(openPR) Die Umweltprämie im Griff mit leistungsstarker Lösung zur Dokumenterstellung
Eschborn, 19.05.2009 – Das BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) setzt die leistungsstarke Lösung CoMod (CIB office Module) ein, um täglich tausende von Anträgen schnell, sicher und effizient zu bewältigen.
Die Anfang des Jahres beschlossene Umweltprämie bringt dem Amt nie dagewesene Mengen an Anträgen ein. Insgesamt wurden bereits mehr als 1,4 Millionen Prämien beantragt. Um die bis zu 11.000 täglich eingehenden Formulare zeitnah bearbeiten zu können und mit den Zahlungen der Prämien nicht in Verzug zu geraten, muss das BAFA erst der Papierfluten Herr werden. Diese Aufgabe meistert es mit der bereits seit 2007 implementierten Lösung zur Dokumentenerstellung des Münchner Softwarehauses CIB, mithilfe derer die Dokumente auf rein elektronischer Basis erstellt und bearbeitet werden. Die vollständig papierlose Bearbeitung der Anträge ermöglicht im BAFA einen effizienten und kostensparenden internen Ablauf. „Ohne CIB hätten wir keine Chance, diese Masse von Dokumenten zu bewältigen“, so Joachim Niebling, verantwortlich für ITM - IT-Strategiemanagement, E-Government beim BAFA.
Eine besondere Leistung war auch die Umstellung auf das Reservierungsverfahren am 30.03. Joachim Niebling erinnert sich: „Wir hatten über Nacht 900.000 Reservierungen. Innerhalb von drei Tagen hatten wir 600.000 davon bearbeitet – eine organisatorische und IT-Meisterleistung.“
Zuvor arbeitete das BAFA mit rein clientbasierten Office-Produkten, eine Arbeitsweise, die nicht nur sehr langsam war, sondern auch fehleranfällig. Bereits 2006 war klar, dass nach einer effizienteren Lösung für die Dokumenterstellung gesucht werden sollte. Zusammen mit der Softwarefirma sd&m, die mit der Entwicklung einer individuellen Fachapplikation beauftragt war, führte das BAFA eine komplette Marktevaluation durch. Die Entscheidung für CIB fiel leicht, da diese Lösung optimal den Anforderungen des BAFA entspricht. Erstens ist die Lösung serverbasiert und damit viel effizienter als die vorige Client-Lösung. Zweitens bietet CoMod ein optimales Verhältnis zwischen individuellen Bearbeitungsfeatures und der Möglichkeit zentraler Einschränkung. Dies bedeutet, dass die Bearbeitungsrechte im Dokument flexibel geregelt werden können. Einige wenige Mitarbeiter mit Administratorenstatus haben einen großen Spielraum bei der Dokumentgestaltung, während das Gros der Sachbearbeiter vollautomatisiert in einem kleinen Ausschnitt des Gesamtprozesses arbeitet. Einarbeitungsaufwand und Personalbedarf sind somit sehr gering.
Neben der Umweltprämie nutzt das BAFA CoMod im Bereich der Ausfuhrmigration und wird sukzessive auch alle anderen Verfahren auf den CIB-Server umstellen. Joachim Niebling sieht die Zusammenarbeit langfristig: „Wir haben enorme Einsparungen mit CoMod gemacht. Auch wenn wir damals noch nicht wissen konnten, was 2009 mit der Umweltprämie auf uns zukommen würde, haben wir die richtige Entscheidung zum richtigen Zeitpunkt gefällt.“
