(openPR) Messeveranstaltern könnte das bekannt vorkommen: Im Vorfeld einer Messe sollte man 8 Hände haben, um dem Verwaltungsaufwand der Aussteller mit Bestellungen, Veröffentlichungen, Koordination von Dienstleistern etc. Herr zu werden. Auch die Verwaltung der Besucher oder das Erstellen von Auswertungen rauben viel Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Kurzum: Die Vorbereitung einer Messeveranstaltung ist eine zeitintensive Geschichte, ihre Vereinfachung eine wünschenswerte Sache.
Mit ProFairs stellt web://Contact eine internetbasierte Anwendung vor, die eine ideale Lösung darstellt, Verwaltungs- und Routinearbeiten zu optimieren und darüber hinaus wertvolle Daten zu gewinnen, welche dem Messeveranstalter sonst nicht bzw. nur mit deutlich mehr Aufwand zur Verfügung stehen. Im mehrfach preisgekrönten Look & Feel kommt modernste Webtechnologie zum Einsatz, welche Messeveranstalter ganz individuell in bestehende Messe-Internetseiten einbinden können. Schnittstellen und Webservices sind technisch ausgefeilt, trotzdem einfach und flexibel in der Handhabung.
ProFairs gliedert sich in zwei Bereiche: Das Content-Management zur internen Verwaltung von Messen, Interessenten, Ausstellern und Besuchern und den Ausstellerbereich.
Über letzteren kann der Aussteller seine Daten ändern und ergänzen, seinen Katalogeintrag bearbeiten und seine Branchendaten verwalten. Kernstück im Ausstellerbereich ist ein Bestellsystem, über welches Aussteller Werbemittel, Versorgungsleistungen und Mietmöbel bestellen können. Großer Pluspunkt: Alle Bestellungen werden automatisiert an den jeweiligen internen und externen Dienstleister übermittelt, der in den organisatorischen Prozess vollkommen integriert wird. So ist sichergestellt, dass der Messeveranstalter stets im Überblick hat, welche Bestellungen schon ausgeführt wurden und welche Aussteller noch keine Informationen übermittelt haben.
Im internen Bereich werden die Messen, Aussteller und Interessenten verwaltet, organisatorische Abläufe verfolgt, Newsletter und Statistiken generiert, kurz vielfältige Verwaltungstätigkeiten durchgeführt. Das interne Dokumentenmanagement erzeugt die erforderlichen Briefe und Bestätigungen und reduziert die tägliche Arbeit ebenso wie das interne Auskunftssystem. Durch den integrierten Newsletterversand wird eine personalisierte Kommunikation mit Ausstellern und Interessenten möglich, Erfolgsstatistik inklusive.
Für Martin Hämmerle, Projektleiter Messen bei der PKM GmbH, die ProFairs seit einem Jahr in einer Vorabversion nutzt, steht fest: "ProFairs erleichtert uns die Bestellabwicklung mit den Ausstellern und die Koordination mit unseren Dienstleistern enorm".
Das integrierte Besuchermanagement einschließlich einer Gutscheinverwaltung und barcodebasiertem Eintrittssystem macht die Anwendung gerade für Fachmessen interessant. Hier werden wertvolle Adressen für zukünftige werbliche Maßnahmen generiert, die Interessen der Besucher werden transparent abgebildet und zusammengefasst - ohne aufwändige Besucherbefragungen. Die gewonnenen Daten sind für die strategische Entwicklung einer Veranstaltung und für künftige Marketingmaßnahmen sehr wertvoll.
Fazit: ProFairs erleichtert Veranstaltern die Messeorganisation und gibt den Ausstellern eine einfach zu bedienende Software an die Hand - beiden Seiten steht damit ein schlagkräftiges Kommunikationsinstrument zur Verfügung.
Ausführliche Infos gibt es auf der Internetseite www.profairs.de. Messeveranstalter können kostenlos einen Probeaccount nutzen.
