(openPR) Berlins ältester Sportverein bietet in 23 Abteilungen für seine über 4.000 Mitglieder stadtweit sowohl traditionelle als auch Trendsportarten für die ganze Familie an.
Auf der vereinseigenen Sportanlage am Columbiadamm befinden sich neben dem TiB-Sportzentrum und der Tennis- und Badmintonhalle 7 Freilufttennisplätze, 4 Faustballfelder, das Vereinsstadion sowie eine Bogenschießanlage. Seit Mai 2005 gibt es auch 2 Beachvolleyballfelder. In Spandau und Treptow-Köpenick unterhält der Verein jeweils zwei Bootshäuser. In Friedrichshagen betreibt die TiB ein Vereinsfreibad in Eigenregie.
Die TiB ist hauptsächlich ein Freizeit- und Breitensportverein, jedoch gelang in einzelnen Sportarten gelegentlich auch schon der Aufstieg in die nationale Spitze (Deutsche Meister und Vizemeister etc.). Insbesondere in den Sportarten Sportakrobatik, Faustball, Bogenschießen, können die TiB-Athleten auf bedeutende sportliche Erfolge verweisen.
Leitungs- und Organisationsstruktur
Die TiB wird von einem 8-köpfigen Geschäftsführenden Vorstand (Vorstand gem. § 26 BGB) geführt. Die Vertreter der 23 sich selbstständig verwaltenden Fachgruppen / Abteilungen bilden den Erweiterten Vorstand (43 Mitglieder), außerdem gibt es einen Wirtschaftsrat und einen Ehrenrat.
Unterstützt wird der Geschäftsführende Vorstand von den Mitarbeitern in der Vereinsgeschäftsstelle, die sich im Sportzentrum befindet. Hier sind hauptamtlich beschäftigt: 1 Vereinsgeschäftsführer (Vollzeit), 1 Sekretärin (Teilzeit), 1 Buchhalterin (Teilzeit), 1 Sachbearbeiterin (Teilzeit) in der Mitgliederverwaltung, außerdem 1 FSJ-ler und 1 MAE-Kraft. In der Buchhaltung wird komplett mit DATEV-Programmen (REWE; KOST; LODAS) gearbeitet. Im Hause befinden sich 12 PC’s, die über einen separaten Server vernetzt sind.
Ausgangssituation vor dem Einsatz von LINEAR
Bevor im August 2005 begonnen wurde, auf die Linear-Software umzustellen, waren in der Mitgliederverwaltung das Programm ELVIS und nach Fertigstellung des Sportzentrums im Jahr 2001 im Bereich Platzverwaltung sowie im Check in / Check out das Programm SMILE im Einsatz. Dadurch ergab sich ein unnötiger zusätzlicher Aufwand, da mit zwei Datensätzen gearbeitet wurde. In ELVIS waren komplett alle Vereinsmitglieder (Lastschriftverfahren und Rechnungslegung) erfasst, in SMILE wurden zusätzlich noch einmal die Mitglieder der Fachgruppe Fitness- und Gesundheitssport (ca. 1.200 Mitglieder) erfasst, da diese allein die Zugangsberechtigung zum TiB-Sportzentrum haben. Eine Schnittstelle zwischen den beiden Programmen gab es nicht, ebenso keine DATEV-Schnittstelle.
Entscheidungsfindung
Nach einer genauen Marktanalyse ist Herr Grothkopp auf das Berliner Unternehmen Linear Software gestoßen. Die Linear Software stellt seit über 20 Jahren Software für Vereine und Verbände her. Im Sportbereich gab es entsprechende Referenzen. Die Standardsoftware für die Bereiche Adress-, Mitglieder- und Kursverwaltung ist
Nicht alle Funktionen waren sofort im Programm enthalten, aber diese sollten im Zuge eines Pilotprojektes umgesetzt werden. Folgende Anforderungen wurden an das neue Programm gestellt:
eine Datenbank für:
- Transparente Mitgliederverwaltung und Lastschriftverfahren
- Listengenerator, Soll / Ist -Vergleich im Beitragswesen
- Check in und Check out über ein Kartenlesegerät
- Unterscheidung Mitglied / Nichtmitglied
- Besucher- und Teilnehmerstatistik,
- Mitgliederverwaltung mit abteilungsübergreifenden Beitragseinzug
- Finanzbuchhaltung, Kassensystem, tägliche Kassenberichte pro Counterkraft
- Platzbelegung für 4 Tennis- und 3 Badmintonplätze, Hinterlegung von Preislisten
- Abonnementverwaltung, Raum- und Sportstättenverwaltung
- Verwaltung des Kursprogramms
- Shopverkauf inkl. Artikelverwaltung, Fitnessbar, Verleih
- Frei generierbare Auswertungslisten in verschiedenen Formaten (pdf, Excel, html)
- Individuelle Gestaltung der Eingabemasken mittels Layoutgenerator
- Einfaches Anlegen von separaten Datenbanken (sog. Projekten)
z.B. Verwaltung von ÜL-Lizenzen
- Verknüpfung des Check in mit dem Mahnwesen, Einlasssperre möglich
- Hohe Datensicherheit und Arbeitsgeschwindigkeit durch SQL-Server
Einführung der neuen Software
Die Einführung des neuen Verwaltungsprogramms wurde mit der Mitgliederverwaltung gestartet. Die einzelnen Abteilungen mit allen Stammdaten sowie Beitragsauswertungen können jetzt in separaten Listen in verschiedenen Formaten ausgegeben werden. (pdf, excel, html, etc.). Dies führte zu einer großen Arbeitserleichterung innerhalb der Verwaltung. Durch die flexible Gestaltung der Eingabemasken mittels eines Layoutgenerators können alle erforderlichen Eingaben hinterlegt und ausgewertet werden.
So hat z. Bsp. jede Abteilung/Fachgruppe ihre eigenen Abteilungsdaten.
Die Funktionsträger der jeweiligen Abteilung/Fachgruppe werden nach gehalten und können selektiert werden. z.B. alle Fachgruppensportwarte werden abteilungsübergreifend selektiert.
Etwas zeitaufwendiger war die Integration des Check in / Check out Moduls. Hier waren vor Ort Termine und Absprachen notwendig, damit die umfangreichen Anforderungen auch abgebildet und umgesetzt werden konnten.
„Aber die Mühe hat sich gelohnt!“, so sagt der Geschäftsführer Edgar Grothkopp.
Beim Check in wird durch das Karteneinlesen die Person als Mitglied oder Nichtmitglied identifiziert. Es können Beiträge zugeordnet werden für Tennisplätze, Badmingtonplätze, Kurse, etc.
Bei der Erfassung wird über die Maskenfarbe die Art der Mitgliedschaft angezeigt.
So wird die gesamte Schlüsselverwaltung über dieses Modul abgewickelt. Teilnehmer werden zu Kursen gebucht oder über ihre Wertkarten eingecheckt und abgerechnet. Über den Planer werden die Plätze grafisch angezeigt, ob diese belegt, vermietet oder buchbar sind.
Es besteht eine Verknüpfung mit dem Mahnwesen. Nach der zweiten Mahnung wird das Mitglied gesperrt und der Einlass verweigert.
Nachrichten für ein Mitglied werden beim Check out angezeigt.
Zusätzlich kann über eine Fakturierung der Verkauf von Sportartikeln und der Verzehr abgerechnet werden und beim Check out bezahlt werden. Es sind ca. 250 Artikel hinterlegt.
Die Tageskarten werden über den Shop verkauft. Es gibt sowohl Verkaufartikel als auch Verleihartikel.
Bei den Verkaufartikeln werden die Bestände für die Inventur mitgezählt.
An jedem Tag wird ein Kassenbericht erstellt, der über die einzelnen Kostenstellen die Einnahmen pro Personal ausdruckt.
Software Technik
Anforderungen an die Hardware
- modernes und schnelles Netzwerk
- leistungsfähiger Server (2048 MB RAM)
- Hochauflösende Bildschirme an den Arbeitsplätzen
- leistungsfähige PC-Arbeitsplätze
Durch einen SQL Server wird die technische Sicherheit gewährleist
- Hohe Arbeitsgeschwindigkeit, Auswertungen und Listen sind wesentlich schneller und stabiler
- Höhere Sicherheitsstandards, höhere Ausfallsicherheit
- Datenschutz Fremdzugriff durch Passwort geschützt
Ausblick
Die Weiterentwicklung der Software
In Berlin hat sich ein Anwenderkreis der großen Sportvereine getroffen um die verschiedenen Möglichkeiten der Linear Software und die Weiterentwicklung abzusprechen.
Zugriffe über Heimarbeitsplätze oder Internet Dateneineingabe. Gute Ideen und eine lebendige Software
Fazit
Trotz des großen Aufwandes und einiger Verzögerungen in der Start- und Testphase ist der
Verein mit dem Ergebnis zufrieden. Durch die direkte Einbeziehung des Vereins bei der
Entwicklung der Software ist es der Firma Linear gelungen, ein auf die Anforderungen von
modernen Großvereinen abgestimmtes Softwarepaket funktionsgerecht zu entwickeln.
Aus der Zusammenarbeit zwischen Verein und Firma werden sicherlich noch weitere
Optimierungen dieser ‚lebendigen’ Software hervorgehen.
Berlin, im Juni 2009
Udo Haberer Edgar Grothkopp
Erster Vorsitzender Vereinsmanager
Turngemeinde in Berlin 1848 e.V.
Edgar Grothkopp, Geschäftsführung
