(openPR) Das gesetzeskonforme Vorhalten von E-Mails und die Digitalisierung der vorherrschenden analogen Geschäftsprozesse – das waren die Anforderungen des Industrieunternehmens Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG an ein einzuführendes Dokumenten-Management-System. Im Sommer 2008 entschied sich das traditionsgeführte Industrieunternehmen für nscale von Ceyoniq.
Die Reduzierung des täglichen Papierbedarfs und Zeitersparnis bei der Ablage standen im Mittelpunkt des ersten Einführungsschritts. Nach knapp acht Monaten Projektlaufzeit waren der Rechnungseingangsworkflow, die Archivierung der Ausgangsrechnungen sowie die E-Mail-Archivierung auf nscale-Basis implementiert
Digitalisierung der Geschäftsprozesse – Reduzierung des täglichen Papierbedarfs
Rechnungseingangsworkflow
Alle Eingangsrechnungen werden mit den jeweiligen Dokumenten sofort nach dem Eintreffen per nscale Imaging gescannt. Sodann wird die notwendige Verschlagwortung (Rechnungsnummer, Standort, Lieferant und Betrag) vorgenommen. Anhand der hinterlegten Zuständigkeit beim Lieferanten wird das Dokument per nscale Pipeliner sofort zur Freigabe an den jeweiligen Sachbearbeiter weitergeleitet, der den Status („freigegeben“/„nicht freigegeben“) festlegt. Sobald das Dokument freigegeben ist, erfolgt die Weiterleitung an die Buchhaltung zur Bezahlung. Dort werden zudem die restlichen Daten (Belegnummer, Konto, „gebucht am“ und „bezahlt am“) eingegeben. Auf diese Weise kommen Rechnungen viel schneller im Einkauf an, und Skonti können ausgeschöpft werden. Durch die optimierten Abläufe wird überdies eine nicht zu unterschätzende Zeitersparnis erzielt.
Archivierung der Ausgangsrechnungen
Alle Ausgangsrechnungen werden in nscale archiviert. Nach dem PDF-Druck erfolgt zunächst eine Zwischenspeicherung auf dem Server. Es folgt die Ablage per Pipeliner in nscale. Die Entscheidung, welche Rechnung in welchem Verzeichnis abgelegt wird, erfolgt anhand des Dateinamens.
Vorteile: Der User muss Rechnungen nicht mehr manuell ablegen, und Papierordnerarchive, die Platz kosten, gehören der Vergangenheit an. Im Auskunftsfall sind die Rechnungen leicht wiederzufinden – auch das spart Zeit.
Gesetzeskonformes Vorhalten von E-Mails
Für das gesetzeskonforme Vorhalten der Unternehmens-E-Mails nutzt Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG die Komponente „nscale for Microsoft Exchange“. Sämtliche E-Mails, die älter als 30 Tage sind, werden in nscale archiviert. Nach weiteren 30 Tagen ersetzt nscale die bereits archivierten E-Mails durch Links. Der Anwender merkt davon nichts und hat weiterhin vollen Zugriff auf seine E-Mails.
Jörn Weiler, Assistent der Geschäftsleitung bei Teuto-Glasveredelung GmbH & Co. KG: „Service, Flexibilität und Qualität sind wesentliche Merkmale unserer Arbeitsweise, die es stets auszubauen gilt. Für die IT-Unterstützung bei der Umsetzung unseres Anspruchs waren nscale und Ceyoniq perfekt, weil sie alle Eigenschaften mitbringen, die unserer Arbeitsweise entsprechen.“
