzgesetzes in Kraft getreten, die kostenträchtige Informationspflichten bei einem Datenleck vorsieht. Im Bereich der digitalen Archivierung können Unternehmen durch einen Umstieg auf das administrationsfreie Komplettsystem „BvLArchivio“ ( BvLArchivio.com ) eine empfindliche Sicherheitslücke nun dauerhaft schließen.
„Bei herkömmlichen digitalen Archivierungsverfahren ist eines der Hauptprobleme der unkontrollierte und unprotokollierte Datenzugang bei allen EDV-Administrationen – sei es durch eigene Mitarbeiter oder externe Spezialisten“, erläutert Ralph-Norman von Loesch, Geschäftsführer der BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH, die das neue Komplettsystem entwickelt hat.
Eine Besonderheit an BvLArchivio sei, dass das Betriebssystem bereits auf einer integrierten Festplatte vorhanden ist. „Separat dazu gibt es eine Daten- und zwei Sicherungsplatten – diese strikte Trennung von Betriebssystem und Daten gewährleistet ein Höchstmaß an Datenschutz, da der sonst übliche unkontrollierte Datenzugang bei EDV-Administrationen entfällt.“
Das weltweit erste Fertigbox-System für die revisionssichere digitale Archivierung kommt deshalb auch ohne Software-Installationen und EDV-Schulungen aus und ist damit kostengünstig. Nach dem Prinzip „Plug and play“ wird die 30 x 40 x 30 Zentimeter große Box an Netzwerk und Stromnetz angeschlossen und ist sofort einsatzbereit – lediglich ein Browser für den Zugriff ist erforderlich.
Ohne Nachbearbeitung – einfach und schnell
Pro Box können bis zu fünf Archive angelegt werden, die den Inhalt von etwa 20.000 Ordern fassen können. Die Archivierung der Dateien erfolgt direkt vom PC in jeglichem Format, bei Papierdokumenten durch einfachen Scan. Eine Volltext-Verschlagwortung in Kombination mit einer Barcode-Kennung zur Archivzuweisung (Stempel oder Aufkleber) erübrigt dabei jegliche Nachbearbeitung.
Gespeichert wird manipulationssicher im Langzeitarchivformat „PDF-a“. Während jeder Mitarbeiter das Archiv zu Recherchezwecken über die Google-ähnliche BvLArchivio-Suchmaschine nutzen kann, lässt sich die Archivierungsbefugnis über die Vergabe von Schlüsseln regeln. Schnittstellen ermöglichen zudem das automatisierte Archivieren beispielsweise aus Buchhaltungsprogrammen.
BvLArchivio ist nach dem höchsten Standard IDW PS 880 zertifiziert und entspricht damit allen steuer- und wirtschaftsrechtlichen Auflagen. Zu einem Mietpreis ab bereits 99 Euro monatlich ist das System zu haben – ein umfassender Service des Herstellers ist inklusive.
